医院档案管理与档案升级工作策略探析

2015-01-27赵莉娟

中国卫生产业 2015年24期

赵莉娟

临沧市人民医院，云南临沧 677000

医院的档案管理及升级对于医院的运行和发展至关重要，它指的是院方所有活动过程中积累起来的具体材料，其中包括人事档案、医疗技术、行政管理、财务收支、设备引进等各项复杂工作的记录。其运行和发展的状况直接影响着医院的规范化管理，对形成重要文献和研究资料具有重大价值。随着我国医院档案管理要求的不断提升，管理模式与升级速度也越来越受到上级的重视[1]。但就目前形势而言，许多医院甚至三甲级医院都存在许多档案管理升级不当的现象，使之无法适应新时代的发展需求。因此，提高医院整体的档案管理水平，适时进行改进升级，有利于院方管理工作的顺利展开，也有利于各部门工作的优化与完善。

1 医院档案管理工作现状

虽然医院对于档案管理和升级工作都给予高度重视，但管理的综合水平却参差不齐，有些地区更显得比较落后。这主要是由于档案管理工作的一些问题尚未妥善处理，将这些问题集中起来，不难发现，大致包括以下3个方面。

1.1 医院档案管理体系不健全

目前，我国档案管理体系是与其他信息分开管理的模式，医院档案通常归综合档案室管理，并对其进行必要的监督和检验。而信息科只负责院方书籍、设备和计算机的管理，二者并没有进行统一管理，而是独立行使各自职权，这种不协调的工作模式为医院档案的收集、整理和保管带来了较大难度，在一定程度上造成了人物力资源的浪费和消耗，严重制约着医院档案管理的水平和升级的进程[2]。此外，许多医院档案管理过程中，现代化管理手段的运用较少。档案收集基本上都是通过手工检索的方式，不仅效率低浪费时间，而且信息量小，对档案的收集和开发都造成了一定程度的阻碍。因此，积极探索医院档案管理的体系显得尤为重要，以彻底杜绝无人监管、没有考核、不受制约的情况发生。

1.2 档案管理人员业务素质不合格

近年来，医院档案管理的重视程度和事业规模不断提升，不仅管理内容日渐丰富，数量和载体也变得多样化、复杂化，因此对医院档案管理人员的专业素质提出了较高要求。在医院的人才建设和培养过程中，往往对医务水平和技术的重视程度较高，而对档案管理人员并没有提出严格的计划和要求，档案管理是一项较为枯燥的工作，许多工作人员认为在此岗位上并没有多大的发展前景和晋升机会，所以负责管理档案的通常都是一些实习生或者是临时工，在编的职员并不愿意留在这个岗位。从这些人员的专业技能、工作经验方面差别很大，由此可见，要提高档案管理效率，要从档案管理工作队伍抓起，并进行有针对性的培训[3]。就目前形势而言，大多数档案管理人员的业务仅停留在传统经验的阶段，无论在管理水平还是思想观念上都已被时代淘汰，缺少创新意识和进步动力。

1.3 档案没有充分发挥其应用价值的空间

医院档案能够真实地反映和记录各项信息，尤其在医院建设和学术进步方面发挥重大作用，需要编研工作人员向使用者提供多层次、全方面的信息。但事实上，档案管理工作往往形同虚设，很少会有人通过查阅档案来获取可靠信息资源，因此，档案未被进一步的开发和利用，许多有价值的宝贵资源被浪费了。

2 提高医院档案管理工作水平的具体策略

2.1 健全医院档案管理制度，实行规范化管理模式

第一，院方领导应起到表率作用，提高对档案管理与升级的重视程度，将其列入领导的工作议事日程中来，建议安排一位领导监理档案管理方面的业务，及时发现并解决问题。第二，不断提高综合档案室硬件设施建设，为其配备必要设备，如计算机、防磁柜、干燥机、密集架等，确保档案管理的有序进行。第三，健全档案管理模式，确保档案升级的规范化。要建立高质量管理模式，使升级质量显著提高，从而提高档案升级含金量。从档案收集到分类，从整理到排序，每一个细节都有严格把关，全面维护档案的完整与安全，以便其为医院的各部门进行全面服务。有些医院建立了云档案管理体系，其中包括人事休假管理、医疗流程系统、资产管理、考勤报表、处方单等内容，并用条形码代替了原来的档案号，既方便又快捷，对档案的整理、运用、鉴定和保管起到积极作用。同时，要对归档严格控制，若是不符合归档要求，坚决不予归档并及时整改，着重做好收集、检索和编研工作，以便所需之时提供完整的材料信息。还要在此基础上，检查归档文件有无破损缺页等情况，采用相关管理软件进行系统的录入、打印和案卷工作等[4]。此外，档案管理要以系统化发展为平台，创新档案管理工作模式。档案的真实性直接影响了医院的声誉和形象，档案的内容关系到其利用的价值和效果，因此，医院需要投入财力和物力重新审视档案管理模式，以系统化为目标，设立专门的机构，为其配备由专职及兼职人员组成的档案队伍，从根本上克服档案分散管理的弊端，使各项信息在档案中得到有效覆盖。

