编辑与作者互动交流中的常见问题及对策

王　雪，秦　巍，管玉娟

（上海大学期刊社《应用科学学报》编辑部，上海200444）

编辑与作者互动交流中的常见问题及对策

王雪，秦巍，管玉娟

（上海大学期刊社《应用科学学报》编辑部，上海200444）

探讨编辑与作者之间的交流对期刊质量提升的影响。结合编辑实际工作，分析了审稿和退修等过程中遇到的与作者相关的常见问题，针对不同阶段可能会发生的多样情况分别给出了详细建议。编辑与作者建立长期、稳定、高效的互动机制，通过改进服务模式可提高刊物质量与知名度。

科技期刊；互动交流；编辑；作者

科技期刊的生存与发展离不开高质量的论文，而一篇高质量论文的形成依赖于每一位作者与编辑的辛勤付出［1-2］。通常一篇自由来稿要经过初审、送外审、退修改、复审、终审等环节，才能进入到编辑加工及后续工作。在众多的环节当中，编辑始终要与作者打交道，每一个环节都需要作者的配合［3-5］。在数字化出版技术迅速发展的同时，编辑工作方式也发生了巨大的变化。在编辑出版的整个过程中涵盖了多种高科技手段。与作者的信息互动也从传统纸质书信传递转变为通过稿件采编系统、E-mail、微信、系统留言等即时通讯工具实现在线全方位沟通，大大提高了稿件的处理效率［6-8］。在数字出版浪潮下，科技期刊编辑需要不断学习新知识、新技术，转变意识，积极创新。在实际工作中科技期刊编辑如何为作者提供必要且有效的服务，作者需要从期刊编辑这里得到哪些帮助，获得何种类型的信息；编辑如何与作者进行沟通，通过哪些途径来吸引作者［9］，这些方面的研究工作对期刊的质量至关重要。

1　如何帮助作者正确看待审稿意见

1.1外审意见

外审意见通常对文章的评价比较具体。作者通过阅读修改意见能够比较容易掌握文中需要修改的地方。有时个别审稿人也会提出一些“不可实现”的要求，此时编辑应该建议作者引用理论和文献加以解释，使修改回复有逻辑性有说服力，从而得到审稿人的认同。

还有一种情况，文章进行了较大篇幅的修改，此时可能会要求作者修改后重新投稿，这种情况也要跟作者耐心沟通，修改后的稿件可能还会送到原来的审稿人那里，时间上不会耽误很多，只要作者按照审稿要求仔细修改，还是有机会被接收的。

对于被退稿的稿件，原因大致有以下几种情况：书面表达不流畅，实验数据不足，缺乏创新，理论欠缺，文章图表不规范，文章字数或页数问题，投错期刊，期刊影响因子大，要求高，文章组织得不好等。此时可以建议作者及时调整心态，将稿件按照退稿意见修改，改投其他的期刊，做到退稿不退人。

初次投稿的作者，一般经验和耐心均不足，但是一篇文章从撰写到发表毕竟要经过反复的推敲，所以与作者良好的沟通不仅能帮助作者顺利地完成文章的发表，也能够为期刊树立良好的服务形象。

1.2复审意见

复审是指外审专家首次审稿结论为修改后重审的稿件，经作者修改后再次请专家审稿的过程。复审的结果一般有录用、重审和退稿三种情况。需特别注意的是重审的稿件，这类稿件依然有录用的可能。

通常作者通过稿件采编系统可以即时查看复审意见。编辑可以通过QQ、微信等即时通讯软件第一时间联系作者提供友情提醒，并请作者按照意见尽可能完善稿件内容以达到录用要求。这种互动不但能提高稿件处理效率，同时还能让作者感受到刊物关怀的温暖。录用的稿件编辑可直接进入到下一环节。稿件退稿，说明作者修改未达到审稿专家要求，可建议作者改投他刊。

