档案管理者听说能力之我见

谭玉琼

[摘 要]信息社会，听与说已超出了人个体的生理现象，时代赋予其间接的生产力功能。在档案领域听与说日显重要。提高档案管理者的听说能力是社会发展的必然。

[关键词]档案管理者；听说能力；档案潜在价值；竞争实力

随着我国的形势发展，外资企业、外国留学生、外国友人的增多，这对档案管理者的听说能力是一个挑战。

一、提高档案管理者的听说能力是社会发展的必然

利用群体结构从单一走向多元化。我国是个物质资源丰富、劳力资源充足的国家。优越的资源是吸引国际经济资源投入的要重条件之一。外资办公司、企业，甚至设立高新技术创新机构、科学技术研究所、实验中心等。跨国界、跨民族、跨文化的高等教育交流与境外合作，贸易交流与外资合作也将由然而生。出国留学人员，出国经商人员必然增加。外企业人员、投资者、外国留学生，外籍商人、外籍教师等也将不断地涌进国内。对陌生的城市、区域、风土人情、政策、商业和气候变化等相关情况，要猎取这些信息都是要通过查阅大量的有关资料。而档案是信息资源的一个重组成部分。为此，档案开放利用的范围由国内社会转向国际社会，有国内机关、国营事企业单位、学校、科研机构、个体企事业，也有外资企业、外资学校、外资科学研究所、科研实验机构等，由本国的公民扩大到港、澳、台同胞、海外华侨、外籍华人以及外国人士等。组合了一支不同身份、不同学历、不同职业、不同年龄、不同肤色、不同层次，结构多元化的档案利用群体。

利用群体心理行为从简单趋于复杂化。结构多元化带来的必然是复杂化的心理现象。不同层次，不同学历，不同职业，不同肤色，不同年龄构成不同查档的复杂心理。利用群体的心理现象可分为三种：一是“定势心理”。档案利用已向全民开放，但有少部分利用者还背着为“少数人所拥有”这样定势思维。这种心理的形成主要是由于档案长期以来只为统治者所利用，建国后又受极左的思潮影响，在神秘的面纱中又涂上了一层浓厚的政治色彩。这种“一般人不能接触档案”的陈旧思想，并不因岁月的推移和新观点的产生而改变主体的固有思维，而是还潜意识地阻止和影响着主体对新事物、新观点的接纳与吸收。从而形成的这种消极主观的心理现象；二是“怕麻烦心理”。由于市场经济体制的改革，某些体制与形势的发展不协调而导致部分利用者怕麻烦的心理行为。怕麻烦心理产生主要是利用者在利用档案活动过程中，因管理人员的素质、工作服务态度、业务技能、或因借档、阅档的手续烦锁等因素的影响，从而形成的一种消极心理现象；三是“隐蔽心理”。各种体制改革的负面现象，影响和造成了部分人的心理压力，局限着部分利用者的心理行为。比如在查档的过程中，利用者为某一事件或某一问题，需要利用档案，由于工作或某种目的需要，希望档案管理者为其调档的内容或行经进行保密。这种心理行为一方面出于工作的需要，另一方面由于社会激烈竞争致使人与人之间出现人际关系复杂化，对世情的淡薄而形成的忧患意识，从而产生一种紧迫感与危机感的心理现象。这种心理行为也潜在着消极的因素。

利用群体结构多元化的和复杂的心理现象的产生，是社会发展及体制改革带来的一种社会现象，为此提高档案管理者的听说能力是社会发展的必然性。

二、形势的发展扩大了听与说的社会功能

谈到听与说，人们自然会想到除了聋哑人以外，谁都能听，谁都会说。能够做到有理智、有感情、有目的的“听”，在能准确理解对方话语意义的同时，还能在听出说者的言外之意，弦外之音，并能瞬间地对信息进行筛选，展开联想、想象，形成个人的观点、评价与看法，从心理上赢得应变准备的空间。“说”，用和谐的语气、准确操词，简要的语句，高度地概括简述自己的观点，通过表情的流露和抑、扬、顿、挫的词语变化及语句详略，去获得审美情趣，情感共鸣，以至培养良好的人际关系。然而随着高频率、快节奏、强竞争，全球日趋频繁信息社会的今天，言语交际跃升到前所未有的地位，时代还赋予它具有间接转化为生产力的功能。如上海同声传译人员，一天就能获得800美元的报酬。显然一个人的成功，15%属于专业知识，85%靠人际沟通和处事技巧等综合因素。可见听与说已超出了日常语言交流功能，逐渐转化为一种间接的生产力，并越来越成为与学识相抗衡的新世纪人的竞争焦点。

