适应新医改形势下的医院档案管理改进方案探讨

2015-01-27王志超

中国卫生产业 2015年25期

王志超

山东省菏泽市第三人民医院医保办，山东菏泽 274000

近年来新医改针对医疗卫生体制所存在的问题提出了相应的改革意见。改革的根本目的在于解决群众在接受医疗过程中所遇到的普遍问题，从眼前入手，努力解决群众“看病难”的问题，并希望医改的长期实行最终能够为群众提供安全、有效、方便、价廉的医疗卫生服务[1]。为人民群众服务责任重大，责任驱使，医疗机构需要从多种方面入手，发现并解决医院存在的及潜在的管理隐患。

作为医疗水平发展过程及医疗过程的记录载体，回顾总结医疗过程提高医疗水平的宝贵财富，医院档案管理制度改进方法的制定与实施是对医学科学的负责，使医疗水平在总结与思考中提高，更是对患者的负责[2]。面对基础的档案管理工作几乎被忽略的现状，从管理制度、管理团队、惩罚标准、管理方法的改革等方面入手，将现有的物质、人力资源充分利用，融入电子管理系统、新的医疗理念等因素，对医院档案管理制度的改进进行了探讨。新元素的融入，新路径的探索为档案管理的严谨性、完整性及系统性的提高提供了条件。

1 医院档案管理现状存在的分析

1.1 意识薄弱，态度不积极

不能够准确定位医院档案管理工作的意义，给予的重视程度不足是目前档案管理工作停滞不前的主要原因[3]。究其原因，医院档案管理工作与医院的治疗工作不同，前者不能够为医院带来直接的利益、名誉等，更多的是在幕后充当着促进医院医疗水平的发展、记录医院日常情况的工具。相对于将更多的注意力放到长期才能见效的档案管理的发展中，将物质及资源直接应用到临床技能的培训与应用中似乎能得到更多人的呼应。

1.2 懈怠管理，制度不完整

由于对医院档案管理的重视程度普遍较低，医院不能够定期修正管理制度，甚至没有一个完整的管理制度。不完善的制度为日常的档案管理工作带来了多方面的阻碍，如材料收集不完全，档案整理不及时，经验总结不出来，心得、意见无法交流等。对医疗工作的定期总结，医疗水平的阶段性提高造成了影响。出现信息收集率和利用度降低的现象，使档案管理的意义不能够充分发挥，浪费了信息资源[4]。长期的管理与整理过程脱节，使工作重点与时代的发展也逐渐脱节，得不到更新的医疗观念与群众需求之间的差距也将逐渐拉大，由此带来的结果将与新医改意见背道而驰。

1.3 管理人员素质各异，专业度不高

管理人员工作能力的强弱不等，素质高低不一也与对档案管理的认识不足密切相关。多数人员为非专业人员，专业人员的工作积极性会受到一定影响，身兼数职的非专职人员的工作效率也将受到影响[5]。这样的人员结构应用于档案管理中实在是难以保证高效率的工作。人员对档案管理相关法规的不熟悉、对档案管理根本职责的未透彻理解，使档案管理工作难以保证其合理性甚至合法性。

1.4 设备不良，管理模式落后

由于管理团队专业性的缺乏，一些管理人员由于工作任务重而不能够将足够的精力集中到档案管理工作中导致，档案管理模式难以得到突破。常规的档案保存受到时间和空间的限制，为档案的查找和存放工作带来了困难。因存放空间不足而不能够继续存放的资料，其所包含的信息财富也将永久地被移除。定期整理时，由于过多的档案量，对人力资源的要求也极高，且存在一定的失误发生率。不能够将进步的科学技术应用于档案的管理中也是需要给予关注的问题之一。

2 针对问题做出的改进措施

2.1 努力完善管理制度，强化管理模式

改善医院档案的管理，首先需要对新医改的中心思想进行学习和了解。将档案管理制度的制定原则与新医改的指导思想、基本原则和总体目标保持同步。发扬以人为本的原则，将人民的利益放在第一位，结合我国国情及医疗行业行情，努力发展中国特色的医疗卫生体制[6]。综合新医改的要求，档案管理制度的改革也应以发现问题，探讨方案，解决问题的步骤给予全程的计划。首先组成具有足够专业性的档案管理团队，各团队人员在工作中各司其职，分配的工作任务应涵盖档案管理工作中的方方面面。工作内容则通过讨论得到总结，从档案收集到分类、储存、整理到学习总结，制定一个流程作为规范。任何事情的成功都需要一个目标，驱使人们向着这个目标而努力。可以为整体制定工作目标，如成功维修医疗仪器的概率，也可以依据各人工作能力的差异，为每个人制定不同的工作目标。将档案管理的主动权掌握回档案管理小组的手中，而不是各个流程的负责部门都分隔开。用统一的规范，统一的管理原则，促进档案管理工作向规范的方向发展，提高档案管理工作进行的效率。

2.2 加强管理人员培训，提高管理专业性

想要拥有一个高工作效率的工作团队，就要保证这个团队的专业性。故对档案管理小组人员进行专业培训是档案管理改进道路上不可或缺的一部分。组织小组人员学习有关档案管理的基本规章制度，一定阶段的学习后可以通过阶段性的考核来检验受试者是否具备成为专业档案管理人员的资格。严格的学习与考核制度，使医院档案管理小组成员的整体专业水平提高，有利于团队内部的协调与合作。团队的默契配合能够不断产生新颖的想法，从本质工作效率的提高到后续影响到医院整体医疗水平的提高、医院的医疗环境建设及医疗特色的发挥均能够起到积极的作用。

2.3 设定奖惩制度，调动工作积极性

除了完善的管理制度和高效的工作团队，高涨的工作积极性在工作的顺利进行中必不可少。根据个人目标的到达与否，团队目标的达到与否给予适当的奖励和惩罚，能够调动团队工作的积极性，对团队的协作能力培养也能够起到积极的作用。团队意识的增强有利于信息的流通，有助于每位成员对工作现状的了解。

2.4 加强档案规范性，将现代因素融入档案管理

制定统一的书写格式，并严格进行检查，如有不符合要求的必须改正。这对档案的纳入和查找能否高效进行起着关键性的作用，是对患者的负责也是对医院的负责。此外，现代科技迅速发展，电子档案也逐渐融入到了医疗卫生行业的日常工作当中[7]。在电子档案的使用过程中，需要通过系统安全保障保证系统的保密性，不得使资料落入滥用之人手中。定期进行备份也是需要注意的工作，电子档案在应用方面的简便性、多样性使档案的整理工作轻松了不少。但需注意纳入时的准确性并随时关注软件的更新情况，做到真正的与时俱进。

2.5 提高档案的利用率

档案整理的最终目的在于发挥其信息中所包含的内容。故在整理档案的过程中，工作人员需要尽可能以便于利用的原则对档案进行分类整理[8]。定期的档案汇总，按照科室或研究领域进行简单的汇总，将最新发现的具有实用价值的内容呈现给一线医疗工作人员，为使用者提供更多的信息。另外要善于从整理结果中发现问题，并解决问题。