基于内部控制视角的高校水电收费管理探讨

2015-02-05广东外语外贸大学

财政监督 2015年11期

●广东外语外贸大学刘瑾

基于内部控制视角的高校水电收费管理探讨

●广东外语外贸大学刘瑾

高校水电费支出在总支出中占有较高的比例，在目前高校普遍背负沉重债务、努力向内涵式发展转型、资金极度缺乏的状况下，加强水电费管理可以增收节支，缓解高校资金压力，也是高校拒腐防变，营造风清气正的校园环境，提高财务管理水平的内在要求。本文主要从内部控制的角度对高校水电费管理中存在的问题进行剖析，并提出完善管理的对策。

水电费管理内部控制事业单位

引言

目前国内高校普遍面临高速发展的迫切需求与背负沉重债务的严峻现实的矛盾，为破局而出，必须努力向内涵式发展转型，在发展增收的同时，严格控制经费支出。水电费支出在高校经费支出中占有相当高的比例，却往往容易被忽视；同时，水电费管理涉及高校财务、后勤等多个部门，管理流程复杂，内部控制不完善极易滋生腐败，使高校名誉受损。因此，加强水电费管理不但可以增收节支、缓解高校资金压力，还可以拒腐防变，营造风清气正的校园环境，也是提高财务管理水平的内在要求。

一、高校水电费管理现状

目前高校普遍的用电模式是，国家电力公司将电源输送到公共变电站后，高校通过自建的专用变电站将电输送到校内用户。供电局对高校按整个单位统一收取，自来水公司对高校也是按集体用户收取水费，高校除了按时、足额向供电局和自来水公司支付水电费外，还需负担变电站建设及运转成本、输电线路建设成本、输水管道建设成本、水电管网维护成本、水电抄表及收费人工及管理成本等。

高校内部按用户性质和收费情况主要可分为四类。第一类是行政机关、院系、科研院所等的办公场所，教学楼、图书馆、实验室和其他公共场所，对此类高校一般保持不收费的传统，部分高校按一定的标准进行成本控制，主要是为了节能减排。第二类是教工生活区，按实际使用量收费，收费对象是家属区教职工和过渡房教职工，高校家属区住房多为老式的电表和水表，所以收费仍以抄表收费为主，只是在电表和水表损坏进行更换后才陆续改为充值收费，管理效率较低。过渡房基本实现充值收费，但人员变动频繁，管理难度较大。第三类是学生宿舍，每间宿舍安装水表、电表各一，高校设定免费用水用电量，超额部分按当地居民生活用水用电价格收费，收费方式为充值收费。第四类是饭堂等后勤实体、校办产业、经营户及工程用水用电等，按协议或合同进行收费。以上四类中，教工生活区和学生宿舍是目前学校水电费收费的主体，也是本文研究的对象。

二、高校水电费管理中存在的问题

近几年来，部分高校出现了在相关部门利用高校资源对外服务收费过程中，一些个人利用高校管理中的漏洞，将水电费据为己有，造成学校水电费流失的情况。问题主要产生在以下方面：

（一）抄表收费中的问题。抄表收费方式面对的主要是校内教职工，已收费登记及欠费登记均为手工记录，人为操纵空间较大，容易造成人情水、人情电问题和较高的欠费率。

抄表收费环境下，抄表员直接将抄表信息交给售电员，售电员根据抄表信息和单价计算应收数并收费，如有变化，售电员直接修改收费簿，这种做法导致应收金额缺乏监管。

在管理链条中应增加审核员，抄表员将抄表信息交给审核员，审核员通过系统生成水电收费簿，交由售电员收费。如遇特殊情况需要修改，由抄表员负责修改抄表簿中的度数，并通知审核员，审核员在收费簿中修订并签字确认，售电员严格按收费簿确定的金额收费，并不得随意修改。

实务中通过查阅收费簿，发现用户交费时，售电员有时在最近一季的应交数上记录缴款日期，代表以前欠费全部已交，有时在以前的本子上逐季登记交费日期，这样导致应交金额、已交金额混乱，另外登记信息字迹潦草，很多无法识别。

