信息化背景下的档案管理与创新

[内容提要]信息化技术是伴随社会经济发展趋势要求应运而生的科技产物。而管理创新确是高校发展的核心要素。对于高校档案管理工作而言，既脱离不开信息化技术、系统平台、档案管理制度等的充分支持，同时也需要高校档案管理对应的执行管理手段予以同步创新，以此才能对信息化档案的文本信息等进行加工与精细化管理，实现档案管理工作的科学化与创新管理。

[D OI编码]doi:10.3969/j.issn.1674-6287.2015.03.31

[文献标识码]A

[文章编号]1674-6287（2015）03-0101-03

[收稿日期]2015-06-10

[作者简介]王莉莉，新疆伊犁师范学院。

当前高校档案在实践管理应用过程中多以电子信息化资源为主，属于高校信息化资产与重要技术文化资产的重要组成部分。传统意义上的档案管理工作更为重视工作流程的规范化管理，尤其是对档案的组成建立、文档存储、信息传递、资源调用等管理作业内容十分重视。但信息化背景下的档案管理工作可以说更为重视档案本身的质量、价值提升，需要通过信息技术与知识管理工作等为其提供重要管理工作执行保障，以此才能促进高校管理工作顺利开展。

一、档案管理工作创新的重要意义

（一）创新是社会发展的必然要求

创新是时代发展、科技进步的重要动力来源。高校档案管理工作通过制度管理创新与管理手段的不断完善，可以从根本上保障档案管理工作的质量管理水平。过去守旧的档案管理工作已经无法满足档案管理信息化与知识管理档案工作的作业要求。因此，档案管理需要在过去传统原有的基础上予以创新也是顺应时代技术发展趋势的必然要求。

（二）创新是档案管理工作的重要保障

随着近年来国家社会经济、科技产业等的大力发展，高校档案管理作业涉及到的基础设施、信息化建设环境等都在很大程度上得到了有益改善，进而使得档案管理工作实践业务开展与信息资源建设成果都得到了显著增强。而高校档案管理工作仍然存在服务对象局限、服务项目单一、管理手段守旧、人员思想滞后等问题，所以通过管理体系制度的创新才能从根源上解决这些管理工作问题。

（三）创新是档案管理工作实现持续化发展的根源动力

高校档案管理工作所有服务工作对应的内容都是为了为高校自身发展提供便利，以满足其项目运行、管理工作开展的实际需求。因此，在高校高度档案管理工作也应当处在自身发展角度出发，与高校发展战略保持同步，选择正确规划方向，以为档案信息资源的积累、组织评价、应用传递等工作流程的创新管理提供可持续化发展的根源动力。此外，档案管理工作的技术创新也更多体现在信息化背景下的知识管理工作管理流程的创新。即通过知识管理工作模式与信息化技术平台的充分融合，才能高度体现档案信息资源的内涵与价值，配套高校实际管理运作项目调用档案信息资源的个性化需求。

二、高校档案信息化管理模式的迫切需要

（一）传统档案管理面对诸多困境挑战

新时期下高校档案管理作业需要满足高校在各信息资源整合、开发运用、决策分析等方面的诉求，体现档案信息的知识价值与内涵。但当前档案管理工作历史表现先是经历了手工、纸质管理阶段，后是实现了其与计算机信息化融合的过渡阶段，使档案管理作业更具便利与先进特性，但随信息化、网络化技术手段的不断发展，面对海量涌现的电子文件也确实显得疲惫乏力，难以体现档案管理与学生之间的个性化需求。

（二）档案信息化知识管理与传统档案管理具备共性合作基础

基于有关文献的著文表明，事实上目前国内高校信息化建设工作也面临着较多困境难题。一方面主要问题源于实践方面，国内高校在该领域工作开展多停留在“四不像”的浅表层面上，实践经验基础较为浅薄，且执行管理手段不够彻底。但是，不得不说的是，信息化背景下的档案知识管理与传统档案管理的理念融合、嵌套已成为必然，使二者的共性合作基础大幅提升，具备前景广泛的合作空间。这是因为档案管理工作理念早已根植各行各业高校组织机构，虽然有些高校不予重视，但不得不承认其存在广泛的认可度，而这也恰好为档案信息化知识管理手段提供了切入的契机，高校档案信息化建设工作完全可以凭借档案管理的成熟理论与实践经验予以深入融合，使得高校档案管理工作中的大量文件能够得到持续的资源开发与有效整合，以保证高校档案信息资源的整合与集成，便于高校决策。

三、信息化背景下档案管理创新的基本途径

面对目前信息化产业技术的成熟发展与科技的普及运用，计算机档案信息资源的网络化管理也就显得十分普遍。不过，虽然相较过去档案工作的管理工作效率显著提升，管理成本大幅减少，但为发挥档案的信息化管理最大化优势，就应当在管理体系机制上实现充分创新。

