高校治理现代化背景下教务档案管理的“新常态”

文/郑丁晗

高校治理的现代化提升一方面需要优秀的人才的选拨录用，另外一方面是随着外界环境的变化，形成良好的治理系统。教务档案管理的是一个被许多学者论述过的问题，多数都是三个角度来进行研究。首先是从教务档案管理的模式以及优化管理方法，其次是从教务管理在特定的情景状态下进行问题对策的思考，最后大部分是从教务管理本身的流程和内容的优化方面进行创新探索。它们共同之处在于忽视了站在整体的高校治理现代化背景下来进行教务档案管理的“新常态”。从2002 年《福建省档案条例》的颁布实施到2015 年《福建省国家档案馆管理办法》的公布从某种意义上来说是历史的进步，也是实践发展的需要。

一、问题的提出:教务档案管理内容多样化带来大数据

教务档案管理工作源于人类高校发展的教学实践。文字的出现，促使人类突破愚昧，实现文明的进化。伴随着学校的发展，各类档案的增多，逐渐细分出来了教务档案管理，区别于其他的各类档案。

教务档案管理的主要工作内容有:第一，档案的收集、整理、鉴定、保管、检索和编撰等基础性工作。主要是针对批量比较大的，进行实体的管理，对档案的基础业务工作进行处理和相关的归类整理工作。第二，档案的传递和借阅等工作。传递和借阅相关等工作实现信息的共享。第三，档案的电子化检索和编撰工作。这是相比较传统业务工作而来的一项新型的业务。但是要求也比较高，需要熟悉计算机的操作，要求档案系统化进行管理。建立充足的数据库，种类齐全，编撰合理。第四，就是信息化的档案建设工作。高校教务档案管理工作主要有:学期档案管理、教学管理档案、声像档案以及相应的教师业务档案管理工作，相应的教学主要档案包括教学计划、教学大纲、执行细则、教学进度表和工作量统计等。此外还有教材的使用，试卷分析等。

从中国知网分别以关键词:教务档案管理、教务管理与信息化、教务管理与大数据进行汇总如下:

序号 关键词语(主题词) 1998 年-2010 年 2010年至今1教务档案管理 32 篇 38篇2教务管理与信息化 788 篇 817篇3教务管理与大数据 5 篇 14 篇(截止到2014 年)

备注:根据中国知网整理，时间截止2015 年5 月18 日

从以上的统计中看出，从1998 年到现在，教务管理与信息化不断的受到各方面的关注，但是教务档案管理却很少有人论述。此外，更为重要的是，伴随着大数据时代的来临，教务档案管理也急需迫切实现新的传统的突破。因此，高校治理现代化的背景下，研究和探讨教务档案管理具有实践的迫切性和理论重要性的双重品质。

二、教务档案管理的现实困境

(一)教务档案管理的现实困境:档案数字化管理程度不高

教务档案管理的信息化建设落后于公众对于数字化的需求。教务档案信息化有三个方面的意思，第一个是档案信息内容的数字化，方便存储和读取;第二个是档案信息的接受传递存储的综合利用，方便整体的一次性利用，第三是档案信息的网络化，方便管理，数字化时代，公众大多数通过档案的电子阅读来实现个人的需求。然而目前各机构由于资金支持以及长期的管理问题，档案数字化程度不高。档案长期的管理出现比较混乱，纸质的教务档案传递、之类的不太方便。教务档案管理相对来说比较混乱，特别是高校教务档案，由于涉及量比较多，各种档案资料长期累积致使实现数字化程度有一定困难。

各类教务档案管理部门不同程度的存在着传统的档案积压较多，收集和整理的档案资料不齐全等问题。信息化建设程度低，查询系统不清晰等情况，这都是数字化程度不高的表现。

(二)教务档案管理的现实困境:档案管理重视程度不高

档案管理被认为是行政事务性部门，不能直接产生经济效益。长期以来，档案管理重视程度不高。教务管理过程中存在的问题是第一，教务档案管理意识相对比较薄弱。教务档案管理作为一种行政事务工作，耗时比较长，不容易进行较好的激励政策，出现很多消极的影响。档案管理部门作为附属的行政管理单位，长期置于被忽视的地位，档案管理重视程度不高。档案管理工作具有长期性，这种长期性导致出现业绩的速度也比较慢，所以很多的领导都不太重视教务档案的工作。多数只是例行的进行监督和检查层面，没有真正的从源头上重视档案管理。