售电员本应按季催收抄表水电费，但从收费簿记录看，催收不及时，存在很多常年不交水电费的现象。因此，抄表收费环境下应加强欠费管理，在水电费当季记录后，收费记录本增加一栏累计欠费金额，售电员按此金额收费，并清晰记录收费日期，审核人员应进行监督。

（二）充值收费中的问题

1.系统授权问题。通过查阅收费软件充值清单，发现在系统中存在不同操作员共用一个用户名和密码的现象，这样会导致权责界定不清楚，一旦出现问题，无法划清责任。因此，管理中应明确系统授权，各操作员只能使用自己的用户名和密码，清晰界定售电员在售电时间、售电金额及售电对象等方面的权责。

2.免费信息登记不全问题。在系统充值清单中涉及免费的主要有学生免费政策和换卡两种情况。免费政策有明文规定，有专人审核，管理比较完善，但换卡信息中存在一些问题，用户在换卡时，售电员将读不出信息的卡片清零并更新卡片，同时在新系统中重新充电并注明“免费”，这种情况会导致系统重复记录一笔电费，但售电员没有详细记录换卡用户信息，也没有人审核这些信息，这样会导致电费应交金额不准确。因此，免费信息应独立登记，免费原因应得到审核人员的确认。

3.数据修改问题。充值收费环境下，充值员往往收费充值一肩挑，若常年不轮岗，又无监管，则很容易通过修改数据达到截留资金的目的。因此，在选购收费软件前，应征求纪检、审计、财务等监督部门意见，避免监督真空，选定软件后软件公司应进行系统维护，因为在信息技术环境下，交易处理痕迹减少，一旦部分交易被彻底删除，则收费情况将无迹可寻。

（三）水电费票据问题。水电费的收费属于代收费，手工出具一式三联的收费票据，若无有效监督，则很容易通过开阴阳票据达到少上缴财务水电费的目的，阴阳票据就是开给交费用户的第二联金额与上缴财务的第三联金额不一致。因此，水电费收费管理应有必要的内部牵制，水电审核人员每日确保应收数（充电明细及抄表收费簿记录）、开票金额及实收金额三者一致，售电员、审核人员及后勤处经理签字确认，财务处将确认记录作为原始凭证入账。

在票据借还记录中还发现有归还以前年度票据的情况，未做到“限量领用”和“验旧换新”，会导致所收款项不能及时、足额上交财务处等问题。还发现部分票据缺少数量、单价等信息，部分票据水电金额合计与票据金额不一致，部分票据开票人签名字迹潦草或只签一个姓的问题，会导致收款不准确及责任不明等问题。因此，应严格执行票据管理规定，加强票据借还管理，特别是票据催还管理，开票人应确保票据字迹清晰，金额不得修改。

（四）应收款管理中的问题。无论哪种收费方式，应收款的管理都是难点。首先，水表电表的安装环节，如果内部管理不完善，会存在该装的不装或者部分单位擅自在学校辖区内的管线上接水接电，就谈不上收费了。其次，根据已有水电表记录核定总量会发现总表与分表不一致的现象，可能存在水电偷漏的问题，水电表由于老化、损坏等原因，水电表数据的准确性存在一定问题。最后，如前所述，收费系统存在更改的可能，票据管理存在阴阳票据或不开票据的可能。因此，如何获取准确的应收款，需要一套完善的内部控制体系，相关部门还应定期分析数据，横纵向对比，并进行多方核对和印证。

（五）预收款管理中的问题。在高校水电费管理实务中，还存在预收款的现象。随着高校国际化的定位和发展，留学生数量增加，各国留学生在衣食住行管理方面存在一定的语言沟通障碍，学校为了搞好服务会采取与国内学生不一样的做法，如水电费按一定标准预收，根据实际用量代为充值。流程描述为，留学生按标准预交水电费给当班服务员，当班服务员交给经理，经理按用户需要代为充值，退房时超额部分需补交。此流程存在收款与开票脱节、收款与充值脱节、大量现金收费、多交清退困难四个风险点，且经手人过多，责任不易划清。根据相关管理文件规定，向学生收取超额水电费应将具体的结算时段及计费办法向学生公示，收费时须开具收款收据，以杜绝预收款现象。

