如何管理供应系统的“跑、冒、滴、漏”

2015-02-12□陈姗

冶金经济与管理 2015年3期

关键词：供应招标物资

□ 陈姗

如何管理供应系统的“跑、冒、滴、漏”

□ 陈姗

对于供应系统中存在的”跑、冒、滴、漏”现象，如果不及时分析、处理，后果会非常严重，直接给企业造成损失。要认识供应系统的”跑、冒、滴、漏”，树立风险意识，制定风险预案，管理好”跑、冒、滴、漏”，实现供应系统增值。

供应系统；”跑、冒、滴、漏”；风险；供户管理

众所周知，企业生产现场会发生”跑、冒、滴、漏”现象，其实供应系统中也存在类似现象，如果不及时分析、处理，后果会非常严重，将直接给企业造成损失。

一、认识供应系统的“跑、冒、滴、漏”

企业供应系统包括需求计划、采购、库存、消耗等环节，其要满足企业在成本、质量、时间、技术等方面的综合指标。企业供应系统中经常出现”跑、冒、滴、漏”现象。

1. “跑”

”跑”是指不受管理制度的约束或控制。主要表现为：有制度不执行或绕开制度走；供户直接与使用单位商量，使用高价的质量过剩产品；招标制度形同虚设；招标及定标原则随意变动；合同签订随意、重要条款缺失；询比价资料缺失；供户引进及管理随意性强，未动态更新相关资质资料；等等。

2. “冒”

”冒”就是指管理制度没有及时更新，不能适应企业发展。主要表现为：制度过严无法执行或者制度太松；在执行过程中，出现的新问题、新改进，”冒”出的新变化；多次招标、比价参与供户不变，易造成串标；制度分工较细，技术与商务分离，易造成厂家垄断、价格判断困难。

3. “滴”

”滴”是指在工作配合、衔接、控制环节出现了问题，部门间或岗位间互相推诿、扯皮、责任不清。主要表现为：部门之间或岗位之间没有做好信息传递、沟通，在执行过程中出现推诿、责任不清等问题；部门之间形成专业壁垒，互不让步，技术部门就是坚持用先进、价高的，采购部门坚持选择低价的，没有考虑企业综合成本。

4. “漏”

”漏”是指工作执行缺少监督、检查，没有落实到位。主要表现为：存在管理盲点，有些制度、工作计划没人去实施、督导、检查，落实不到位；车间提报采购计划准确率低、合同履约率低、物资积压严重，造成物料浪费。

二、如何管理好“跑、冒、滴、漏”

物资供应系统，就是从资源市场获取合理资源的一种经济活动，经历了供料、价格、总成本、需求管理、全面增值5个阶段，正逐步从传统的成本中心转变成利润中心。有调查结果显示，采购成本减少1元所带来的效应相当于销售额提高5元所带来的效应。

1. 增强风险管控意识,提高企业危机管理能力

首先要认识到供应风险无处不在，如处理不当，损失可能是巨大的。如何灵活有效地管理危机、控制风险成为当务之急。树立风险预控意识是实现危机管理的前提，提高风险预控能力是实现危机管理的保障。因此，要提高风险意识，制定风险管控预案。

员工只有认识到供应管理中”跑、冒、滴、漏”现象的危害，树立风险意识，才能积极地实施和执行各种与自己工作行为相关的管理制度，才能以最小的管理成本实施规范性的管理，并取得较好效果。认识到危机管理的重要性，企业员工要提高市场意识、风险防范意识、法律意识、沟通及合作意识、全局意识、服务意识和创新意识。

2. 实施阳光采购,杜绝“跑”现象

规范的制度是阳光采购的基础。要完善企业采购的相关管理制度，在采购计划制订、供户的准入、采购程序、供应商评价等方面均要制订具体的制度及办法，确保可操作性强、便于监督。

（1）采购计划制订原则是科学、节约、满足生产需求。注意事项：使用单位提报需求计划，前期是否使用过、效果如何；物资质量是否过剩；计划提报参数是否完整、准确；提报工期要求是否明确，能否按期完成；等等。

