高校教学档案管理现状分析与对策思考

肖　朵

(四川信息职业技术学院机电工程系，四川　广元　628017)

浙江交通职业技术学院学报，第16卷第2期，2015年6月

Journal of Zhejiang Institute of Communications

Vol.16 No.2,Jun.2015

高校教学档案管理现状分析与对策思考

肖朵

(四川信息职业技术学院机电工程系，四川广元628017)

摘要：高校教学档案在教学、科研等活动中发挥着不可替代的重要作用，在高校教学档案管理中，存在着教学档案管理责任意识不强、教学档案管理机制不健全、教学档案利用率低下等问题，这些问题对档案的保管、检索、编研、利用产生不利的影响，要解决这些问题，需要在提高教学档案管理责任意识、建立完善的培训体系、建立健全教学档案管理机制、提高教学档案利用率等方面采取科学有效地措施。

关键词：教学档案;管理机制;利用率

0引言

“高校档案是指高等学校及其所属的单位和个人在从事教学、科研、管理和其他各种活动中直接形成的有保存价值的文字、图表和声像形式的历史记录”[1]。高校教学档案是高校档案群的一部分，是高等学校在教学活动中所产生的的各种不同类型的材料，由于高校教学活动具有学术性、专业性、周期性和系统性的特点，高校教学档案也具备这些特点，因此有非常宝贵的利用价值。但是综合目前全国高校教学档案管理的情况来看，高校的教学档案管理工作存在着一些问题。

1教学档案管理现状

1.1　教学档案管理责任意识不强

1.1.1学校不重视

教学档案是随着教学活动的实施而逐步产生的，是教学活动的附属品，教学档案管理工作是一种带有服务性质的工作，不是高校工作的重心，很多高校认为在推动教学工作和提高办学效益方面，教学档案管理工作发挥的作用很小，从而使得教学档案管理工作一直处于被动地位，不能引起高校的重视。虽然也有一些高校能够意识到教学档案管理工作对学校整个工作的重要意义，但是由于受到办学条件、办学效益等方面的牵制，不能使档案管理工作在实际工作中得到合理的对待，甚至有的高校根本没有设置教学档案管理部门，也没有专职的教学档案管理人员，把教学档案管理工作粗糙的混杂于教学管理工作之中，导致很多高校没有规范的教学档案可以查阅和使用。

1.1.2管理人员不重视

首先，教学档案管理人员不是专业人员。俗话说：术业有专攻。但是很多高校的教学档案管理人员并非专业管理人员出身，没有学习过专业的管理知识，专业素质不强，甚至有的高校的教学档案管理人员是走后门进来的临时工，没有责任心，工作随意，散漫，导致教学档案资料收集不齐全，不规范。

其次，教学档案管理人员不是专职人员。教学档案管理工作没有专职的管理人员来负责，而是由其他部门的人员来兼任的，那些兼职人员没有经过专业的训练，不清楚哪些资料应该怎样归档才符合规范，业务素质较低，而教学档案所涉及到的范围又比较大，内容繁杂，所以兼职教学档案管理人员在工作中经常出现纰漏，这使他们更加被动消极，不愿担任此工作，给教学档案管理工作带来不利影响。

1.1.3教师不重视

教学档案材料是在教学、科研工作过程中产生的，教学、科研工作的主体对象是教师，教学档案记载了教师的整个教学、科研过程，所以教师对教学档案材料的形成具有决定性的作用，但是一部分教师并没有意识到自己所扮演的角色在教学档案管理中所发挥的重要作用，只是一味的忙于教学和科研，对教学档案的建设不关心，不重视，资料完成的不规范，提交的不及时，这就给教学档案资料的收集带来了困难，教学档案管理工作也因此而变得比较被动。充分调动教师在教学档案管理中的参与意识，保证教师教学或科研资料的规范性与完整性，对做好教学档案管理工作至关重要。

