工程公司档案管理的信息化应用研究

张伊欣

（中冶南方工程技术有限公司 档案中心，湖北 武汉 430223）

0 引言

现如今是一个对于信息的沟通要求非常高的时期，可以通过计算机等先进的办公仪器对于电子文档进行迅速的传播和处理；能够分享电子文件，而且再也不用受到距离长短和时间多少的制约；而且计算的有着储存数量非常大的特点，所以说，可以凭借这些IT 技术手段把一个纸质档案管理局十几年、几十年或者是更长时间的馆内储藏文件都储存在电脑里面，所有的对象在随意的地区、随意的时间都可以对于这些储存的档案进行查询和阅读。能够对电子文档进行储存[1]，这些传播媒介都有着保存时间比较长、便捷传播、存储、读取，而且外面的环境对于这些电子文档[2]的制约较小，而且安全性、稳定性高。

本文以笔者所在的企业为蓝本，从档案管理及信息化建设角度来阐释工程公司档案管理信息化的应用。作为国内著名的拥有综合甲级资质的以设计为基础的工程公司，中冶南方工程技术有限公司（以下简称：中冶南方）的设计业务非常复杂，涵盖了多行业、多专业领域，使用的设计工具涉及二维、三维及有限元分析等多种，项目文件的数量及种类也十分庞大，对其过程及成果的管控也就成为当前一个十分重要的任务。

1 档案管理信息化在我国当前的状态分析

纵观国内当前各单位档案管理信息化的应用情况，主要存在的问题或现状情况有如下三点：

（1）没有对电子档案树立比较强的意识。在有些管理人士来看，现如今的电子存档比起以往的普通纸质存档，没有实在的感觉，他们觉得只要是传统的纸质档案还完好，它们的档案管理就不会出现差错，这就让管理人员对于信息技能的使用缺少主动性。另外，因为电子档案在管理的过程中比较复杂，在不是很长的时间内不能有好的效果呈现，而且还要有一定的专业知识来支撑，这就让档案管理人员对于电子档案的管理失去了信心，当然也就不主动承担电子档案的管理工作了，从而没有对电子档案树立比较强的意识。

（2）档案管理的准确化、流程化不够有待增强。基本工作的规范化、准确化是档案管理信息化的基本条件。因为有些以前留下的问题，档案馆工作有些不是很好的的基础，它们的档案纸质质量也非常的不好，特别是对档案目录的细化不是很高，让系统软件转移的可能性非常低，这对于档案管理也有着一定的限制。

（3）没有从互联网信息技能特征和进步上思考档案管理的技能准则、组织工作流程标准，光盘是基本上所有档案的资料，现如今的目录准则、档案规划、分类方式和有关规定对于它们的推动已经非常不适合。

档案管理计算机软件的信息管理技能不是特别强。现如今的档案管理中，信息原来的承载量的通用性不够。在档案机构中因为他们使用的计算机没有统一的型号，规模也是各种各样的，它们的档案软件一般都是为自己开通的，这就让这些计算机软件之间不兼容。所以说，这就是一点很大的缺陷。因为不能实现共同使用，在存档之后的读取只能在一台计算机上进行，这就导致了工作效率的大大减慢。

2 中冶南方档案信息化应用情况分析

2.1 应用情况分析

随着中冶南方信息化建设的步伐，公司的档案管理信息化也在稳步推进中，并取得了可喜的成果。

中冶南方的信息化建设自1989 年成立计算站开始到2015 年，在长达20 多年的漫长时期内，经历了“初始”、“扩展”、“控制”、“统一”、“数据”五个发展阶段。

早在1998 年，公司档案信息化的雏形就已经在慢慢的形成中，当时版本的图档系统的开发和推广，为未来这多年伴随着公司主营业务的发展及对档案管理提出的更高要求下，公司档案管理信息化不断的稳步深入。

在中冶南方不断深化企业信息化建设的过程中，档案管理水平及档案管理信息化水平也在不断提升，并持续在同行业中保持领先水平。多年来，中冶南方档案信息化结出阶段性硕果，对企业生产经营环境的部分结构化数据、工程中产生的离散文件、项目信息等均不同程度做到了较好的支撑，具体应用情况分析如表1 所示。

2.2 问题提出及建议

中冶南方主营业务以工程项目为主，项目文档是公司业务活动的真实历史记录，具有很高的经济价值和历史价值。公司已经投入应用的主要档案信息化应用系统，对档案管理水平的提升提供了较大的帮助，但大量的项目文件、设计图纸的存档问题存在关联度不够，分类不完善、收集不及时等问题的解决依旧不是非常充分。

