试论电子档案管理在高校档案管理中的应用

摘要：信息技术目前已在多个行业得到应用，电子档案的产生为高校档案管理工作带来极大飞跃。本文通过对电子档案含义、特点以及使用途径进行分析，结合其应用现状提出相应对策。

关键词：电子档案  高校档案管理  电子档案应用

校园信息化建设的快速发展使高校档案管理也随之进入信息化管理模式，这为高校档案管理带来极大便利，大幅度提高了档案管理的效率。然而，这既是机遇，也是挑战，电子档案管理模式的运用在享受成果的同时也面临着许多问题。

1 电子档案的含义与特点

随着信息技术的广泛普及，电子档案应运而生。所谓电子档案，是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。

电子档案主要包括电子文件、电子信息、电子报表和电子图纸等，其具有区别于纸质档案的特点：实时共享性，电子档案摆脱了时间和距离的限制，能够随时随地进行共享;需借助计算机进行阅览与利用;传递速度较快;电子档案具有小体积、大容量和易保存携带特点。

2 电子档案使用的途径

电子档案比纸质档案快捷方便，并且其查准率与查全率也是传统纸质档案所无法相提并论的。但是，电子档案的利用必须建立在信息技术基础上，通过进行管理软件操作才能够充分展示其优越性。目前对电子档案的利用途径大致分为以下三大类。

2.1 对电子档案的直接利用。直接利用指通过利用档案检索部门的计算机与网络授权来实现直接查询档案的功能，这能使多位用户同时调取同一份档案。

2.2 提供复制。可复制是电子档案使用的第一途径，其目的是向使用者提供档案的原始状态，以确保其权威性。提供复制过程中，档案部门需要将电子文件转换为通用标准的文档存储格式，使用者可以通过软件及硬件平台进行显示。

2.3 通信传输。所谓通信传输，即用网络传输电子档案，在不同的馆际之间，可以实现档案资源互相交流，以及向相对固定的查档单位提供档案资料，可以通过点对点转换数字通信或互联网络来实现。能够快捷有效地解决用户因地域性限制而无法及时到达档案所在地问题，因此通信传输是目前电子档案使用的重要方式之一。

3 电子档案在使用过程中的缺点与优势分析

近年来，我国高等教育迅猛发展，高校数量与学生规模均大幅上升，教职员工的人数也随之呈现出稳定持续增长态势。高校每年都要对档案进行变动、更新与维护，高校档案管理工作挑战很大。高校档案不仅记录了学校的教育历史，还是对全校师生员工德、能、勤、绩及学校教育教学活动进行了真实记录，具有重要价值。

3.1 电子档案在使用过程中的缺点分析。虽然电子档案的出现为高校档案工作带来很大便利，但任何事物都具有两面性，承载电子档案所使用的磁盘、光盘等均是高科技产品，对保管环境要求很高，温度、湿度及强磁场等都会不同程度的影响到这些载体，电子档案是否能够可靠保存是一个重要问题。就目前使用情况来看，电子档案的缺点如下：

第一，初期投资费用增加。由于传统纸质档案管理通常由人工即可完成，而电子档案则必须依靠计算机技术来完成，因此前期必须配备计算机及外围输入输出设备、计算机网络等，并且需要对档案管理者进行计算机培训，这就使得费用大大高于传统档案管理工作。此外，光盘、硬盘等电子文件载体的物理寿命相对较短，所以要在技术上及时对载体进行保护以免电子档案文件无法访问，这又需要投入一部分人力与财力。

第二，对电子档案草稿与定稿无法进行分类。档案的本质属性即为原始记录性，而在办公自动化系统中，对电子文件的起草、修改到印发都在计算机上进行，它便于修改与覆盖的特性使最能体现档案原始记录性的内容与形式特征难以保存，因此电子档案管理中没有正本与副本之分。

第三，安全性较差。计算机与网络技术的开放性使一些病毒或“黑客”有机会对电子文件的真实性与完整性造成威胁;由于电子档案具有小体积、大容量的特点，一旦失窃，后果不堪设想;电子档案没有字迹特征，若被恶意修改也很难查出。

第四，长久保存难度较大。电子档案载体的特殊性使其对环境有着较高的要求，其保存环境必须严格控制湿度、温度、洁净度及磁场等影响因素。因此，高校档案部门若采用电子档案管理时，就必须考虑到这些因素，以防出现电子档案损坏、丢失等无法挽回的情况发生。

