科技期刊编辑与作者的沟通策略

张永光，王晓锋，邹　钰

（云南省医学信息研究所《卫生软科学》编辑部，昆明650031）

科技期刊编辑与作者的沟通策略

张永光，王晓锋，邹钰

（云南省医学信息研究所《卫生软科学》编辑部，昆明650031）

由于编辑出版工作的特殊性，与作者沟通是科技期刊编辑工作的重要内容之一。详述了科技期刊编辑应做的沟通前准备工作，包括全面审稿、了解作者、拟好沟通提纲、应对作者质疑等4方面；分析了当面沟通、邮寄纸质信函、发电子邮件、打电话、通过QQ及微信之类新媒体等5种沟通方式的优缺点，提出要根据不同的沟通事项选择合适的沟通方式；阐述了科技期刊编辑与作者沟通中要掌握的一些技巧。

科技期刊；编辑；作者；沟通；职业素养

沟通即信息交流，指的是沟通的主体将一定的信息传递给特定的沟通对象，并获得预期反馈的整个过程［1］。科技期刊的编辑工作是编辑与作者互相协助、互相作用的互动性工作，沟通贯穿于科技期刊稿件处理的全过程，包括约稿组稿、收稿反馈、审稿修稿、定稿出版、寄送样刊等都离不开有效的沟通，其中尤以审稿修稿这个环节的沟通最为重要。只有通过良好有效的沟通，才能使作者完全领会编辑的意图，对自己的论文做出正确的修改和完善。也只有通过良好有效的沟通，编辑才能了解作者的实际情况和想法，对作者的论文给出更加准确的判断。通过沟通交流过程中编辑与作者的思想观点的碰撞，才能使作者的论文既符合作者实际又达到编辑出版规范的要求。但科技期刊编辑与作者的沟通不是日常生活中的闲聊，而是内容繁杂、专业较强、讲究策略的一项编辑业务工作，是每个科技期刊编辑（特别是青年编辑）必须要掌握的一项编辑业务能力。

1　沟通前准备

1.1全面审稿

所谓全面审稿，包括2个方面的内容［2］，一是编辑自己对稿件要进行全面审稿，二是对审稿专家的审稿意见要全面理解。首先，科技期刊来稿最大的特点就是涉及方方面面的专业知识，比如《卫生软科学》的来稿中有一篇使用灰度理论分析社区健康质量的论文，需要编辑花大量时间去学习灰度理论、灰聚类分析等方面的专业知识，才能对该文做出正确的判断；其次，审稿专家的审稿意见通常也较“专业”，而且审稿意见往往寥寥数语，虽句句命中论文要害，但却给编辑处理审稿意见带来了障碍，需要编辑结合论文，反复研读审稿专家的审稿意见，完全领会审稿专家提出该意见的原因和目的，以便能将信息无损地传递给作者。

1.2了解作者

了解作者可以让编辑对作者有一个大概的、轮廓性的认识，确认作者的身份信息，以做到心中有数。了解作者可以通过随稿所附的作者简介来了解，内容包括作者的年龄、籍贯、学历、职称、研究方向和研究现状等。比如，了解了作者的年龄、学历和职称后，编辑与之沟通的时候才能根据不同的沟通对象采用不同的沟通方式。和青年作者沟通时编辑要做到平等亲和，要注意听取他们的意见，不要轻易打断他们的讲话，不要武断地否定他们的观点；和专家型作者沟通时编辑要做到礼貌尊重、不卑不亢，在专业上要慎重考虑他们的意见，但在编辑规范方面则应该多提要求。

1.3拟好提纲

编辑与作者沟通时必须做到条理清晰、语言准确、全面客观，最好的方法就是拟好沟通的提纲［3］。沟通提纲可以审稿意见为蓝本并作适当补充，最好每条事项标注序号。沟通提纲应该先列重要的事项再列次要的事项，比如首先指出论文在材料方法、观点结论等方面的不足，再列参考文献著录、图表制作、语言文字规范方面的不足。对于每条审稿意见最好在论文中作相应标注，以免沟通时一下子找不到而影响沟通效率。在沟通提纲的基础上与作者沟通，才能做到信息传达的全面和准确，向作者塑造专业、严肃的编辑形象。