(三)教务档案管理的现实困境:技术人才匮乏，信息化建设程度低

教务档案管理的人才也是出现青黄不接。一般来说，从事教务档案的人员有以下三类，第一类是专门的教务管理人员，该类人员没有专业的档案管理知识，多数个人的经验和领导的要求从事档案整理、传递等工作;第二类是各单位档案管理人员，这部分人有一定的档案管理专业知识，但是由于教务档案的艰巨性和长期性，导致档案管理的精细化程度不高，特别是信息化程度较低，直接影响到教务档案管理的化管理。此外，第三类就是一些兼职从事档案管理的人员，包括其他部门或者是临时工等，非固定的档案管理人员安排，不能确保档案管理的系统化，导致无法实现较高水平的信息化。

三、教务档案管理的传统突破:治理下的“新常态”

如果从国家治理现代化的角度来看，从各类档案管理的条例颁布，直到现在出现相关的法律，这充分说明传统的档案管理也需要实现治理的常态化。目前正在经历的大数据时代，开启了教务档案管理的新的要求。改变对于高校教务档案的管理，更多的改变着高校信息治理现代化的实现。人们通过大数据获得知识更快捷、更准确、更便捷，这些数据的便捷性在传统的教务管理中是难以完成的。从而，这就需要传统的教务管理突破守旧的藩篱，实现治理的以下方面的“新常态”。

(一)治理“新常态”最根本:档案管理的数字化建设

学校自身的信息化管理水平的加强，学校主动参与到教务档案管理的工作中来，通过实现档案管理的现代化而促进高校治理体系和治理能力的现代化。

重视和建设档案馆的社会教育功能。特别是高校教务档案管理，要加强数字化建设，建立目录信息查询系统，建设各种门类专题档案数据库，多方面多渠道的实现档案的数字化建设，从而为学校自身的档案管理的治理化实现“新常态”而努力。

(二)治理“新常态”最迫切:强化档案行政管理职能

不断的提高档案人员的自身业务素质。通过参加专业级别的档案人员的培训，定期或者不定期的研讨会以及交流学习，制定责任明确的制度，来确保目前教务档案管理的瓶颈。

档案管理的智能化要加强，依法理顺各级档案部门行政管理职能;坚持并不断完善党委和政府领导、档案部门归口负责、各方面共同参与的档案工作体制;明确各类部门的档案管控职能;各类档案部门要按照《档案管理违法违纪行为处分规定》，在教务档案管理过程中要依据实际情况，实现职能的灵活性和可操作性。

(三)治理“新常态”最需要:专业人才与平台建设共进

信息化的手段来促进教务档案管理的工作的开展，充分利用信息网络技术，加强数据库的建设和发展。这一切的实现都需要档案专业人才的梯度建设，档案专业不光是要求档案从业人员有图书馆档案专业知识，也要求信息管理系统的综合使用能力的复合型人才。高校教务档案管理特点是数据量大，整理和统计以及信息传递都比较复杂，只有技术过硬，综合能力强的档案专业人才队伍才能确保完成数字化和信息化的档案建设。

高校是先进文化传播的阵地。一方面，教务档案管理的共享信息平台的实现确保教育教学质量的提升，另一方面，从长远角度来看，教务档案共享信息平台的实现，这是高校实现治理体系和治理能力现代化最有价值的体现。教务档案记录着学校海量的数字文化资源。数字化服务管理系统和有效的档案建设的信息共享平台的建设成为建成现代化的高校，实现智慧高校，数字高校的重要组成部分，也成为高校构建现代公共文化服务体系的重要举措。

［1］傅荣校著，《档案管理现代化:档案管理中技术革命进程的动态审视》［M］. 杭州:浙江大学出版社，2002

［2］华林著，《档案管理学新论》［M］. 北京:中国社会科学出版社，2010

［3］凌晓璐，陈光著，高校教务档案管理信息化的探讨与研究［J］. 山东，科技信息，2009. 05

［4］王玉霞，郭荣祥著，高校教务档案管理工作刍议［J］. 南通工学院学报(社会科学版)，2002. 06

［5］福建档案信息网，http://www. fj-archives. org. cn