三、完善高校水电费内部控制体系策略

（一）完善制度，明确岗位职责。高校经过快速扩张与发展，内部控制环境存在诸多缺陷，管理层风险防范意识淡薄，很多制度没有实质内涵，在实际执行中流于形式，腐败案例频发。就水电费管理而言，首先要健全、完善费用收缴内部控制制度，对岗位设置、票据使用、现金解缴结算等方面作出具体规定，严肃财经纪律，实现管理制度化。如制定具有可操作性的水电费收缴管理办法，改进管理手段，完善收费流程，规范水电费收费业务的处理流程，明确业务流程的每一个步骤，各个步骤有权进行处理的岗位，内部控制制度应与软件控制配套，各岗位人员明确自身的职责。严格执行票据管理规定，加强票据借还管理，特别是票据催还管理，指导开票人票据字迹清晰，金额不得修改。同时加强内部监管，避免内控制度形同虚设、实际工作中未能严格落实到位等现象。

（二）不相容岗位分离，定期轮岗。实现开票和收款岗位的分离，收费和记账岗位的分离，以及应收款、减免费用岗位的分离等，实现各个岗位之间的相互牵制。此外，还应当设置具有监督职能的收费复核岗位，通过收费复核来对费用进行有效的控制，降低风险。高校各类收费岗位较多，具有轮岗的可行性，建议二至三年定期轮岗。

（三）强化信息系统内部控制。目前高校普遍推行信息化建设，信息化建设提高了管理效率，避免了人为因素，但同时也产生了新的风险，如交易处理痕迹减少，部分交易如被彻底删除则无迹可寻。系统权限控制，通过密码等方式进行，但是密码被盗用的情况时有发生，责任无法划清。单机版系统升级为网络版又会面临信息窃取、病毒入侵等新的风险。建议结合学校实际情况和相关需求来选择合适的收费软件，设定岗位的系统权限时应注意权限管理与系统管理岗位分离、系统管理与业务操作岗位分离等。系统管理人员定期检查系统的运行和数据的备份，定期进行异地备份处理，并妥善保管。后勤处定期核对电表水表数与软件数据，确保一致，结果提交财务处。数据在教育技术中心备份，财务处定期核对教育技术中心数据与后勤数据。

（四）加强成本核算，完善账务处理。水电费属于代收款项，在目前松散的财务管理环境下，收了多少，缴了多少，只有经办人员心里清楚，财务与业务脱节，财务处对应收多少款额心中无数。

财务处应完善水电费明细科目核算体系，规范入账附件要求，如在入账附件中增加经过售电员和复核人员双签的流水账，增加上交财务前各环节流转确认的收款对账单，财务处内部审核员、报账员双签的交款单等，确保金额全额入账。设计水电费预算申报表格，年末进行预决算对比分析控制水电费支出，掌握年度水费、电费的应交金额和实缴金额，掌握年末水电费欠费信息，通过分析发现数据异动的原因，指导管理部门改善管理。

财务处还应加强水电成本核算，如科研课题所耗水电由课题经费部分承担，学校经营性单位水电等费用计入成本。在水电费定价方面，除了供水电公司向学校收取的直接水电费用外，管线损耗、水电增容费、设备检修费、设备改造、管理费等应计入成本。另外，目前国内电价调整，总支出下降，对高校来说无疑是利好消息，内部价格也要随之调整。

对不适合实行收费管理的物业如行政机关、院系、科研院所等的办公场所、教学楼、图书馆、实验室应进行定额管理，后勤处结合实际按一定的规则制定各单位水电经费指标，财务处设立水电费专户，通过预算拨付，各单位超支部分在本单位划块经费中列支，节约可转至下年度使用。通过项目管理和预算管理，达到控制水电费支出的目的。