三、听与说功能在档案领域日显重要

听与说表面上看与档案管理者只是日常说话交流的生理功能而已，其实不然，同样可在档案领域显示其特有的功能：

具有挖掘档案潜在的价值功能。随着社会的发展，利用群体是个庞大而复杂的队伍，而档案的意义在于被利用的频率以及为社会服务的效益，其过程中，档案必须通利用者的具体利用，才能体现其社会的价值和社会效益。挖掘档案潜在的利用价值，是档案利用的最终目的。档案从封闭走向开放，从无限期到有限期，从少数人可拥到走向大众化，从机密到解密等一系列的变革，都是以调动利用者的积极因素、充分挖掘档案的利用价值为目的。利用者与档案价值的实现是成正比的，利用者越多，利用档案信息的频率也高，其价值量也大。反之利用者少，档案的价值量体现也少。另一方面从档案价值的多功能而言，不同层次、不同年龄、不同职业、不同肤色的利用者，档案的价值呈现也为多样性，可变性、多层次性。如对某一利用者无价值的档案，可能对另一利用者却有很大的意义；在某一方面认为无价值的档案，可能在其他方面具有很大的价值。可见同一类型的档案，对不同层次的利用者有不同的用途，价值体现又不一样。庞大的利用群体，对档案价值的挖掘有很大的潜在力，如果档案工作者都具备较强的听说能力，善于言辞，也就是说通过语言的沟通，多层次多样化的宣传，说事实、讲效益等实例，感化利用者，去认识档案的价值，档案的社会价值必然能物尽其用。

具有充实竞争实力的功能。入世以后，各种经济活动必须遵循国际游戏规划。档案的开放程度，档案管理的模式，档案的法治制度，档案的服务要求等等，都要逐渐修改以适应社会的发展。目前当务之急的是提高档案工作者的听说（含外语）能力。去年曾有两位外国朋友到某档案馆查档，由于双方语言不通，正在尴尬之时，恰巧有位利用者能听懂大意。于是得知查档者乃是波兰籍船员，受一位商业朋友之托，前来了解这个城市的一些情况。此事虽小，但从中足以看出档案界的部分工作人员外语的听说能力的水平急待提高。而且现在社会正缺少这方面的人才，提高了听说能力的水平，也就等于充实了自己的竞争能力。

四、提高档案管理人员听说能力的途径

不断地学习。目前西方流行着一条“一年不学习，拥有的全部知识就折旧80%”的知识折旧定律。在现代信息社会，人要不断地学习。经常广泛地阅读有关的书刊、报纸、专业杂志，关心时事，有助于开拓视野和了解本学科的热点，前沿动态。

勤思考，从思考中发现问题，提出问题，分析问题，探索问题，研究问题，解决问题。经常和别人交流思想，讨论不同看法的观点，通过各抒己见，拓展思维，提高自己的思考能力。

加强应变思维能力的训练。学会在巨大的瞬间千变万化的信息里，善于对大量的信息材料中进行筛选，现实地分析现状争取被动为主动。时刻保持沉着清醒的头脑，有目的地对某些问题、数据加以系统或进行综合分析、归纳条理，研究探测，找出事物发展的规律性、必然性，从而预测未来一段时间的形势趋向。把握了趋势，听也易听出要旨，说也易说到点子上。

参考文献：

[1]《知识经济之路》[M].蔡齐祥，等.世界图书出版社，2000年.

[2]《科技档案信息传播引论》[M].颜祥林.科学技术文献出版社，2003年.