视频会议系统在图书馆总分馆的应用研究——以东莞图书馆为例

叶少青

(东莞图书馆，广东东莞 523071)



视频会议系统在图书馆总分馆的应用研究
——以东莞图书馆为例

叶少青

(东莞图书馆，广东东莞 523071)

视频会议系统；总分馆；东莞图书馆

文章以东莞图书馆视频会议系统的部署与应用过程为例，从视频会议系统在总分馆开展工作会议、业务培训、远程辅导、讲座直播等方面的应用进行探讨研究，分析其成效及优势，总结问题并提出措施，为视频会议系统的应用研究和实践提供参考。

视频会议系统，又称电视电话会议系统，是一种现代化的办公系统。它通过通信网络及多媒体处理设备把位于不同地点的个体或人群连接起来，打破空间隔绝[1]，从而使声音、影像及文件资料可互传和共享，实现了即时信息交流和协同工作，是一种新型的信息交流手段。伴随网络通信与多媒体技术的不断发展与成熟，视频会议的实用性、稳定性、安全性不断提高，且具有节省成本、灵活高效、使用便捷等显著优势。其也被越来越广泛地应用在教育、医疗、政府机关、公共服务等众多领域，并发挥着重要作用。但是，目前国内图书馆行业尚未广泛应用视频会议系统，对其开展探讨研究和应用实践的案例也寥寥无几。文章以东莞图书馆为例，结合其总分馆业务需求和实践工作，探讨了视频会议系统在总分馆服务体系中应用的必要性、可行性和实用性，以期为图书馆业务研究提供参考和案例。

1 现状及需求分析

东莞经过十多年的图书馆总分馆建设，公共文化服务体系日趋完善，已经构建了空间全覆盖、时间全天候的动静结合的总分馆服务体系。截至2014年9月，全市已建成了1个总馆、52个分馆、102个图书流动车服务站、40个24小时自助借阅服务点和588个文化信息共享工程服务点(公共电子阅览室)。其拥有镇(街)图书馆从业人员330人，镇(街)、村(社区)公共电子阅览室管理人员800余人(部分人员兼职基层文化服务工作)。

近年，新媒体、新技术对相关行业的冲击，也为总分馆服务体系发展带来机遇和挑战。东莞的基层图书馆、公共电子阅览室等公共文化的服务范围和服务内容纵深发展，服务手段日新月异，使得体系内联系更紧密，交流互动、知识分享、统筹协调、科学决策、协同工作等日常工作显得尤为重要。但是，在镇(街)、村、社区、企业、学校等分馆或基层服务点所在地理区域，基层服务人员队伍庞大、业务工作繁重，基层读者的需求日益增长。在这种现实环境下，如何保障信息沟通畅顺，有效应对各类紧急事件；如何实现统筹管理和有效监管，开展业务培训和提升服务水平；如何更好地发挥资源优势，最大化实现资源共享；如何提升整体效益，降本增效，实现“节能减排”，都是当前制约东莞总分馆服务体系服务持续发展的绊脚石。

2 系统选型与搭建

2.1 调研选型

视频会议系统按构架来分，可分为硬件视频会议系统和软件视频会议系统。硬件视频会议是基于嵌入式架构的视频通信方式，依靠DSP(Digital Signal Processor 数字信号处理器)和嵌入式软件来实现音视频处理、网络通信和各项会议功能。软件视频会议是基于PC架构的视频通信方式，其硬件搭建在通用计算机平台之上，通过软件来控制计算机进行音视频编解码等工作。在性价比方面，硬件系统性能稳定但造价高、灵活性差；软件系统投入少，灵活方便，但通用计算机平台易受到病毒、黑客的攻击，从而影响系统稳定性。

经过市场调研和分析，笔者从东莞图书馆总分馆业务需求出发，综合考虑项目投入产出效益以及系统整体性价比、安全性、实施维护难易等，认为软件视频会议系统更适合当前业务需求使用。因此，东莞图书馆在综合了解瑞福特、华为、中兴等国内视频会议系统产品后，选择了北京威速科技有限公司开发的 V2 Conference视频会议系统。

2.2 系统部署

综合考虑多方因素，东莞图书馆在系统安装部署时采用了以下措施：①服务器采用虚拟机。配置——CUP：Intel(R) Xeon(R)，2.6GHz；内存：8G；硬盘：60G；操作系统：Windows 2008，64位；Web服务组件：MySQL，JAVA2 SDK。其优点是节省成本，减少耗能；配置灵活，可随时调配CPU、存储等硬件资源来满足需求；系统安装、数据备份和系统迁移等日常管理维护工作更便捷高效。②网络配置安全有效。其设置10M光纤专用网络通道，以保障网络出口资源，并可根据需要随时调整带宽；其配置内、外网IP，以保证馆内外都能正常访问服务器，并使内外网络资源分配更合理；其只开放系统必需的5222、8082、8083、8099、18080端口，以保障系统安全。③客户端应用节省投入。其客户端配置要求低，一般的办公电脑均能满足要求，仅需补充少量分辨率较高的桌面摄像头。

