试析优化医院档案管理质量的有效措施

宋家杰（临江市妇幼保健院，吉林省 134600）

试析优化医院档案管理质量的有效措施

宋家杰
（临江市妇幼保健院，吉林省 134600）

本文主要围绕当前医院档案的现状以及档案管理中容易出现的问题，为了规范和科学管理档案管理，由于当前人为的做法还不够完善，体系也不够健全，只有采取相应对策，不断创新服务意识，才能改变旧的档案管理模式，从而更加规范和科学的管理档案，更好地服务于医疗、教研等工作。

医院档案；管理；措施

伴随我国新医改方案的逐渐落实，政府日益深化新医改，新医改对医院管理工作提出了更高的要求和挑战。医院档案是医院的宝贵财富，加强对这一信息资源的管理，对医院现代化建设尤其重要。 医院档案是一种特殊的信息资源，是医院各项活动形成的历史记录，是医学科学研究的基础和宣传教育的主要资料。医院档案管理是整个医院管理的重要组成部分，加强档案规范化管理，就必须在调查医院档案管理的基础上，了解医院档案管理工作的现状和存在的问题，采取先关措施纠正以往的档案管理的弊端，才能更好地保证医院档案管理工作的完整性和连续性。

一、医院档案管理的意义

（一） 医院档案

是医院在建设和发展过程中从事的各项活动最可靠的原始记录，是最具有权威性和保存价值的的历史凭证，尤其是珍贵的历史性档案资料，一旦损毁、消失其原貌将无法复原再生，其损失无法估量。

（二）医院档案管理是医院领导进行决策的重要的依据

档案是一种能够再现历史真实面貌的原始文献，医院档案资料是一个值得挖掘的巨大的信息数据库，能够为各项工作的开展提供丰富、真实的历史凭证和参考的依据，它的好坏直接关系到其是否能够充分发挥自身的资源优势。档案管理得好，那么医生在查找病例时就能够更高效，领导在进行决策时就能够更准确，这对于深化医院改革、建设文明行业、提高医疗质量中发挥着重要作用。

（三）医院档案管理是进行宣传的生动素材，加强医院档案管理工作，是为医院实行现代化管理的一项重要内容

随着我国居民生活水平提高，对人们对身体健康更为关注，对医院的医疗环境更为重视。而在我国经济快速发展的过程中，医院也面临这巨大的竞争压力。这时，做好医院档案管理，实现医院档案管理信息化、标准化，不仅助于为医院宣传积累整理好素材，还能够扩大医院的知名度，吸引更多的患者。

二、医院档案管理工作的现状

（一）档案管理制度不健全

很多医院在管理医院的档案时没有形成统一科学的档案管理系统。档案管理工作涉及多个科室，但在实际工作中，各科室的档案材料分散管理，有的甚至随意放置，不能够有效保证档案材料的安全。各科室责任分工不够明确，工作不协调，制度的不健全造成档案收集效率不高，信息资料的完整性和连续性难以保证，从而影响到后继资料的查找及运用。这些问题的存在大大降低了医院档案信息的有效利用率。

（二）现代化管理水平差

当今社会科学技术飞速发展，计算机和网络技术也被大规模引进到医院的建设和管理工作中。但由于医疗建设耗资巨大，医院档案管理有无法实现直接的经济效益，因此一般医院更愿意在医疗服务上投入而削减档案管理的支出，导致档案管理的现代化步伐十分缓慢，极大地限制了档案管理技术的进步，使得管理设备陈旧。同时目前很多医院还是采用人工管理办法，没有充分利用计算机技术，很容易导致医疗设备档案资料收集不全甚至丢失，结果不但检索困难而且还造成人力和空间的浪费。

（三）对档案利用率低

病例档案室对医院工作的全面记录，对疾病能客观地反应出其诊治、转归的全过程，故对于医院有其特殊的意义。目前绝大多数医院忽略档案管理工作，收集整理保管档案后就很少再被利用，存在严重的重管轻用现象。档案管理人员对于送交来的资料过分的保密，导致某些可利用回顾的档案资料只有有限人员可以查阅，档案利用率低，造成档案资源的极大浪费。而且大多数医院只重视病例档案，而对于其他档案则相对忽视，导致难以开发档案信息资源。

