浅谈教育设备政府采购的信息化平台设计

蒋雁丹

摘要：为满足新形势下教育设备政府采购信息化建设的需要，实现政府采购信息的有效管理和与财政采购管理平台的无缝衔接，设计一个符合教育设备采购业务需求的信息化平台，就变得越来越重要。本文重点介绍了以杭州市教育技术中心采购办公平台建设为例的六大亮点设计，并对信息化平台的应用提出展望。

关键词：教育设备  政府采购  信息化

随着教育设备政府采购规模和范围的不断扩大，教育设备政府采购工作日益向深度和广度推进，传统的采购业务方式已然跟不上教育设备政府采购发展的步伐，因此信息化平台的建设无疑成为了助推教育设备政府采购发展的必然方向。信息化平台的进驻不仅能使教育设备政府采购工作更加公开、透明，方便教育设备采购当事人实施采购活动，而且能够大幅提高采购效率，规范采购行为。

1 供应商管理——一次注册，下载全年标书

在传统的采购业务方式中，供应商参加每一个教育设备的政府采购项目，都必须携带招标公告要求的相关材料现场报名并领取招标文件。从工作量的角度，按平均每年有300余家供应商，平均每家供应商参加2个项目计算，所有供应商前来办理报名业务的次数就达600余次，相应的，中心每年处理报名业务的次数也达600余次，这项事务性的工作占用了双方大量的时间和精力。从信息管理的角度，供应商信息的冗余量大，信息呈发散状，管理较为困难。信息化平台上线后，供应商只需在每年年初携带注册要求的相关材料现场注册登记一次，凭注册时绑定的手机号码就可以获取下载招标文件的验证码，轻松实现本年度所有招标文件的远程下载。针对每个招标项目，信息化平台都将记录供应商的下载操作，作为供应商参加本项目投标的报名依据，从而省略了参加每个招标项目必须现场报名领取招标文件的环节。采购工作人员也只需登录信息化平台就可以对供应商的信息进行集中管理，轻松实现信息检索，准入控制等操作。

2 技术方案审核制——一项创新，把关技术方案

传统采购业务方式的转变，势必推动内部业务操作制度的创新。针对教育设备政府采购项目的技术方案网上审核工作，中心专门成立了技术方案审核小组，小组成员均由中心教育设备相关领域的技术骨干组成，承担相关领域的技术方案审核工作，组长由中心分管教育设备政府采购的主任担任。技术方案审核制分为三个阶段，分别是项目负责人初审、技术方案审核小组审核、技术方案审核小组组长终审。在整个方案的技术审核过程中，采购人与技术方案审核人员之间往往需要经过多次沟通与交流，最终确认适合采购用的技术方案。而每一次沟通与交流都是以WORD在线编辑、保留修改痕迹、批注、留言的方式进行，同时启用版本机制，一个来回确认为一个版本，所有修改版本可追溯，整个技术方案审核的业务交互信息都在信息化平台中完整的记录并保存下来，当发生数据修改和业务操作责任不明晰时，可以提供有效的依据。

3 用户代表库——一支队伍，远离灰色地带

《浙江省政府采购评审专家管理办法》规定，“采购单位可以派代表参加评审小组”，因此采购单位往往都会选派代表参与自身项目的评审工作。然而在评标的过程中我们发现，由于采购人代表立场的特殊性，有时会给出一些具有倾向性的建议，引导了其他评委的评审工作，这样的做法不但影响了评审过程的公平性、公正性，也使其自身走入了廉政意识的灰色地带中。为了避免采购人代表可能出现类似问题，也为了能有效利用教育系统中的专业人才资源，中心特别申请成立了用户代表库，广纳杭州市教育系统中信息技术、网络、电教、实验等方面的业务骨干加入其中。每个项目评标前，以系统随机抽取方式产生一名非采购人代表，这名随机产生的非采购人代表将代替采购人代表来行使原有的用户代表权利。新的用户代表将同时兼顾评委和采购人的工作，公平公正地对项目质量进行严格审查。这样一支队伍的成立，有效保障了采购人的合法权益，进一步规范了政府采购行为，抑制腐败现象的发生，使评审过程更具公平、公正性，也让采购人代表从灰色地带中解脱出来。

