浅谈高职院校二级分院行政秘书的工作

李晓梅

【摘 要】高职院校二级学院行政秘书在行政管理工作中有着重要的作用。本文阐述了行政秘书在管理工作中的职责与特点，并对现状进行分析，进而提出了建议。

【关键词】高职院校 行政秘书 职责

行政秘书是在学院办公室主任的领导下，做好学院办公室行政事务的主要执行者，是联系学院和学校其他部门的桥梁，也是学院领导和其他教职工的协调者。

一、行政秘书工作的职责与特点

1.二级学院行政秘书工作的主要职责是协助二级学院领导的各项行政工作。主要分为以下五个方面：

（1） 日常的行政工作：作为行政秘书，其工作的繁杂，涉及学院各种事务，如整个二级学院教职工的考勤；资产的管理、办公室内部的文印事务管理、办公室文具用品的采购和发放等工作；内部信息的管理，公章的管理；学院对内、对外文档的管理工作；学院大型文体活动组织等工作；处理其他一切突发事件和临时性事务，并及时向院领导汇报请示等等。

（2）人事相关工作：协助二级学院领导及学院的人事部门做好本学院教职工的日常考勤、年度考核、工资发放和职称申报等工作。

（3） 财务报账工作：承担二级学院教师的各项办公、教学费用及日常培训、进修、集体活动等支出的报账及日常的财务管理。

（4） 文字工作：负责下达并起草学院通知，并校对学院的有关文件和上报材料及学院各类会议的准备工作；协助二级学院领导制定工作规划和制定学院有关的规章制度等。

（5）外联工作：负责慰问生病及生育教师及其家人的相关工作；并负责学生家长、教职工家属及其他外单位人员来学院咨询、访问或调研接待工作。

2.根据以上对行政秘书工作职责的了解可知其有以下三个方面的特点：

（1）烦琐性

高校二级学院的行政秘书工作事务繁杂、范围广泛，小到会议的通知、文件的整理、办公用品的分发等，大到二级学院各项政策的参与制定、年终考核和业务考评等工作；并经常要从与教学秘书、学生辅导员的配合到与本院院长、书记、各位教师以及与校内等职能部门之间的协调联络工作，没有定性。因此行政秘书必须要有高度的责任心，心思细腻，统筹安排，运用科学的工作方法，提高工作效率，保证工作质量。

（2）协调性

高校二级学院的行政秘书工作范围广，涉及部门多，行政关系复杂，不仅要协调二级学院内部之间的工作，还要协调二级学院与学校其他各职能部门的工作。这就需要行政秘书具备较强的沟通和组织协调能力，善于处理上下、各部门之间的关系，确保二级学院工作与内外部门间的良好沟通、及时衔接、合理有序。

（3）服务性

行政秘书主要是服务于学院的师生、教学与科研、学院决策。首先服务于师生，这是行政秘书工作最基本的职能，要为师生营造一个和谐的学习与工作环境，促进师生对学院有家的感觉。其次，服务于教学与科研，教学与科研从根本上说是高校的基本职责，要及时传达学校的教学科研信息，并积极为他们的工作提供方便。因此高校行政秘书要充分认识工作的意义，牢固树立服务意识。

二、高职院校二级学院行政秘书工作存在的问题

首先，由于各个高校对行政秘书工作不够重视，轻视行政秘书在行政管理中所发挥的作用。在行政秘书的配备、业务学习、岗位培训等方面，重视程度远远不够；在干部聘任、职称评定、利益分配等方面都受到相对不公正的待遇。目前行政秘书的提升机会少，个人发展空间有限，在职称晋升上困难重重，最终导致缺乏职业认同感，从而造成行政秘书工作积极性不高。

其次，行政秘书工作千头万绪，看似简单，其实非常烦琐，在学院行政管理中起到协助作用，习惯于按领导指示和文件精神处理问题，参与和科学预见性差。许多高职院校对行政秘书重使用、轻培养，出去培训学习及交流进修的机会几乎没有，导致其知识更新严重不足，现代信息意识薄弱，大大制约了行政管理能力。

三、关于做好高职院校行政秘书工作的几点思考和建议

1.转变观念，明确职责

充分认识行政秘书工作的意义，牢固树立服务意识。从自身改变对行政秘书工作的看法，认识到行政秘书工作虽然辛苦，但也是光荣的。要树立工作自豪感和自信心。如此，行政秘书才能牢固树立服务意识，主动积极地为师生服务，才能提高工作效率。

2. 加强学习管理等科学知识，提高工作效率

行政秘书的管理工作是一门学问，是一门艺术。行政秘书必须不断丰富自己的管理学知识，掌握先进的管理理念和方法，才能保证管理工作事半功倍，卓有成效。

3.健康的心理素质

面对工作中错综复杂的人际关系和繁杂琐碎的事务，二级学院行政秘书必须具备以下健康的心理品质：（1）自信乐观：行政秘书应对自己的职业充满兴趣，能较好地适应并改造现实环境，这样才会激励出自身的勇气、毅力和潜能，形成正确的自我意识和价值判断；（2）热情坦率：热情坦率的工作态度能营造和谐的人际关系，能变被动为主动，变消极为积极；（3）开拓进取：行政秘书工作经常会面临一些意想不到的困境，要能经受得住挫折、不畏挫折、开拓进取。

4. 重视行政秘书队伍整体素质的提高

加强行政秘书的继续教育，在行政秘书培训和知识更新方面，学校要加大投入，并在政策和经费上保证落实。制定切实可行的中、长期培训计划，多渠道、多形式加强行政秘书的培养，提高其专业素质和理论水平。

【参考文献】

[1]唐镭.新形势下高校院系办公室工作的思考[J].科技信息，2009（30）.

[2]储爱霞.高校行政秘书工作探讨管理观察[J]. 2008 （18）.endprint