1.4应对作者质疑

科技期刊编辑与作者的沟通，往往是对作者某些观点进行指正并要求作者对其论文进行修改，这往往会遭到作者本能的或多或少的抵触［4］。所以，与作者沟通前，编辑应该事先设想好，编辑提出的每一条意见，作者将会进行什么样的解释说明甚至是反驳，编辑应该认真考虑作者将会提出的意见是否合理、应该如何应对。笔者审过一篇题为《××省农村居民高血压影响因素分析》的论文，但该文只调查了该省某县特定三个乡镇的农村居民的人口学基本特征（不含吸烟等行为习惯和膳食结构），显然，这样的调查样本并不能切合“××省”这么宏达的论题的，且调查的影响因素也不合理。通常的审稿意见会要求作者“在全省范围内采用恰当的抽样方面进行样本选取，调查因素要涵盖样本人群的吸烟等行为习惯和膳食结构”。但是该调查已经结束，如果与作者沟通时要求作者改变样本、改变调查内容是完全不可能的，必然会遭到作者的质疑和反对，所以与作者沟通时要么直接退稿，要么在与作者确认不可能改变样本和调查内容的情况下，建议作者另拟题目从其他角度重新撰写论文。

与作者沟通前切忌没有事先设想到会发生的情况，当作者提出质疑时方寸大乱、摇摆不定，将会严重影响审稿的严肃性和专业性，给作者留下不好的印象。

2　选择合适的沟通方式

2.1当面沟通

该方式适用范围较小，一般仅适用于作者常住编辑部所在城市、一些重大问题需当面沟通、一些资料需当面出示的情况，或者编辑、作者中一方希望拜访另一方的情况。该方式的优点是编辑与作者能更加直接、全面地了解对方的想法，缺点是时间成本、经济成本较高。

2.2邮寄纸质信函

这种方式是传统的与作者沟通的方式，在编辑出版历史上曾经留下过许多诸如邹韬奋等老一辈编辑与作者通过纸质信函沟通的佳话，但由于该方式手续多、投递慢、易丢失等缺点，已慢慢被科技期刊编辑所摒弃。

2.3发电子邮件

这种方式的优点是速度快、直观明了，编辑起草邮件时有充足的时间斟酌考虑，作者接到邮件也有充足的时间深入分析，双方都能考虑得更全面、更充分，以做出审慎的提问和回答。另外，电子邮件还可以反复查看和思考。缺点是该方式是间接方式，一些意图可能无法清晰地通过文字表达，或者邮件接收者也可能无法通过文字全面领会发邮件者的意图。

2.4打电话

这种方式的优点是即时性和互动性，信息可以以最快的速度快递给对方并得到对方的回复，双方的观点可以得到碰撞和完善。其缺点是因为即时性，通话双方的思考时间极短，无法对对方的观点进行深入的思考从而导致答复不当。另外，双方不能获得对方的情绪、表情的变化，有时不能顾及到对方的情绪，可能会一时嘴快说出一些冒犯的言辞。

2.5通过新媒体

主要是QQ、微信等方式，这种方式具有很多优点，希望引起科技期刊编辑的重视，该方式具有打电话的即时性，又能像电子邮件方式一样留给双方充足的考虑时间。还具有其他方式不具备的优势，比如笔者审过一篇论文，由于WORD软件版本的差异导致作者端论文中一个图表显示是正常的，而编辑端显示是混乱的，笔者通过电话、电子邮件等方式与作者沟通，但作者都不能明白笔者的意图，最后通过QQ截图，让作者直观看到编辑端看到的混乱图表，作者立即就知道了具体情况，在笔者的指导下将整个文档转化为PDF格式文件并发送过来，笔者再使用PHOTOSHOP软件将PDF文件中的这个图表取出，保存为独立图片文件，插入到WORD文档，避免了软件版本差异导致的图表变形。虽然沟通交流方式日新月异，但很多编辑部审稿费、刊稿费等涉及费用的沟通仍以邮局汇款为主，该方式虽稳妥安全，但也存在需作者花时间外出汇款、手续多、投递慢、汇兑复杂等缺点。于是笔者所在的《卫生软科学》编辑部开通了微信账户，通过微信转账的方式，方便作者快速、便捷地缴纳审稿费、刊稿费，得到了作者的好评。