2教学档案管理机制不健全

2.1　管理不成体系

“教师教学档案是教师在教育实践和教学研究过程中形成的具有保存和利用价值的真实记录，具有全宗档案不可分散的客观性。教师教学档案在指导教学过程、促进教书育人、提高教学质量、优化信息资源的合理配置、适应现代教育的新形势等方面发挥着积极的推动作用”[2]。很长时间以来，高校院系虽然对一些教学档案材料进行了不同的程度的收集和保存，但仍然存在一定的问题，比如各个院系的教学档案材料由各个院系保管，各院系没有设置专门的档案管理部门，且没有专职的档案管理人员，其他院系的师生如果想借阅外院系的教学档案资料，不知道该怎样提出申请或向谁提出申请，没有正规的有效的程序可以遵循，而出借教学档案材料的院系也没有正规的查阅程序、登记手续或借阅条例，造成资料出借后不能及时回收或回收后资料缺失破损的情况时有发生。总之，教学档案管理处于一盘散沙的状态，没有建立一个规范的科学的有序的教学档案管理体系，这必定会降低教学档案材料的保管和使用价值。

2.2　材料不齐全不规范

首先，由于一些高校教学档案管理的意识比较淡薄，不能正确认识到档案管理工作的重要性，致使教学档案管理工作开展的很不顺利，虽然也收集了一些档案材料，但材料收集的不齐全，不完整，还有很大一部分教学档案材料没有收集上来，散存在教师个人手中，造成有些教学档案记录有开头没结尾，有计划、无总结，有申报表，无实施过程的支撑材料等，有时候为了应付检查，存在临时组织教师补充材料的现象，这样不仅耽误了教师的时间和精力，也浪费了学校的财力和物力，并且在很大程度上影响了教学档案材料的真实性。

其次，教学档案材料管理不规范，不严谨，收集的时候随意性较大，没有按照目录或指标来收集，或者在收集的时候没有统一的要求，比如纸张大小要求，原件或复印件要求等。档案材料收集上来之后没有进行分类整理，缺少归类统计，很多不同科目、不同类别的资料混杂在一起，没有任何规律可循，不利于资料的查询和使用，还有一些具有保密性质的材料，比如说试卷的原卷，放在没有任何保护措施的文件柜里，任何人都可以打开翻阅，存在一定的安全隐患。

2.3　管理设备不完善

随着时代的发展，科技的进步，很多高校都采用了多媒体教学，信息化考试的现代化教学模式，但是在教学管理方面，尤其是教学档案管理方面，很多高校的管理手段相对比较落后，学校资金投入力度不足，管理设备不够完善。

一些院系的档案资料利用完之后杂乱的堆放于教学管理办公室的柜子上或桌子上，当教学档案材料累积到放不下的时候就把它们移动到实验室或实训室，教学档案材料没有专门的存放空间，给教学档案管理工作带来诸多不便，档案管理所用的电脑普遍比较老旧，配置较低，保存档案材料的文件柜都是很普通的铁柜子，质量很差，柜子上的锁形同虚设，力气大的人稍一用力就能把锁拉断，对于一些非常重要的机密材料没有安全系数较高的保险柜来保存，容易引起档案资料内容外泄或档案资料被盗，造成重大事故，使教学档案的质量和可信度受到严重影响。而且院系内部没有配套的档案管理系统应用软件对教学档案进行在线管理。这些简易陈旧落后的教学档案管理设施很难满足现代化教学档案管理的要求。

3教学档案利用率低

教学和科研工作是高等学校的中心工作，在学术研究以及教育教学方面高校档案应该发挥重要的作用，应该具有很高的利用率，但是就目前来看，事实并非如此。高校档案的利用率普遍偏低，而且高校档案很少用于学术研究，大部分都是用来应对上级的工作考核，考核完之后，档案资料就被搁置起来。为什么如此宝贵的档案材料得不到教学科研人员或学生的青睐呢？原因主要有两个方面。

3.1　服务意识缺乏

教学档案管理部门缺乏为科研、教学主动服务的意识，缺乏群众观念。档案管理人员往往只是坐等需要使用教学档案资料的人前来查阅资料，并不知道主动的把教学档案资料推广出去，让更多的人从教学档案中获益。有的时候，一些爱钻研的学生希望查阅一些专业方面的资料来提升自己的专业水平，却不知道到哪里去查，不知道从何查起，这个时候就更需要教学档案管理部门为学生打开服务的通道，有针对性的制定专门的服务方式把学生吸引进来，使教学档案资料得到充分广泛的利用。