档案管理及档案信息化建设及应用过程中，其通用问题分析主要有如下几点：

（1）文件收集难。项目过程文件散落在各类业务角色的电脑里，无完善的收集平台；过程文件无法实现有效的管理，成果文件的一致性难于控制。

（2）归档效率低。需要录入大量的归档信息，归档工作量大，版本控制难；手工建立规范的分类保存目录出错率高；保存版本非最终版，电子图和底图一致性较差。

（3）利用效率低。传统动态图纸检索信息少，效率低；需下载浏览图纸信息，不能在线高速浏览多张图纸，无法实现信息资源共享；人员变动等因素导致资源流失，难于建立企业资源库；电子文件和实物缺乏关联，需要进入数据库查找；对图档管理的标准和规范缺乏系统的定义；不能实现信息的快速的全文检索、查询和在线浏览编辑，使工作人员无法及时有效的获取到有效的信息。

（4）打印成本核算困难。人工统计，无打印成本统计管理系统。

（5）无法进行有效知识管理。没有形成统一的知识库，各种资源分散在不同的系统中；缺乏对图档的版本的控制以及文件的检入检出的全生命周期的管理；对隐性知识，例如沟通记录、会谈记录、经验总结等重视程度不够，忽略了重要的隐性知识这一重要资源；相关知识掌握在业务节点的设计人员手上，没有完全公开，知识获取的不易，造成知识扩散及知识共享的障碍；对知识缺乏系统性的分析和总结，未有效提炼、发现和分享。

表1 中冶南方档案信息化应用分析

（6）历史档案的电子存档比例低。中冶南方发展50 多年来，前期的纸质存档的工程图纸电子化存档工作未完全完成。

上述问题及现状，是在今后档案管理及档案信息化建设中，需要继续进一步完善及考虑的问题，通过优秀的信息系统及解决方案应用促进公司档案管理水平向知识管理层面有序迈进。在实现档案管理目标的同时，在安全许可范围内[3]提供更多的档案信息的利用，提高信息的应用效率。

3 档案管理信息化未来发展动态

现如今，办公自动化、无纸化作业等技术已然变成了大家生活、学习和工作中的主要方式，档案的处理方法也伴随着这些技术的普及发生了非常大的转变，这些转变主要表现在档案工作人员面临的是越来越多的以光盘为主要传播媒介的计算机阅读方式的方案。信息搜索人员所所用的信息内容检查搜索，可以是不一样的计算机阅读方式档案中的一类，而且要保证所提供信息的含量，就要求有一个求真求精的流程，这样才能让计算机阅读方式档案有着真实、价值和条理的性能，为使用者提供越来越完美的服务，伴随着互联网信息化的进步，档案管理现代化已经成为了现如今档案管理的必要动向。

档案管理的信息化是一个全面、长时间而且特别详细的工作，而且它要求档案管理人员全程参加到其中。它们的管理意识、管理形态、管理设施和档案管理人士的水平等等都对档案管理的信息化有着十分主要的作用。应从信息资源建设、基础设施建设、人才素质建设、管理体系建设、标准规范建设等五个方面系统性的规划档案信息化建设的工作。在互联网发展的如此之快的这个时代，档案管理进入电子信息管理[4]是这个时期所赋予我们的使用，它的推动也一定是所有档案管理工作的必然发展动向。

4 结束语

中冶南方档案信息化建设已经有了很好的开端，当前的信息化手段应用也基本符合了档案管理的要求，未来公司在档案管理信息化上将继续坚持规范数据、固化流程，逐步实现中冶南方档案管理集团化管控的目标，将中冶南方本部及其分子公司长期工程积累的宝贵文档及工程经验归好档，将有效数据充分利用，在保障信息安全的前提下，成为促进公司知识沉淀提升档案信息检索利用率，进而以增加公司竞争软实力的重要支撑。

[1]郭志敏.档案信息管理系统建设应注意的几个问题[J].山东档案，2003，19.

[2]游兰菊.电子文件对档案工作的影响及对策分析[J]．北京档案，2011，5.

[3]胡明华. 论档案数字化对档案保护的重要性[J].黑河学刊，2011，6.

[4]赵英. 信息化条件下的档案管理与服务创新[J].档案管理，2011，2.