（一）创新思想意识

随着国家综合国力的提升与时代的不断进步，创新俨然成为了高校重要研究课题。同时，创新也是推动整个社会时代发展的必然需求。因此，档案管理工作为了实现管理体系及运作管理手段的创新，就应当保持人员思想意识、观念、觉悟程度上的创新。首先，档案管理工作有关作业人员要认识到档案工作与过去的大幅变化表现。要知道传统意义上的档案管理更多是为思想政治工作而服务，具备一定局限性；而目前高校档案管理更多的已过渡到思政工作、教育科研等各个方面。这就需要档案管理作业人员需要在工作业务处理做好思想、观念、觉悟意识创新的准备工作。

其次，高校档案管理作业人员应能在例行日常工作中保持创新性思维。当然，创新性思维的养成并非是朝夕之间就能予以实现的。为此，这就需要档案工作人员具备较高的理论知识能力、充分理解能力、客观认知规律分析能力，需要在工作与平时生活中都能不断充实自身专业知识，以使得自身在熟练掌握工作模式的前提下实现思想与实践行为的同步创新。

（二）创新专业理论知识

高校档案管理工作在信息化背景下已经与过去大不相同。传统档案管理以纸质资源的建立、传递、调用等的规范化管理为主，现阶段档案管理工作门类丰富、复杂，需要提炼的信息资源更为丰富与多元。同时，在工作服务手段方面也并非向过去为思想政治工作而服务，而是朝着满足高校实际发展需求看齐，需要有关工作人员具备充分的专业理论知识基础。因此，这就需要档案工作人员能够了解信息化背景下的档案知识管理模式，能够对档案信息资源收集、甄选加工、组织评价、智能化管理等的知识管理手段予以掌握。

同时，再认知到创新专业理论知识，掌握档案管理工作信息化、知识管理手段的基础上，应能加强必要的档案管理协作，以强调高校档案管理团队文化的建立，为建立必要的健康工作环境提供质量基础保障。

（三）创新技术管理手段

高校档案管理工作的全面创新机制推行，必然脱离不开技术手段的充分支持。强调技术创新的目的不仅是在于履行科教兴国与可持续化发展战略。同时，针对于高校自身发展而言，也同样脱离不开技术手段的全面加持。档案管理工作并不是传统意义上的“纸质”管理时代，而是已经过渡到了信息化经济时代下的技术管理阶段，需要从档案纸质管理完全转化为信息化的档案资产，甚至信息文化资产的质量化管理转变。因此，在技术管理手段应用方面，一定要适时考虑自身发展的实际需求，制定严密的档案技术管理改革计划，在档案信息化资源的采集、开发、整合等方面能够保障完整性与时效性。此外，在不断掌握诸如档案知识管理、技术系统平台、管理手段等方面的创新机制以外，还要结合大量专业理论知识对其技术管理手段等进行验证。如此一来，一方面是为了不断提高档案管理全体作业人员的职业能力素养，另一方面也能使这些工作人员在技术管理手段改革创新中不断总结经验，实现理论知识水平与实践行为能力的同步提升。

（四）创新档案队伍的团队建设

高校档案管理工作的顺利进行，需要在档案管理团队中选拔必要的组织领导者或是创新档案管理工作的主要实施者。可以说，这些管理人员的职业素质水平高低决定了档案管理工作的质量管理成果。为此，首先要在团队建设时强调“以人为本”的人本主义与柔性管理思想，高度重视人才能力的大力培养与开发；要在加强档案工作部门有关员工基础培训的同时，还要结合不同人员的专业能力了解其全面的优势所在，以针团队中每个成员理论知识、业务能力进行拓展培训，使档案管理工作组建成一支理论知识夯实，业务实践处理能力强劲的工作团队。另外，要在工作团队中引入“优胜劣汰”工作管理机制，建立完成的激励奖惩管理体系制度，在充分调动档案工作人员主观能动性的同时，从根本上提高其自身档案管理工作的专业综合能力，为高校档案工作培养复合型、创新型人才提供充分人力资源建设保障。

结语：

事实上，档案管理工作对于当前企高校而言，更多的是在其各项活动过程予以记录与成果反映，不论是政治档案、技术档案、经济档案，还是行政档案等，都需要档案管理工作进行细化分类与优化管理。因此，这就需要档案工作人员具备必要的专业知识理论基础，能够在实践工作中不断积累经验与实现专业知识的沉淀，以此才能使得信息化背景之下的档案管理工作在保障档案原始性及信息价值的基础上做出同步创新，便于高校信息资产有关知识产权价值的充分保障与实现，为高校各项组织活动提供适时的参考决策与信息依据。

[责任编辑：唐旻　星]