3.2　内容形式单一

很多高校的教学档案内容组成形式非常单一，基本都是打印的纸质材料，一些重要的影像、声音等资料没有刻录成盘保存下来，还有一些档案资料时间一长因为质量原因已经被损坏无法使用。并且由于部分档案管理人员为兼职人员，平时工作繁忙，工作效率不高，教学档案材料分类较混乱，不够明细，查找档案材料需要办理大量繁杂的手续和浪费很多不必要的时间，为广大师生利用教学档案带来诸多不便，这些都极大的影响了教学档案的利用率，使得教学档案管理工作不能在科学研究、教学活动、检查评估服务中发挥其应有的作用。

4教学档案管理水平提升的有效对策

4.1　提高教学档案管理责任意识

4.1.1学校要转变观念

学校要从思想上转变观念，从根本上认识到教学档案管理对学校教学活动、学科发展、学术研究所提供的帮助，以及对提高学校教学管理水平，提升学校办学质量，促进学校长远发展的重要意义。

4.1.2上下统一认识

产生教学档案材料的对象主要是教师和学生，院系领导要重视教师和学生这两大群体在教学档案工作中所发挥的主体作用。但是院系师生普遍对教学档案管理抱有偏见，没有正确认识其重要性，院系领导应该对全体师生做思想工作，对全体师生进行正确引导，加强宣传和教育，消除他们的错误观念、错误认识，提高他们的档案意识，使他们充分认识到教学档案管理工作的重要意义，从而调动他们对教学资料归档的积极性和主动性。“上下统一认识，是做好教学档案管理工作的关键”[3]。

4.1.3注意平时积累

同时还应注意对教学档案材料的平时积累，向全体师生员工加强对教学档案材料收集范围、收集内容的宣传，使教学档案管理人员积极主动收集整理材料，使相关教师学生主动配合提交材料，教学档案资料在日积月累中逐步形成，避免了在关键时刻由于资料的缺失而临时突击编造资料的被动现象的出现。

4.2　建立完善的培训体系

4.2.1加强日常培训

学校应加强对教学档案管理人员工作知识和业务理论的培训，在日常工作中不定期的开展讲座，不同部门的档案管理员之间也要不定期的开展座谈会，加强工作交流，分享工作经验，更新观念，开拓视野，提高教学档案管理人员队伍的整体素质水平。

4.2.2加强职业教育培训

为了更多的了解高等院校教育的信息，学校应给与教学档案管理人员进行职业教育培训的机会，让教学档案管理人员在培训中提高对现代化教育的认识。例如，可以让教学档案管理人员参与精品资源建设或专业建设，逐渐了解现代化教育特点，即使只是帮助收集整理资料，教学档案管理人员可以通过参与这些建设逐渐熟悉专业，才能及时掌握新技术新信息，进而将所学习到的信息技术应用到工作中去，才能使管理工作更符合现代化教育的要求。

5建立教学档案管理机制

5.1　建立合理的教学档案管理制度

如果没有一套完善的规章制度来保证，教学档案管理工作则很难有序有效的开展，为了能够保证教学档案管理工作顺利进行，应建立合理的、切实可行的并且具有拘束力和规范性的管理制度。应配备专业的、专职的教学档案管理人员，并进一步明确教学档案管理人员所承担的任务和职责，加大资金投入力度，解决教学档案所需的管理经费，以及相关软件、硬件的配套设施，不定时的对教学档案管理开展检查考核工作，主动接受上级业务管理部门的监督和指导，把教学档案管理工作和教学管理工作有机结合，促进教学档案建设的质量不断提高。

5.2　建立科学的教学档案管理体系

档案资料的保存必须具备一定的规律性，这是做好档案工作的一个重要前提，教学档案资料产生于教学、科研活动的各个环节，与教学、科研活动有着密不可分的联系，“高校教学活动是一种以学生学历教育培养为目标的周期性活动，每届学生的培养过程就是一个教学周期，教学活动的周期性决定了教学档案周期性的特点”[4]。所以，教学档案的管理并不是传统意义上的以一年作为一个周期，而是以教学年度和学制管理来划分周期的。