2.3 安装与调试

V2 Conference是纯软件的视频会议系统，由服务器软件V2 Conference Server、会议管理组件和客户端软件组成，并通过硬件加密狗认证和授权。会议系统采用B/S架构，因此在系统部署实施时，只需完成服务端的安装配置，便可实现客户端应用程序的下载、安装、版本检查、升级等工作，无须额外安装其他组件或驱动，最大限度地减少了客户端实施和维护的负担。基于WEB的安装软件是通过专业数字签名公司VeriSign签名认可的，通过这种方式可以保证用户使用软件的安全性。用户通过IE登陆会议时，会根据网络环境，自动选用不同的接入通道，馆内用户和个别已接入总馆内网的镇(街)分馆可通过内网登录服务器，既提升了网速，又节省了服务器外网带宽，其余的镇(街)分馆和村(社区)基层用户通过互联网访问服务器。

3 视频会议系统在总分馆的应用与分析

东莞图书馆完成V2 Conference 5系统搭建和调试后，积极组织馆内员工和分馆人员分别从总分馆日常工作会议、业务培训、远程辅导、讲座直播等方面进行应用测试。

3.1 日常会议

东莞总分馆日常业务繁杂，东莞图书馆作为总馆，发挥业务统筹和沟通协调的作用，每年需组织镇(街)分馆召开各种工作会议或专题研讨，每次的集中会议都要耗费大量的人力、物力、财力，组织者和参会人员都疲于应付。应用视频会议系统可有效缓解传统会议的压力，提高会议效率，节省会议开支。V2 Conference 5支持自由会议模式和主席控制模式，图书馆一般情况下采用主席控制模式，由会议发起人作为会议主席对会议过程进行控制。其支持旁听用户和组播用户，可一个用户登录后组织多人同时观看，以达到扩大会议规模的目的；其具有会议分组和电子举手功能，可进行小组讨论和投票表决，能更好地满足会议要求[2]。在系统试用期间，东莞图书馆组织了虎门、塘厦、樟木头、黄江等镇(街)分馆召开“镇(街)加强公共电子阅览室管理工作会议”视频会议，塘厦分馆也组织了辖下的莆心湖、田心、沙湖、三局等社区召开“2014年读书节活动落实工作会议”。首次使用系统时，除了操作不熟练、客户端应用程序安装及音视频调试耗时较多外，整体会议效果理想，达到了会议目的。

3.2 业务培训

2013年6月，东莞图书馆开展“基层文化服务月”专业培训活动，组织馆内中层干部和业务骨干共10余人对镇(街)图书馆和基层公共电子阅览室工作人员开展现场业务培训，共培训25场次，总人数达1,700余人次。2014年，东莞图书馆为了进一步提高基层工作人员的综合素质和服务能力，提升服务水平和工作效率，树立良好的队伍形象，加大业务培训力度，针对日常业务工作的难点、要点设置了相关培训课程，以实行基层图书馆工作人员的规范化、系统化管理。视频会议系统具有灵活的会议模式，强大的数据共享功能，支持电子白板自由绘制和书写、文件共享、协同浏览、桌面共享、屏幕截图、文字交流、文件传输、网络文件管理和会议录制，灵活可控，操作便捷，可作为东莞图书馆总分馆开展远程业务培训的有效支撑平台。

3.3 远程辅导

总分馆日常业务辅导工作量很大，仅总馆对镇(街)分馆的年均辅导量就达700余次(含网络咨询)，每个镇(街)对辖下村、社区的业务辅导每年至少也有20～30次，主要采用了电话咨询、图文传送、QQ远程、现场辅导等方式。但这些方式均有较大局限性，不能及时有效地提供技术支持、解决业务问题。但是通过视频会议系统的桌面共享功能，用户可以方便地将桌面操作情况和应用操作步骤共享给全体人员，以实现远程控制。灵活的过程控制和共享应用，即时的互动交流，清晰的操作演示，有效的协同工作，给培训辅导用户带来一种全新的感觉，使业务辅导工作更轻松灵活、便捷有效。

3.4 讲座直播

东莞图书馆总馆及部分文化基础较好的镇(街)分馆经常组织一些深受市民欢迎、影响力大的读者活动，如每年举办的品牌活动“故事大王比赛”，由资深专家、著名学者主讲的专题讲座，市政府牵头的市民道德讲堂等。这些优质资源往往因活动场馆有限，无法及时有效地与总分馆共享，也无法满足更多市民的文化需求，造成了资源浪费。图书馆可以利用视频会议系统的会场同步直播功能，将活动场设置为主会场，通过电脑(手提)、摄像头、视频采集卡和音频设备采集现场音视频信息。其他场馆则通过浏览器登录会议，通过投影仪、大屏幕等显示设备全屏显示会场视频窗口，并输出音频。这样，就可以将主会场扩展成多个分会场，使观众体验与主会场一样的现场感受。