1.3主编终审意见

终审是指主编对两个外审意见均通过且作者已经退修完成的稿件进行总体把关的过程。终审意见同意录用时，编辑要及时将修改意见转达给作者，以便作者有针对性地进一步修改稿件。此外，编辑还需要积极主动了解作者需求，如有些作者单位需要纸质录用证明，有些需要加盖公章的电子版证明，还有些作者需要在录用证明上注明特殊信息等情况。编辑要针对不同情况提供周到的服务，为作者着想的同时更树立了刊物的服务口碑。终审意见为退稿时，编辑将最终意见转达给作者的同时，还要特别谨慎对待作者提出申诉的情况。因为终审退稿的部分稿件，其外审意见是录用，因此作者对终审退稿的结果可能会产生质疑，进而提出申诉。编辑要理解作者并认真对待作者提出的申诉，将作者申诉意见及时反馈给主编，并将主编对申诉意见的答复及时传达给作者。

2　如何对待作者推荐的审稿人

同行评审是学术期刊出版过程中的一个重要环节，也是论文科学严谨性的重要保证。我刊在收稿通知中会建议作者推荐2～3位审稿专家。此举有利于把握送审专业方向准确、有效，同时还能扩充审稿专家数据库。作者推荐的审稿人通常是熟悉稿件内容或者是与作者研究方向相近的专家。这些专家能够有针对性地指出文中的优缺点，并提出详细的修改意见，更重要的是有利于节约审稿时间。然而，作者推荐审稿人也存在许多问题值得深思［10］。

有些作者可能会推荐熟人作为审稿人，更有作者将人情关系、经济利益关系、同行竞争关系等混入同行评审过程，这种不规范的作者推荐方式使得审稿环节失去了公正性［11］。Retraction Watch网站曾经披露了韩国科学家Hyung-In Moon为了逃避同行评审而耍的一个“小聪明”。他在向Informa Healthcare旗下期刊投稿时，利用假邮箱或伪造的个人信息向编辑推荐自己以及自己的同事作为审稿人。这一事件导致多达11篇已经发表的研究论文被撤稿［12］。因此，编辑要谨慎对待作者推荐的审稿人，首先在发送收稿邮件环节就要提醒作者推荐审稿人的原则，避免作者花费大量时间却提供无效审稿人的情况。对于作者推荐的审稿人，编辑不能全部采用也不可完全弃之不用。我刊在实际操作中，编辑一般参照作者推荐审稿人的研究方向在专家库中选择2位审稿人，采用“双盲”方式，并且实施一票否决制。如果专家库中没有足够审稿人的情况下，会采用作者推荐审稿人之一，另外再请一位同行专家进行“单盲”评审。稿件最终录用与否还是需要主编进行把关。

3　作者催审怎么办

作者催审是编辑工作中经常遇到情况，大部分作者会通过E-mail发催审信联系编辑部，编辑应及时帮助作者催审，联系审稿人。每次催审需记录下催审时间、审稿意见预计返回时间以便随时跟进，同时也可避免稿件较多疏漏信息。

在实际工作中，我们发现有些作者并不熟悉审稿流程，刚刚送审的稿件就来催审。对于这种情况编辑要有耐心，理解作者的心情，详细给作者解释审稿流程及周期，如果在规定时间内没有返回审稿意见，编辑才能进行催审，所以请作者耐心等待。如果审稿人有特殊情况不能及时返回审稿意见或者长时间没有回复，编辑应帮助作者更换审稿人。有时作者来催审，而实际上审稿意见已经返回，但是还没来得及在网站上更新，这也是编辑需要注意的地方，要及时更新稿件的状态以便作者查阅。

4　如何指导作者录用后退修改

录用后退修与审稿后退修的意义不同，录用后退修是保证文章正确排版的一项重要的工作。如果文章进入到排版阶段，作者再要求修改，会增加很多工作量，因此尽量在录用后退修阶段，请作者将文章修改充分。每个刊物都会有自己固定的文字表述、图表格式等要求，在文章录用后，编辑要及时将刊物的这些要求通过邮件发送给作者。以我刊为例，录用待发表的论文，作者需要完成以下几项主要修改工作：①根据本刊的文献、图、表等格式规范，相应地修改自己的文章，其中中文期刊文章作为参考文献的需要有对应的英文翻译，图表要有中英文图名或者表名；②将全文语句改通顺、流畅，避免出现病句；③数学公式中的上下角字母，若表示变量，用斜体表示，除此之外，用正体表示，若不能判断字母正斜体的，请用“批注”形式对字母进行相应的解释；④为符合编辑规范，一个变量需用1个字母来表示，一定要加英文缩写的可以用变量下标的形式表示出来。