表1　**学年度教学档案管理体系

表1中的一级目录，比较全面的反应了教学活动的各个环节，在一级目录下又建立了二级目录和三级目录，这样既能够使各类文件之间保持有机联系，又保证了各类档案资料的条目清晰和独立，这种周期性的管理方式便于对档案材料进行收集、整理、分类、统计和存档，继而形成便于查找、检索和使用的教学档案科学管理体系。

6提高教学档案利用率

6.1　扩大服务范围，加大服务力度

要提高教学档案利用率，首先要开放思想，打破旧观念，变被动为主动，扩大服务范围，加大服务力度。过去教学档案资料主要是为了应对上级部门的检查考核，主要是面向领导层来服务的，要提高教学档案利用率，就要改变过去的狭隘观念，要树立主动为教学、科研工作服务的意识，把服务对象的范围扩大到整个教学和科研层面，最大限度的服务于广大教师学生群体，使教学档案能够在教学科研工作中发挥重要作用，从而达到提高教学档案利用率的目的。

6.2　加强宣传力度，强化档案意识

要提高教学档案利用率，就要加强对教学档案的宣传力度，强化大众利用教学档案的意识。由于很多教学档案资料在上级部门工作检查完后就被搁置起来，教师和学生群体并不了解教学档案可以服务于大众的功能，所以，院系应加强对教学档案的宣传，激发人们利用教学档案的意识和兴趣，引导人们正确利用教学档案。比如可以针对某个院系的教学档案资源开展面向全校的展览活动，也可以通过发放宣传册，举办专题讲座等方法来对教学档案信息进行广泛宣传，让全校所有师生员工都切实感受到利用教学档案的现实意义。

6.3　加强网络建设，利用网络环境

要提高教学档案利用率，必须加强网络建设，充分利用网络环境。信息技术日益发展，人们从外部获取信息的方式逐步趋于网络化，为了适应这一变化，教学档案不能只是以纸质的形式存放于档案库房里，而是应与时俱进，跟着需求人群的脚步，“充分利用网络资源，建立教学中相关文件数据库．通过网络向广大师生提供学籍管理、教学动态、教学改革等各方面信息资源，使广大师生方便迅速地检索和查询所需的档案信息资料，为学校的教学改革和发展服务”[5]。

7结语

高校教学档案在教育事业的不断发展变革中所发挥的作用变得越来越明显，显示出它强大的生命力，教学档案管理部门、教学档案管理人员以及教师应充分认识教学档案管理在教学、科研工作中的重要意义，准确把握其规律特点，积极提高档案管理责任意识，强化档案管理服务意识，推动教学档案管理工作快速进入系统化、规范化、网络化轨道，使教学档案成为高校教学工作、管理工作更加方便、快捷、强大的后盾力量。

参考文献：

[1]李冠英．高校院系级教学档案管理综合评价[J]．兰台世界：上半月，2007,(06X):42-43.

[2]张晓燕．高校院系教师教学档案管理初探[J]．山西大学学报：哲学社会科学版，2006,29(5):132-135.

[3]张青玉．从普通高校教育评估看系级教学档案管理[J]．现代情报，2003，23(1):172-173.

[4]梁丹．教学档案管理:意义、特点及路径创新[J]．钦州学院学报，2007，22(3):101-104.

[5]夏先进．关于规范高职院校教学档案管理的一些探索与实践[J]．科学时代，2013,(6):55-59.

Analysis of Present Situation of Teaching Archives Management in Colleges and Countermeasures

Xiao Duo

(Sichuan Information Technology College,Guangyuan 628017,China)

Abstract:The management of teaching archives plays an irreplaceable role in teaching, scientific researches and other activities in colleges. However, there are so many problems lying in the management including weak sense of responsibility, unproper administrative mechanism and low efficiency, which obstructs the development of the colleges. The author puts forward some solutions including improving consciousness of responsibility, establishing the training system, optimizing management mechanism and raising utilization ratio, etc…

Key words:teaching archives;management mechanism; utilization ratio

文章编号：1671-234X(2015)02-0078-05

中图分类号:G271-

文献标识码：A-doi：10.3969/j.issn.1671-234X.2015.02.018

作者简介：肖朵(1983-)，女，河北博野人，助理研究员，E-mail：67407904@qq.com。

收稿日期：2015-03-12