3.2 电子档案在使用过程中的优势分析。由于高校的档案管理涉及到人事管理、学生注册、教学、科研和财务结算等多方面档案材料，通过传统方法来建立与管理档案的工作强度较大且操作过程十分复杂繁琐，电子档案则克服了这些不便，在工作中呈现出优势。

首先，一定程度上减轻了档案工作人员的劳动强度，尤其是在进行档案查找环节中，通过搜索文件分类号就可以找出所需文件及附件，不仅节约了时间，也极大的降低了档案管理人员的劳动强度。

其次，具有高效快捷的归档速度。通过网络传输技术能够实时进行电子档案资源共享，且正确度较高;电子文件是由各种媒体信息集成的，具有图文声像等直观效果。

再次，促使档案管理人员的综合素质得到了提升。电子档案在推行过程中不仅提升了档案管理工作人员的计算机水平，还要求这些人员必须拥有较广博的知识，并通过不断的知识更新才能适应整个专业要求。高校的档案管理人员要谨记档案工作对高校的服务性与辅助性，通过不断提升自我专业能力以达到提升高校档案工作整体水平的最终目的。

4 加强电子档案管理的意义

加强电子档案管理不仅促使高校管理者与档案管理者从传统管理理念转向现代化管理理念，还从真正意义上加速了档案管理工作的发展。

4.1 能够满足使用者多样化的需求。越来越多的使用者随着社会进步而对档案提出更多的使用要求，原始的纸质文字资料已无法满足其快节奏生活，并且对原始视频图像等影音资料需求是传统档案模式所无法满足的。而电子档案则能够通过视频、图片来进行再现，这种多样性的信息保存方式逐渐发展为解决使用者多样化需求的主要解决方案。档案工作的服务对象需求会随着社会发展与科学进步而发生变化，只有加强电子档案管理，才能随着动态需求及时更新并有效提出解决方案。endprint

4.2 加强电子档案管理能够节约人力与物力。由于档案工作具有一定的特殊性，采用传统的档案管理方式不仅需要耗费大量的人财物力，还可能存在损坏风险。然而，计算机及其网络不仅为归档提供了快捷的管理手段，还提供了信息利用的快速途径，减轻管理者劳动强度的同时还将归档质量和检索速度大幅度提高了。电子档案管理工作中将按“卷”立卷归档优化为按“件”进行整理归档，使档案管理工作效率得到了飞跃提高。

4.3 加强电子档案管理能有效提高服务质量。档案管理的目的是为使用者提供便捷高效的服务，电子档案将实物资料进行信息化，使海量原始档案能够通过计算机存储介质进行集中并利用互联网来进行传播，这就十分便于用户对信息的迅速筛选与查阅。通过加强电子档案管理能够为用户提供高品质的服务，通过拓宽知识面、及时沟通并学习新技术来增长电子档案管理技能，进而使档案管理工作能够将其社会效益和经济效益发挥到极致。

5 加强电子档案管理与应用的对策

加强电子档案利用管理与应用具有重要意义，因此，需要从多角度开展、多方面配合电子档案管理工作。

5.1 通过建立档案利用制度来整合各类档案资源。建立档案利用审批制度，通过对使用者调用档案进行约束来保证其安全性，档案管理部门可利用网络技术对档案进行及时的收集管理，以保证电子档案能够及时更新。在进行电子档案应用的同时也可以兼用传统纸质档案来进行互补，即“双套制”，通过档案资源整合来创新档案管理模式，推动实现电子档案管理工作的发展。

5.2 规范档案储存与利用的方式，以避免无法恢复性损失。通过加强电子档案的存储设备和网络安全性来保障档案文件的安全。电子档案硬件设施要做到专机专用并定时进行管理与维护，对软硬件要及时进行更新升级，以保证存储设备的状态良好。同时还要定期更新备份所存档的电子文件，以防意外丢失情况发生。定期对电子档案文件的使用密码进行更改，防止被非法访问与随意删改等情况的发生。总之要不断改进现代化管理手段，以提升电子档案的安全。

5.3 进行高校档案管理人员职业培训，加强其安全意识。定期进行必要的职业培训，使档案管理人员真正从思想上认识到此工作的重要性，提高其职业责任心的同时还应从技术上不断更新，以保证档案管理工作的安全性，使档案资料能够安全可靠，并最大程度上做好服务工作。

参考文献：

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[2]王耀丽.试析电子档案管理[J].河北水利，2005（04）.

[3]刘娟.高职院校档案管理工作中电子档案的应用[J].文学教育（中），2013（05）.

作者简介：白敏（1982-），女，陕西宝鸡人，档案系列助理馆员，研究方向：档案管理。endprint