我们发现，参照要求认真修改过的稿件，在编辑加工过程中明显顺利得多。这一环节稿件修改的质量直接决定了稿件的出版周期。因此，编辑在给作者发录用后退修通知时要明确本次退修的意图以及修改的具体要求。通常作者为使文章尽快发表也愿意配合编辑对文章进行细致地修改。

5　怎样处理更改作者信息问题

稿件录用以后，有时会遇到作者提出更改作者信息的要求，此时编辑要根据每个刊物管理制度的要求具体情况区别对待。按照我刊要求，第一作者是文章的主要贡献者和负责人，无论是第一作者姓名还是作者单位信息都不允许更改，在收稿时应明确告知作者。文章题目在改动不大的情况下可以考虑，对于非第一作者姓名和单位的信息，需按照刊物要求请作者提供书面申请及全体作者同意更改证明。项目基金的名称编号如果有误，可以更正，如果是新增加项目基金，需要得到主编的认可。此外，编辑还需要注意的是，有些文章录用时作者已经毕业，后续编辑加工的工作还需要作者继续配合，编辑要及时更新作者联系方式。

6　结 束 语

编辑站在作者的角度与其互动交流，能够更真切地感受作者遇到的困惑，了解作者需求，进而准确高效地帮助作者解决问题，同时也能为期刊树立良好的服务形象。网络技术的迅猛发展对稿件处理效率提出了更大的挑战，作者的需求也发生了变化，稿件的快速发表就是作者最关心的问题之一。论文快速发表，作者就能够首先得到同行关注，有助于增加其在本领域中的竞争力。对于期刊而言，通过优先数字出版、快报等形式实现快速发表，不仅能够吸引新读者和作者，同时还能够提高老作者和读者的“忠诚度”。与作者建立长期良好的互动与合作关系［13-15］，为作者提供一流的学术交流平台，不断扩大刊物的影响，增强科技期刊的核心竞争力是编辑在工作中的努力方向。

［1］赵伟.学术期刊编辑与作者和谐关系的建立［J］.中国编辑，2009（4）：58.

［2］徐文杰.谈编辑和作者之间的关系［J］.大连教育学院学报，2014，30（4）：68-69.

［3］周承顺.期刊编辑作者读者互动论［J］.中央社会主义学院学报，2007（6）：105-107.

［4］杨美群.青年编辑在科技期刊编辑出版中的人际沟通［J］.编辑学报，2012，24（2）：182-184.

［5］陶范.学术期刊读者与作者互动的价值［J］.编辑学报，2010，22（3）：198-199.

［6］仲圆.数字出版时代对科技期刊编辑的要求［J］.西安文理学院学报：自然科学版，2012，15（4）：125-128.

［7］万连城，吕玲.数字出版时代下科技期刊编辑思维的重构［J］.西安文理学院学报：社会科学版，2014，17（3）：118-120.

［8］顾凯，邹栩.数字出版环境下科技期刊编辑职能、工作方式转变及自我调整策略［J］.中国科技期刊研究，2012，23（3）：499-501.

［9］刘翠玲，宋文平，边莉，等.谈科技期刊编辑的读者意识［J］.中国科技期刊研究，2005，16（1）：106-108.

［10］赵丽莹，张宏，王小唯.作者推荐审稿人存在的问题及对策［J］.编辑学报，2012，24（2）：145-146.

［11］丁佐奇，郑晓南，吴晓明.科技期刊中的利益冲突问题及防范对策［J］.编辑学报，2010，22（5）：385-388.

［12］韩国科学家因推荐虚假审稿人致使多篇论文撤稿［EB/OL］.［2013-02-27］.http://retractionwatch.Wordpress.com/2012/08/24/Koreanplantcompoundresearcherfakedemailaddressessohecouldreviewhisownstudies/.

［13］韩健，张鲸惊，黄河清.尊重作者慧眼识珠：谈科技期刊编辑与作者和谐关系的构建［J］.编辑学报，2012，24（5）：493-495.

［14］宫福满.科技期刊编辑与作者良性互动机制的构建［J］.编辑学报，2005，17（5）：364-366.

［15］吴永华.论科技期刊编辑的沟通能力建设［J］.编辑学报，2011，23（S1）：139-142.

上海市高等学校科技期刊研究基金资助项目（SHGX2014C08）；2015上海高校学术期刊质量提升计划项目