基于工作过程的高职秘书英语课程改革探讨

2015-02-13周江涛

英语教师 2015年10期

周江涛

作者信息：530007，广西南宁，广西经济管理干部学院外语系

zhoujiangtao@163.com

目前，我国经济仍保持较高的增长势头，与世界各行业的业务往来也日趋频繁，越来越多的涉外企业对秘书岗位有了全新的定位和要求。能够具备优秀的秘书领域专业技能，同时拥有出色的英语应用能力，成为了现代秘书在企业竞争中的必胜法宝（姜大源 2008）。基于此，众多高职院校的相关专业相继开设了秘书英语课程。同时，积极探讨展开了基于工作过程的高职秘书英语课程改革。“工作过程”的理论概念是基于完成一个完成周期的工作程序来成立的，主要是描述一件工作在确定了工作范围和工作成果后，以成果为目标展开行动的具体状态。它是具有动态性但结构相对严密的综合体系（付梅莉 2009）。文中将积极围绕公司秘书角色的工作过程，对高职院校开展秘书英语的有关创新变革进行探讨。

一、重新审视课程定位

秘书英语是高职院校中相关专业的必修课程，通过课程的学习能够为学生从事涉外文秘工作提供充实的基础知识。秘书英语有别于普通高等院校的英语课程，是在普通英语课程的基础上增加文秘专业知识融合而成的。因此，秘书英语的课程教学目标应该从培养学生的英语实用能力和文秘专业技能两方面来定位（付梅莉 2009）。

（一）英语实用能力

学生通过高职秘书英语课程的学习，能够在以下诸多方面得到提升和改进：

1.能够熟练阅读，并可以独立完成对企业办公室中常见英文资料的翻译工作。这些英文资料主要包括：具有职业指导作用的规范手册和独立文章，类似于秘书日常工作准则、行为约束注意事项、秘书岗位的具体职责定位、日常活动模式的设定和管理、针对本企业所接触人员的对应组织管理原则、面向客户市场开展的产品开发等；职场中能够在各种企业活动频繁运用的实用文体，诸如企业员工信息登记表、月度季度和年度出勤等综合表现、企业自主产品的宣传推广、展出时的会场布置安排、某产品的市场调查报告和客户反馈意见收集、企业领导间的预约安排、各类会议议程安排等。

2.能够熟练应用英文来完成办公室工作所需或企业领导布置的文书编写，实现中英文双语的自由切换。常见的文书有涉外信函、工程备忘录、企业经营决策告示、企业领导讲话稿、涉外联合活动倡议书、接待国际客户的欢迎词与告别词等。

3.在办公中能够自如应用外语交流，熟悉西方思维模式和行为风俗。如随企业领导一同接待涉外客户业务洽谈、接听或者拨打越洋涉外电话、利用网络进行实时信息交流、文件资料互传共享、向合作方进行双语介绍等。

（二）文秘专业技能

学生通过高职秘书英语课程的学习，能够同时对文秘工作的专业能力有所提高：

1.能够充分展现职业化文秘工作者的基本素质和职业道德，同时代表企业及企业领导者树立良好公众形象。

2.能够合理地根据每日工作进度来为企业领导制定合适的公务时间，分清楚工作的重心和各环节所占用的时间等。要能够适应并积极主动地调节办公的节奏和氛围。强化企业相关资质报送审核的及时跟进，强化企业的合法印章管理、接待企业的工商环保税务等各职能单位的督察管理、处理信访工作等事务性工作。

3.妥善处理好会议中的管理工作、服务工作及信息工作，有效控制会议成本。

4.具有良好的文书功底，熟知并能够正确解读和编写各种事务文书及商务文书，配合企业的经营管理。

二、调整课程教学内容重点

高职院校应该有意识地提高秘书英语课程的内容吸收和融合，努力走出传统的固有模式，不能一味停留在课程的单一化教学目标上，而应该形成加强英语应用能力的意识（严玲 2011），将商务型、技术型等各种秘书专业可以涉及的工作领域的英语听、说、读、写工作都放进课堂中来。可以将课堂内容按主题模块划分，围绕秘书工作的英文听、说、读、写、译等来教学，以提高学生的学习兴趣和效率，增强学生对专业英语的应用能力。

例如：设置“秘书随领导出行”的背景，积极展开任务分解，让学生从联络领导及随行人员、拟定出行日程安排、确定签证邀请函、拟定签证申请表、预定机票和酒店、了解酒店规定及出行地的风土人情等内容分别做准备，通过资料查阅等确定每一环节的具体工作，然后让学生通过英文表述来完成。

三、多角度改进教学方法

（一）用多媒体手段展示实际案例

职工秘书英语教学课堂上，教师可以通过影音、图片等多媒体手段来展示实际案例，将秘书的专业知识向学生逐一对照讲解。要充分掌握学生的好奇心理和求知动机，努力改善学生已有的相关语言知识结构，提升各种知识的关联性。

（二）将办公室的真实场景搬进课堂

应该注意调动学生的学习能动性，如将办公室的真实场景搬进课堂，让学生在思想上认识到自己就是一名优秀的涉外秘书，一切工作应该用英文来完成。教师应该多元化模仿岗位工作环境，模拟开展洽谈会议、模拟接待外宾、模拟主持国际演讲会或辩论会等，在课堂中营造出专业氛围，促使学生认真执行岗位要求和操作标准，在轻松愉快的角色扮演中提高职业技术能力。

（三）放手让学生自主学习

教师应该放手让学生自主学习，自主解决课堂所留的课题。鼓励学生充分利用网络、专业书籍等媒介，就秘书工作的相关话题查找资料，写出双语分析报告。鼓励学生在课余时间针对部分课文内容重新制作课件，要求配置双语化、图文并茂的演示文稿，再以教师身份在课堂上公开讲解。

四、努力提高实践应用语言能力

秘书英语的实践教学力图在教室营造出让学生走入职场的感觉，进而在不断地强化秘书各项工作内容的状态中提高学生的外语语言应用能力。可以从以下几方面作积极调整：

（一）课堂演绎

现代教学都提倡使用多媒体课件，同时高职秘书英语的教学课堂应该积极模拟出职场氛围，让学生彼此间设定角色，增加沟通机会，同时，根据学生自己所能想到的职场工作场景来演绎秘书工作。积极按工作场景设计布置教室，并重点模拟训练相应的工作环节。

（二）校内设置秘书实践区

高职院校应该在校内开设文秘实训区。在此区域内创建总经理办公室、会客接待室、多媒体会议室和员工活动区，保障这些区域中的教学设备保持先进和完善性。要求学生一旦进入此区域，就要完成对特定角色的扮演，准确拿捏可能发生的办公内容，同时积极运用自己所具备的英语能力来完成有限时间的工作体验。要求学生在每次体验结束后，找出自身的不足，并总结心得体会，以便在下次体验中能够有所改进。

（三）参加职业化的技能大赛

教师不但要在课堂上培养锻炼学生学习秘书英语，还应该让学生放宽眼界，积极关注并参加职业化技能大赛，如主持人大赛、英文口语比赛、英语写作比赛、演讲比赛等。

（四）秘书事务所实践

“秘书事务所”的概念引入是高职院校在工学结合模式中的一大探索亮点（张文君 2008）。秘书事务所可以秉承高职院校的办学理念，依托强大的师资力量，通过承接英文读本写作及翻译、各类规范化的文明礼仪服务活动等业务来培养秘书专业学生的技能。通过对秘书事务所这种新型模式的运用，学生的秘书职业化水平将得到有效的提高，同时，学生自身的综合素质也能得到有效的锻炼。