（2）设立供户准入门槛，动态管理供应商。一个好的客户可以减少很多麻烦，如：有效保证资源，信誉可靠，对异常问题能积极协商（包括资金或价格的优惠等），风险级别较低，能解决客户私有化问题，等等。严格新供户准入程序，准入前要进行现场实地考察，并在对现有供方做好现状分析的基础上，以稳定为主，坚持性价比优于现有供方的原则。建立进退有序的供应商进出机制，对供应商实行动态管理、合理控制，努力避免供户资源私有化问题，规范经营行为。

（3）明确采购方式及具体审批程序，规范采购流程。目前，使用较多的有招标、比价和审批3种采购方式。采购方式的选择，根据物资类别性质、供应紧张程度及采购额度要求确定。对于符合招标条件的物资必须实行3家比价的招标方式，充分体现公开、公正、公平竞争的原则。对于不符合招标条件或招标过程操作不规范的供户坚决取缔。

（4）主要制度清单。计划管理办法、采购管理程序、招标管理办法、供户信誉评价办法、新材料试验管理办法、物资管理规定等。

3. 持续优化制度及程序,适应“冒”出的新变化

当今社会瞬息万变，市场行情也在不断变化。原来确定的招标制度是必须3家进行比价，但如果比来比去始终是这3家，就会出现串标或不报价的现象。那么对于稳定供应的厂家及物资，只需要每年评估一下其供应产品的质量、价格、服务是否到位，有无调整可能，就可以直接履行程序延续采购，而不用花费精力组织招标、比价等。

以矿石采购为例，前几年期货价格远低于现货价格，各大钢铁企业都想办法签订长协合同以锁定资源及价格，取得了较好效果，但现在长协价格已没有优势，企业的采购模式就要适应市场、及时调整；再如，煤炭市场由原来的卖方市场逐步转变为买方市场，价格谈判及经营环境发生变化，采购质量及服务要求就要相应提高。

4. 加强信息沟通,避免环节“滴”现象

采购过程中，生产技术、采购及财务等相关部门要加强信息沟通交流，避免形成部门壁垒。使用单位提报需求计划后，要及时与采购部门取得联系，沟通采购的数量及合适的到货时间，如遇生产调整，应及时通知采购部门调整采购计划，避免造成积压浪费；采购部门收到计划后，准确落实库存及采购事宜，对于库存较高、采购标准化程度低、采购物品质量过剩等问题及时反馈给使用单位调整计划；采购物资质量验证，除正常质检外业务员及相关管理人员要进行抽检，包括使用前、使用过程中及使用后的检查评价；定期清理、利用积压库存物资或废旧余料，及时回收沉淀资金。

5. 强化监督机制,堵塞管理“漏”洞

采购工作缺少监督制衡机制，再好的措施也不能落地，也不会取得实效。在公司内部要设立物价监督部门，采购部门内部岗位之间建立互检互查机制，要定期组织人员开展监督抽查活动，从采购计划的编制、询价记录的形成、合同的签订及履行、结算直至物资消耗完的整个供应链各环节都要做到有人管、有人查，管理不留死角。并及时跟踪整改完成情况，确保有检查、有落实、有整改、有提高。还可以根据检查情况整理成相应案例，组织岗位人员共同学习、改进、提高。

以减少和杜绝企业管理制度中的”跑、冒、滴、漏”现象为目标，在企业管理制度的制定、发布、实施、检评制度实施效果等过程中，实施规范管理；尤其是在管理制度实施的过程中，可把重点放在制度的实施、检查落实到位情况方面，并将自检和互检相结合，把每个管理人员具有或承担的互检工作也作为其自检的任务之一。这样，人人都自觉查看自己所管的责任范围和关联部门、岗位是否有”跑、冒、滴、漏”现象，一旦发现，马上解决或调整。减少和杜绝企业管理中”跑、冒、滴、漏”现象的发生，每个部位环节都在没有增加管理成本的情况下规范地运转，就能保证和促进规范性管理在企业发展中发挥其作用。

6. 坚持性价比管理,实现企业效益增值

要以性价比管理为核心，分类全面建设物资性价比管控体系，寻找质量与成本的最佳切合点，采购部门及使用单位加强信息沟通、密切配合，经过性价比测算，及时调整、优化采购方案，确保企业综合成本最低，努力实现企业效益增值。