智能高效的广播广告合同管理系统
2015-02-25崔中阳
徐 宁 崔中阳 宋 兴
（作者单位：贵州广播电视台）
智能高效的广播广告合同管理系统
徐 宁 崔中阳 宋 兴
（作者单位：贵州广播电视台）
摘 要：贵州广播电视台文化体制改革后，成立贵州大众广播传媒有限公司对广播单元进行统一经营、统一管理，随着广播事业的日益发展，贵州大众广播传媒有限公司的业务量逐年提升，而随着改革的进一步深入，过去的信息化系统已略显疲态，无法满足当前的工作需求，急需一套适合自身的广告合同管理系统来提高广告合同的搜索、分类、汇总统计等工作效率，实现集团化统一管理，为下一步大数据打好基础。
关键词：广告合同管理；信息化管理；智能化管理
贵州广播电视台广播单元原来使用广告合同管理系统（以下简称原系统），该系统与广播广告上单系统相结合，目前只能在局域网使用，且只能管理上单广告合同，软文、专题和活动等其他经营收入合同无法管理，导致贵州大众广播传媒有限公司（以下简称传媒公司）无法及时了解各频率广告合同的签订、执行及付款情况，也无法对个频率进行考核。原系统在设计时考虑了全国各电台广告管理需求，因此系统功能太过广泛，而电视台所需的一些功能特别是智能化功能又无法实现，随着广告业务量逐年递增，以及电视台的深化改革，原系统已经无法满足广告管理模式。为此，贵州台交通广播技术部根据现有广告合同管理模式，自主为传媒公司定制开发了一套广告合同管理系统，来改善传媒公司的广告合同管理工作现状。
1 系统设计
系统软件界面如图1所示。
图1 系统软件界面
1.1 本系统主要功能模块
1.1.1 广告合同数据管理模块
该模块负责合同基础数据及相关共用数据的管理。通过用户权限的配置设定，实现了一个系统多个频率的广告合同闭环管理，及集团化数据汇总统计的预期目标。
1.1.2 数据统计模块
根据目前管理工作需要，该模块主要针对合同的类别及行业统计播量，和针对行业统计付款情况。
1.1.3 操作痕迹模块
为了保证录入数据的严肃性，系统将自动记录各个功能的操作记录，避免人为因素篡改数据。当发现数据有误时，通过查询修改记录可以进行数据回溯。
1.1.4 用户权限模块
本系统的操作用户有各频率内勤，集团公司内勤及财务，以及各级领导。该模块可根据各操作用户的工作内容来定制菜单及模块功能。见图2。
1.2 系统开发环境
本系统开发工具为Microsoft Visual Studio 2013、.NET Framework 3.5；开发语言包含C#、JavaScript；数据库使用Microsoft SQL Server 2012；系统架构为B/ S结构。
1.3 系统特点
1.3.1 便利性
由于使用了B/S结构，维护和升级都只需要对服务器进行操作，特别是对于同过广域网办公的系统避免了对客户端进行维护的麻烦，而且B/S结构客户只需要拥有浏览器就可访问登陆进行相应的操作，解决了手机和平板等终端的使用问题。
1.3.2 安全稳定性
本系统采用目前主流成熟的软件开发技术，软件稳定性很高。硬件上采用品牌专业服务器，Web服务器与数据库服务器分离，数据库服务器采用了Raid 1技术，保证数据的安全性。广域网网访问为路由器开放一个端口进行虚拟映射，隐藏服务器真实访问IP和端口，进一步提升网络安全性。
1.3.3 扩展性
本系统研发团队为台内技术人员和相关业务人员，对广告合同管理现存和可能存在的问题进行了分析，并在开发过程中不断调试完善。对以后需要添加的智能化功能随时可以开发调试。
2 系统应用成效
2.1 规范合同管理
目前录入系统的合同信息包含合同编号、客户名称、广告类别、所属行业、发布内容、合同金额、合同刊例价、合同上的时间、合同实际上单时间、合同实际结束时间、合同执行情况、编排方式、业务员、备注以及附件。除了备注和附件，其他都为必填，业务员必须提供详细合同信息以保证合同的正常录入，确保没有信息不全的合同及无合同情况。
2.2 合同和付款备注的使用
任意合同只要有非常规问题，都备注详细，包括付款操作也有备注，后期询问时搜索备注，方便解答问题所在。
2.3 附件上传便利性
附件中最多的是纸质文件扫描件，逐页扫描并上传费时费力，利用移动终端登陆系统，手机或者平板电脑的摄像头可以实时拍照上传，操作便利。
2.4 数据更新及时
各个用户对合同信息的增删改，实时体现在系统中，信息及数据不需要各级传达而导致滞后。
2.5 合同查询及合同信息统计效率提高
图2 广播广告合同管理系统功能结构
由于合同信息录入全面，通过各项条件的组合查询，可以快速精确找到所需合同，并获得合同详情，或者得到相应条件下对应的所有合同，并统计出各项总和。
2.6 主要数据统计一键生成
广告行业播量和广告类别播量，可以勾选所需月份，直接获得单月及多月的播量数据。付款统计，可以选择起止日期，获得所需时间内的行业付款数据。集团内勤可以直接统计出全频率数据。告别了每月、每季度花费大量时间统计分析频率数据和集团数据的烦恼。
2.7 未付款智能提醒
自动判断一个月未付款的合同，背景颜色显示为黄色；三个月未付款的合同，背景颜色显示为红色，一目了然，方便通知业务员催款。
2.8提供领导决策依据
由于全频率和各频率数据能及时准确体现，传媒公司领导依据各项数据可制定整体战略方针和考核
3 系统功能展望及智能化发展
该系统计划在现在的基础上开发出更多功能，最终把传媒公司的管理制度智能化、信息化、简单化。3.1 邮件群发、短信群发模块增加自动发送邮件及短信功能。3.2 个人空间模块
业务员拥有自己的账户，管理自己的合同，和自己的客户信息。
3.3 客户管理模块
智能维护客户信息，定时发送短信祝福，广告上下单提醒和客户需要定制的提醒业务等。
3.4 业务提醒模块
自动判断规定时间内未付款的合同，向业务员发送短信及邮件，提醒催款；合同即将到期，提醒业务员跟进；付款到账提醒。
3.5 任务目标考核模块
给频率和个人设置创收目标，实时显示完成进度。
3.6 财务模块
根据目标考核完成情况，计算出奖励和惩罚等。
3.7 自动统计数据，生成分析报告模块
周期性生成指定数据分析报告，自动发送指指定邮箱。
4 结语
贵州大众广播传媒有限公司广告合同管理系统项目，是根据广播实际管理需求，量身定制的一套管理系统，在实际应用中，降低了行政成本，提高了工作效率。在管理改革中，提高了传媒公司对各频率监管力度，减少了信息在各个环节的停留时间。
参考文献：
[1]俞榕刚.SQL Server 2012实施与管理实战指南[M].北京:电子工业出版,2013.
[2]夏普.Visual C# 2013从入门到精通[M].北京:清华大学出版,2015.