3.5 视频会议系统的优点

视频会议系统在图书馆总分馆的实践应用中显现出以下优点：①节省成本。一方面，其节省了项目建设成本，仅投入了有限的软件费用，且总分馆共用，避免了重复建设。另一方面，其节省了日常会议成本，包括会场租金、参会人员食宿、交通差旅、文件资料印制等，还节省了参会人员的时间成本。②灵活高效。首先，视频会议只需要启动设备，可随时召开会议，增强了会的时效性和灵活性。其次，通过旁听用户、集体观看等方式可使参会人员成倍增加，扩大了会议规模。最后，高度协同共享和交流互动使得业务交流和培训辅导显得轻松有效，提高了效率。③拓展服务。其突破了原有活动场地的局限，拓展了服务空间，创新了服务方式。尤其在读者活动方面，总分馆体系一方面扩大了服务活动的覆盖面，满足了更多读者的需求，增强了服务活动的吸引力和影响力；另一方面缓解了个别镇(街)资源不足、服务水平有限的压力，实现了整体服务效益的最大化。

4 存在问题与改进

总的来看，V2 Conference视频会议系统在总分馆的工作会议(研讨)、业务培训、远程辅导和讲座直播等方面的应用取得了较好的效果。但其同时也存在一些问题，如首次使用系统时个别客户端会出现连接服务器错误、无法安装程序、登录异常等状况；使用指导不够，操作不悉练，使得音视频采集和输出调试耗时较多，影响使用效果；软件版本与摄像机、采集卡不兼容；系统安全性有待加强，曾出现因病毒感染导致系统崩溃的情况。

针对上述问题，在实际应用中，需重视和加强以下几方面工作，从而更好地发挥系统应用成效。

4.1 加大推广力度

东莞图书馆可根据实际需求，增加购买授权数量，加大宣传推广力度，按先试点再铺开的原则，逐步扩大使用范围，先在总馆和镇(街)分馆普及使用，待其完善成熟后逐步由镇(街)负责向辖下的村、社区推广，从而更好地扩大使用范围，发挥项目效益。

4.2 加强使用指导

V2视频会议系统具有较强的交互性，使用操作相对而言比较复杂，尤其在首次使用时，大部分用户因对系统不熟悉，往往会出现客户端程序装载异常、音视频效果没有调试好等状况，从而影响使用效果。因此，其需要加强使用指导，编制使用手册(指南)和操作流程，加强交流反馈，提供有效的技术支持。

4.3 建立管理制度

标准制度是实现总分馆体系规范化管理的基础和保障，正式启用视频会议系统后，东莞图书馆需要结合实际情况，制定相应的标准规范和管理制度，主要有《视频会议系统使用规范》和《视频会议系统管理制度》。《视频会议系统使用规范》包括客户端环境要求(操作系统、硬件、网络)、用户操作规范、会议申请流程、信息发布和管理规范等。《视频会议系统管理制度》包括系统安全管理(网络安全、信息安全)、用户管理(账号命名规则、权限分配及管理)、监管制度(分级管理)、定期会议和培训制度等。

4.4 加强网络安全

纯软件的视频会议系统需依托计算机系统平台运行，因此容易受到病毒、黑客的攻击，从而影响应用系统的稳定性。东莞图书馆在试用期间就曾出现因视频会议系统服务器感染病毒而导致系统崩溃的状况。因此，一方面需加强服务器操作系统的安全管理，及时为系统打补丁和更新程序；另一方面需通过防火墙、绑定外网IP、限制服务器访问用户及其权限、启用用户密码保护等措施加强服务器访问控制权限，以最大限度地保证服务器安全以及应用系统安全。

5 结语

视频会议系统为图书馆提供了改进工作方式、提高服务效率的有效手段，但图书馆在决策是否需要引进视频会议系统或选择硬件视频会议系统还是纯软件视频会议系统时，必须结合自身的业务需求和现实条件来综合考虑，项目实施前须制定详细的实施方案，分析和明确项目的可行性和效益性，切忌盲目跟风和草率决策。此外，随着网络带宽的进一步扩展和新的视频编解码技术的应用，视频会议已向高清领域全面推进，为使用者提供了更逼真的视觉体验，具有更广阔的发展前景。

[1] 原艳霞.视频会议系统在干部培训领域的应用及其建设方略[J].中央社会主义学院学报，2013(3)：118-120.

[2] 北京威速科技有限公司.V2 Conference 5视频会议系统客户端手册[Z].2012：8-10.

(编校：严 真)

2015-03-05

叶少青(1977—)，东莞图书馆馆员。

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