4 电子辅助评标——一套系统，维护评标秩序

《中华人民共和国招标投标法》规定，“评标由招标人依法组建的评标委员会负责”，赋予了评标委员会较大的权力，由于评委的业务水平不尽相同，如果对评标过程没有有效的约束，就有可能出现“人情标”。因此，为了增强评标的科学性和公正性，打造一个更加公平、公正的评标环境，对整个评标委员会评审环节实施电子辅助评标。充分利用计算机的数据处理能力，辅助评委更加充分地发挥专业水平，进行公正的评审。评标系统使用独立内网登录方式，每次评标开始之前，系统会为每位评委分配随机产生的登陆密码，增加评标系统使用的安全性。在评分过程中，系统会对评标委员会输入的分值进行即时的比对和纠错，当输入的分值不符合要求时，系统会出现提示，评委可以及时发现并进行更正。评委提交评分后，系统可以对评标委员会的评分情况进行智能分析比对，当某一评标专家对某一供应商的打分存在明显倾向性，并且有可能逆转多数评委给出的评标结果时，系统会发出预警，提醒项目负责人予以关注。系统还可以根据设定的评分标准，对各供应商的投标报价自动进行价格分计算，这项分值在评标委员会评审均为不可见，直到评标委员会提交评分后，自动计入各供应商的投标总分中。使评标委员会可以不受价格分的影响，对供应商的投标做出公正的评审。电子辅助评标系统的使用解决了传统评标模式中难以克服的弊病，特别是由于人为干预评标工作的消极因素，从而有效地提高了评标工作的公平性、公正性、科学性。

5 合同在線备案——一种机制，投保阳光采购

《中华人民共和国政府采购法》规定，“采购人与中标、成交供应商应当在中标、成交通知书发出之日起三十日内，按照采购文件确定的事项签订政府采购合同”，“政府采购项目的采购合同自签订之日起七个工作日内，采购人应当将合同副本报同级政府采购监督管理部门和有关部门备案”。但在实际工作中，往往会出现“项目实施先行，合同签订滞后，合同监管鞭长莫及”的现象，这样的现象容易给不诚信的供应商带来可乘之机，也容易成为滋生腐败现象的温床。为了抑制此类现象的发生，合同采用在线备案的方式，供应商按统一格式上传合同初稿并提交采购人确认，采购人如对采购合同内容存在异议，可以提出修改意见并退回至供应商，采购人如对采购合同无异议，可以将合同提交至对应的项目负责人处进行审核。项目负责人将以法律法规和招投标文件为依据，对合同内容进行审核，审核通过的合同予以备案，审核不通过的合同将退回至供应商处进行修改。从合同签订工作的发起到合同备案工作的完成，整个过程的时间信息及协商修改信息都被清晰地记录了下来，明确合同签订的责任，对采购人和供应商的履约行为起到有效的约束作用。

6 短信提醒业务——一条短信，诠释人性设计

在传统的采购业务方式中，经常会出现采购人、供应商、中心工作人员之间由于没有在规定时间内取得联系，而影响了采购工作的时效性。信息化平台上线后设立了短信提醒业务，在三方参与采购的过程中，对各方待办工作进行短信提醒，以确保采购工作的顺利进行。短信提醒业务在采购过程中的有效介入，避免了采购人、供应商、中心工作人员之间在工作业务的对接上出现延时，影响采购效率。

随着信息化平台建设二期项目的推进，信息化平台的功能得到进一步完善与提升，采购当事人使用信息化平台的积极性越来越高，完全由最初的“要我用”到现在“我要用”的转变。虽然目前信息化平台运行稳定，功能较丰富，但在当前信息化技术不断发展以及采购工作要求不断变化的形式下，如何最大化地提升信息化平台的运用效果，还有待进一步努力。

①信息化平台与政府采购监管部门的无缝衔接。全面实现与政府采购监管部门的信息互通，零障碍的数据交互，最终拥有一个信息共享的平台。②信息化平台与移动互联网的对接。支持各类终端体验，尤其是能支持各类移动终端，可以根据不同的采购角色定制不同的推送信息，可支持移动办公，方便使用。③解决技术方案审核量与技术方案审核小组成员数量之间不匹配的问题。应逐步扩增技术审核小组成员数量，邀请教育系统中的优秀技术人才加入技术方案审核小组，为技术方案的审核提供强有力的技术支持。④安全性问题。加强对信息化平台的安全管理与监控，从法律、管理和专业技术的角度为信息化平台提供更多的保障，促进更多的可能性，比如数字签名、CA认证等技术的应用，把好网络安全认证关。⑤采购人员的知识和技能仍需提高。进一步提升信息化环境中采购人员的执业水平，加强采购人员在信息技术知识、政府采购业务知识及新政策法规等方面的培训。

参考文献：

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