以笔者的经验，当需要与作者沟通事项较多、复杂，或者涉及一些专业的、生僻的词汇时，采用电子邮件的方式与作者进行沟通较为恰当；当询问论文细节、作者简介等个别的、细微的情况时，采用打电话的方式与作者沟通为宜；当反馈审稿意见且审稿意见条数较多时，《卫生软科学》编辑一般先让一审编辑与作者通电话，向作者传达审稿意见的同时也能全面倾听作者的想法和观点，通电话之后再通过电子邮件发送修稿通知，以弥补作者接电话过程中可能造成的遗忘。另外，随着科技的发展和通讯技术的日新月异，科技期刊编辑与作者的沟通方式也不能拘泥守旧，要顺应时代的发展而不断创新，大胆采用QQ、微信等新的沟通方式与作者沟通，特别是与青年作者沟通的时候。

3　沟通中要掌握一定的技巧

沟通技巧是一门学问，甚至是一门艺术，良好的沟通技巧能让编辑与作者产生很好的共鸣情绪，在交流中实现双赢。沟通时，编辑需要努力做到“和而不同”，即在认识和接受差异的基础上，为了完善稿件这一共同目标，努力达成共识［5］。

沟通技巧包括很多方面，笔者认为科技期刊编辑与作者沟通要特别注意的是 3个方面的内容。一是沟通态度。要做到平等尊重，编辑不能高高在上，将自己的观点强加给作者，也不能违背自己的职业操守，不顾编辑工作的独立性而盲目迎合作者。其次，使用沟通语言，要注意交流的语速语调，向作者提问时，语速不能太快，语气也不能太尖锐，要委婉亲切，对事不对人，不揭短，不指责，在充分肯定、适当赞美的基础上指出疑问，使作者乐于接受问题，比如可以这样说“您的论文整体很好，但在××方面还存在一些缺憾”“我认为如果您从××方面来写您的论文可能会让您的论文更完美”，而不是质问“你的论文为什么要这样写？！”。作者反馈的信息要懂得倾听，及时反应，当不能及时反应时要学会处理，比如可以适当重复对方刚才说的话，一方面可以让对方觉得你明白并在乎他说的话，另一方面也能给自己时间构思以作答。二是要掌握正确的时机，一般不要在下班、休息时间打电话给作者，当作者很忙或者不方便接电话时，要果断变更通话时间或者换成其他的沟通方式。三是要有效合理地利用时间，把握沟通的“度”，只有讨论文章中不能确定和不易查询的问题、核对有疑问的数据等重要问题再联系作者，要注意收集汇总疑问，通过少量几次沟通即解决全部问题，不能一有疑问就随时、多次联系作者，以免干扰作者的正常生活和工作。

成功沟通的最高层次是达成双赢，双方都获益。在与作者的有效沟通中，编辑不仅能了解彼此的观点、思路和方法，了解相关研究领域的发展动态，还可以从作者身上学到专业知识，开阔视野，弥补个人认识误区；作者也能在与编辑的交流中，更加了解期刊的稿件要求，提高规范化写作的能力等［6］。因此，掌握一定的沟通策略和技巧，做到有情感的交流、把握分寸的交流，是达到良好和有效沟通的重要保证。

［1］程艳霞.管理沟通［M］.武汉：武汉理工大学出版社，2003：56.

［2］岳静玲.编辑与作者的有效沟通策略［J］.编辑之友，2007（3）：49-50.

［3］路宜新.科技期刊编辑与作者沟通前的准备［J］.编辑学报，2012，24（4）：348-349.

［4］刘瑜君.浅议科技期刊编辑与作者的有效沟通［M］//学报编辑论丛.2014：348-350.

［5］刘风华.王沛.论编辑与作者沟通中的“和而不同”［J］.江西科技师范学院学报，2011（5）：26-28.

［6］庞立.姚萍.王勇.等.期刊编辑如何应对作者的沟通［J］.编辑学报，2012，24（S2）：4-5.