2.2 加强档案管理人员的素质建设

档案管理人员的素质对工作效率和医务事业的发展都起着决定性作用。随着我国对信息关注度的显著提升，档案作为信息的载体，其重要地位更加突出。因此，管理人员要积极转变工作思想和角色的定位，使医院档案充分发挥其应有的价值。首先，档案管理者要具备良好的职业道德，其工作性质属于服务性，要求工作人员无私奉献，可能因各种因素的制约并不能受到很多人的重视和关注，因此，工作人员要有较强的服务意识，淡泊名利，恪守职责。档案管理又起到连接资料和使用者的纽带作用，这就需要工作人员具有高度的责任感和使命感，全身心的投入到医院档案管理工作中来。院方要积极展开对档案管理人员的思想政治培训，使其爱岗敬业，遵纪守法，也可以定期展开档案管理学术交流活动，让广大员工意识到档案管理的重要性并进一步了解其发展趋势。其次，档案管理人员要具备创新精神。只有从传统的管理模式中解放出来，才能突破对原有规则和思维的局限，使医院自身在发展中获得更多的竞争力。新的形势要求档案管理者全面掌握档案管理的综合技能，不仅要将自己培养成一专多能的复合型人才，还要时常更新自己的知识库，达到知识与环境的动态适应。作为医务建设的辅助部门，档案管理人员也要时刻树立信息创造价值的思想观念，凭借自身的经验和专业储备指导实践工作，从而应对新问题，抓住新机遇。在专业技能的培养中，要针对档案的收集、整理、数据编辑等进行严格把关，并深入拓展相关的知识领域，如自然科学和社会科学，使其在档案检索和统计方面进展的游刃有余。院方加强现有职工的在职教育和培训十分必要，值得注意的是，培训要有针对性和高效性，根据他们的资历和经验，为其提供便捷化的再教育工作。

3 提高医院档案升级工作的具体策略

在长期的学习和宣传过程中，医院领导和员工能够清晰了解档案管理工作的重要性，也能认清档案管理与自身发展的密切关系，这对档案升级工作起到了良好的推动作用，也为今后可持续开展升级工作奠定了基础。下面，就以下3点为提高医院档案升级工作提出建议。

3.1 医院档案升级要有求真务实精神

档案升级不能只顾眼前利益和短期利益，忽视升级质量，从而影响升级效果。在此过程中应稳扎稳打，夯实每一个脚步，踏实完成每一步工作。这要求工作人员要有较高的职业道德和专业素质，保障各类档案的科学整理和升级，从而更好地服务于整体工作。此外，严谨的工作态度也是必不可少的。要想整体提高档案质量，就务必严把归档关口，确保各类档案科学整理和安全保管。

3.2 医院档案升级要有正确方法

医院档案升级要本着“各负其责，分工合作”的原则，根据个人专业领域的不同把各类档案材料的日常管理仔细划分，将责任具体落实到每一位工作人员身上，实行责任制。档案工作务必量化到日常工作的细则中，确保质量和效率。同时，要注重制度在具体工作中的落实情况，使档案工作有章可循，有法可依。为了提高档案升级的自觉性，院方可将其归入职能科室目标考核系统，定期检查升级目标的完成情况，与每月的绩效挂钩，可以从根本上提高档案的归档率、完整率和准确率。此外，医院要加大资金投入力度，保障数据化档案存储所需的硬件设施的完善和质量，可以通过科研立项的方式，不断提升工作人员自身的信息素养。还有的医院建立了档案人事管理平台，其中包括人事流程体系、资产管理体系、考勤体系等，这对提升档案管理和升级的质量和效率具有划时代的意义。

3.3 医院档案升级要加快现代化建设步伐

首先，档案工作者要熟练掌握计算机应用基本技能。随着信息化时代的到来，档案管理的现代化趋势已势不可挡，因此，引进先进的设备辅助档案升级势在必行。这要求工作人员与时俱进，对计算机的软件应用、基本操作技能熟练掌握，以便顺利进行档案检索、分类、编号和统计工作等，做到升级工作的准确、快捷、便利。还要掌握数据分析技能，能够及时提供他人所需的档案信息，实现档案与医院管理的良性互动。其次，要加强医院档案的信息化管理。为了适应时代的发展需求，各大医院纷纷开启了档案数字化升级工作，将综合档案室藏有的档案按条目输入计算机系统，便于原文检索，这一方法也成为现今医院管理信息化的有力支撑。

4 档案管理和升级工作在医院中的重要意义

作为一种重要的信息资源，医院档案是各种文字、图表及其材料的载体和历史记录，它不仅关系到与医疗相关的科研、诊治、实践等记录，还涉及学术研究和技术进步，对推动医疗卫生事业的发展具有重要参考价值。但我国目前多数医院都沿用传统管理模式，其工作思路、体系、模式较为落后，已影响到整体工作的开展。由此可见，医院档案管理升级工作也要与时俱进，用全新的观念和思想完善本职工作。只有这样，才能促进医疗事业的顺利发展。下面，就以下几点探讨档案管理和升级工作在医院中重要意义。

4.1 有利于保护珍贵的档案原件

采用合理的档案管理模式，能够将档案材料信息化处理，不仅能有效保护档案原件，还能防止因过多借用、使用造成的原件损坏，大大降低了材料丢失和破坏的风险。同时，信息化的管理模式改善了工作条件，系统的升级也能及时提高工作效率。

4.2 有利于提高医院工作效率

采用电子归档的档案管理模式，能够为使用者提供快捷便利的信息材料检索服务，适用于各个部门和医疗室的浏览使用，使材料更加直观的呈现，从而大大提高工作效率。此外，还能节省大量的存储空间，在保证档案备份的同时，做到有备无患。

4.3 有利于为科研和治疗提供参考价值

作为医院信息资源的载体，档案具有多种形式，包括纸质档案、实物档案和电子档案，都是当今档案存储的媒介。由于医院的工作性质比较特殊，直接关系到人民的生命安全和健康，因此那些与医疗相关的科研与实践在医院发展中显得尤为重要。涉及人事调动、医疗实践和基础建设的档案与医院发展息息相关，这些都是医院学术和技术进步的重要经验，对推动医疗事业的发展起到一定的推动作用。