（四）档案监管机制不完善

医院的资料档案管理发展意识较为落后，部分医院的档案管理仍处于各个临床科室分散管理的状态，管理内容和范围也有太大的随意性，也没有统一的监管机制。不利于发挥档案资源的整体优势。科技的不断发展和社会的进步，医院的档案管理范围扩大之后，它不仅仅包括传统的纸质档案，还包括各种电子数据档案。由于在进行档案管理工作时，没有明确的规章制度，有些医院甚至由非是专业人员兼任档案管理工作，缺少对档案管理工作具体情况检查考核评价措施，造成档案遗失、破损，丧失了档案应有的价值。

三、新形势下医院档案管理工作新思路

（一）整合资源，实行集中统一管理

医院应重视医院档案规划，制定完整的档案管理制度，实现医院档案集中、统一、规范的管理，促进档案建设与业务建设同步发展。医院在制定中长期规划中，应充分考虑档案管理的设计和建设，要根据医院发展规模和需要，不断增加投入，充分维护医院档案的客观、完整，使其在医院相关工作中发挥切实的作用和其自身重要的凭证价值。加强医院档案管理工作力度，使档案管理水平等综合实力与医院的业务发展相适应。

（二）建立专业化档案管理团队

现代化档案管理需要的是既熟悉档案业务又掌握现代知识的复合型人才，这就需要不断提高档案管理人员的素质，一方面不断提高资料档案管理人员的专业素质，为他们提高继续深造学习的机会，另一方面还要深入基层，调查了解不同管理人员对资料档案管理的信息需求和理解，同时，档案工作者应具备较高的思想政治素质和职业道德水准，充分意识到资料档案信息管理工作的重要性和必要性，彻底改变档案可有可无的错误思想认识，自觉参加管理工作的相关学习和实践活动。此外，在医院人才培养中应树立长远意识和法律意识，将档案人员培养纳入医院人才培养计划，重视对专、兼职档案员队伍的培养和培训，加强依法对医院的资料档案进行合理科学的管理。

（三）借助电子化档案管理平台，提供快速检索服务

近年来，随着医院办公自动化、信息化程度日益提高，人工检索方式已不能适应快速增长的档案服务与利用需求，医院档案管理信息化程度的高低，直接影响到档案资源开发利用的水平。因此，医院的资料档案管理工作也必须要引进现代化的信息管理。要从实际出发，建立的电子化档案管理平台，积极开发新的办公自动化软件，实现资源共享，提高档案管理效率，方便进行信息查阅和检索。档案管理人员也应不断提升自身的科学技术能力，积极构建平稳高效的信息平台，充分发挥电子化档案管理平台的优势，实现医院档案管理系统网络化。

（四）加强档案管理，提升医院形象

医院的每一份病案都是医学临床实践的经验总结，对开展医学科研、医学教学具有重要的作用。随着医学科学的发展、人们法律意识的增强和医疗保险制度的改革与建立，病案不仅在医学科研中起着重要的作用，在司法、保险中的作用也日益突现，病案的利用率越来越高，不仅本院医务人员使用病案资料增多，司法部门、保险公司、计生办、公费医疗办，甚至病人到病案室查找、复印病案资料的也日益增多。所以医院病案管理人员要以事业为重，热爱自己所从事的工作。病案管理人员要不断地培养自己胸怀博大，勤勤恳恳地做好工作，促进医学事业向前发展。热心服务，树好良好的形象。而医院是文明服务的窗口，作为窗口的窗口，病案管理人员要牢固树立全心全意为利用者服务的思想，对利用者以礼相待，满腔热情地为利用者提供服务，又快又准地发挥病历档案的科学作用和原始凭证作用，以实现病历档案的价值。

结束语

综上所述，医院档案可以说是医院的宝贵财富，在新形势下，医院档案管理尤为重要。医院应通过认真地调查研究，制定相应的改革措施，适应社会的要求逐步完善档案管理模式，实现档案的保管和综合开发。档案管理是一项长期工作，医院各级部门要严格把关，增加对医院档案管理工作的重视度，提高档案管理人员的专业素质，将档案管理工作与科室主任工作实绩考核奖惩挂钩，抓好归档材料的收集、整理，充分利用医院档案信息，促进档案管理的规范化。随着计算机信息技术的迅猛发展，电子化档案管理平台通过智能手机终端接入也会成为可能，档案信息管理在未来还将大有作为。

［1］高海燕.浅议医院档案管理的现状与对策［J］.引文版：社会科学，2015：265-265.

［2］陈小莉.探析新形势下医院档案管理信息化建设的创新思路［J］.办公室业务，2014.

［3］丁红.新形势下医院档案管理现代化问题及相应对策［J］.中国现代医生，2014（52）：116-118.

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