医院文书档案管理问题与完善措施分析

2015-01-03刘惠民

中国管理信息化 2015年20期

刘惠民

（福建医科大学附属第二医院，福建泉州 362000）

从某种意义上说，文书档案是医院在发展过程中形成的一种资料。在医院管理方面，文书档案是一种凭据，能够为对应的管理工作提供支撑。目前，医院文书档案管理还存在一些问题。因此，根据医院的现实情况，具体分析文书档案管理存在的问题，并提出行之有效的改善措施，提高文书档案的管理水平。

1 医院文书档案管理概述

在新时代下，“制度化、科学化、规范化”是医院文书档案管理向前发展的关键性标志。在医院档案管理方面，文书档案管理是衡量其水平高低的关键性指标之一。

1.1 医院文书档案管理的特点

首先，医院文书档案的内容以及载体呈现出多样化特点。比如，医院工作计划、总结、统计资料、会议记录等。同时，它也是医院很多方面的重要历史依据，比如，医疗护理管理、行政管理、财务档案，这些都是对医院各方面工作真实地记录与反映。其次，对于医院文书档案管理来说，对资料进行“收集、保存、记载”是它的核心部分，为医院工作者对相关信息的查找做好铺垫。最后，在医院方面，文书档案与文书工作紧密相连，因为对于档案工作来说，它是以文书工作为纽带，对档案进行一系列的操作，包括收集、整理、保管等。因此，文书工作是档案管理能够得以进行的前提条件。

1.2 医院文书档案管理的特殊性

医院文书档案管理不同于一般文书档案管理，其特殊性主要体现在以下几个方面。第一，以业务类的文件为主，以党务类文件为辅。主要是因为医院工作主要是以临床医疗服务为核心，所涉及的党务类文件也和它息息相关。第二，在文书档案管理中，医疗业务方面的指导性文件比较多。同时，这些文件更新的速度比较快。主要是因为在综合性医院中，科室或专业的分类多而细。随着医疗事业的飞速发展，医院还设有一些不同类型新疾病的科室。因而，这些医疗业务指导性的文件也随之增加与更新。第三，在职务聘任以及晋升方面，对应的文件也比较多。据有关数据分析，一所医院每年在职务聘任和晋升方面，少则几百人，多则上千人。由于医院人员在职务聘任和晋升方面变动比较大，对应的文件资料也会随之增加。

2 医院文书档案管理存在的问题

医院文书档案管理不完善将导致对应的文书档案存在一系列问题，比如，保存的文书档案不具备规范性，文书档案的保密性较低，降低了文书档案的使用价值。要使这些存在的问题得到有效解决，必须从实际出发，对医院文书档案管理存在的问题进行深入分析。

2.1 医院文书档案管理人员综合素质低

总的来说，在医院文书档案管理方面，很多工作人员都不是从事档案管理的专业人员。同时，他们也没有丰富的工作经验，没有经过专业培训，影响了文书档案管理的工作效率。具体说来，一是在医院文书档案管理方面，其工作人员不具备本专业素质，无法胜任对应的工作岗位；二是该工作岗位上的管理人员文化程度较低，已有的档案管理知识结构比较落后；三是在档案管理方面，医院没有对管理进行相应的进修培训。

2.2 医院文书档案管理制度机制不健全

首先，医院管理者没有建立独立的档案管理部门，未能明确档案管理人员的工作职责。在文书档案管理出现问题之后，没有及时采取有效措施解决，致使问题进一步恶化。其次，医院管理者没有建立合理的档案管理标准以及操作流程，管理工作效率低下。最后，医院管理者没有建立科学的考核制度，挫伤了档案管理人员工作的积极性与主动性。

2.3 医院档案管理方法比较落后，文书档案利用率不高

一是关于医院文书档案管理方法方面。在科技飞速发展的新时代下，一些医院还在以落后的手工方式对医院文书进行操作。比如，文书档案的整理、编写、归档。这不仅工作效率低下，档案管理的准确率也比较低。同时，这种手工形式的档案管理方法已无法满足新时代发展的要求。二是关于文书档案的利用率方面。医院管理者对文书档案的管理没有引起重视，致使其利用率极其低下。同时，“重管轻用”是文书档案管理存在的主要问题，文书档案资源经常处于闲置状态，没有得到充分利用。

3 医院文书档案管理完善的措施

针对医院文书档案管理存在的问题，采取可行的策略予以解决已成为当下迫在眉睫的事情。同时，这也是顺应时代发展潮流，有利于促进医院整体水平的提高，为医院可持续发展做好铺垫。对于医院文书档案管理来说，应根据其多样化特点，寻求相应的解决办法。

3.1 提高医院文书档案管理人员的综合素质

从某种意义上说，提高医院文书档案管理人员的综合素质是做好医院档案管理工作关键的环节。一是要对档案管理人员定期进行专业技能培训，培养其档案管理的能力，提高其专业素质。比如，安排专业讲座，到优秀的档案管理单位进行观摩学习，定期安排档案管理人员进修学习等。二是要对档案管理人员进行再教育，对档案管理人员已有的知识体系予以更新和完善。三是要对档案管理人员进行思想教育学习，使他们意识到档案管理工作的重要性，增强自身的服务意识。

3.2 提高医院文书档案资源的利用率

在医院文书档案管理方面，提高文书档案资源利用率非常关键，也是医院档案管理的最终目标。首先，档案管理人员需要树立服务意识。在实际工作中，档案管理人员通过各种渠道和手段对档案资源进行开发，进而为医院各方面工作的开展提供支撑，比如，临床、教学、科研。其次，档案管理人员需要对那些使用价值较大的档案资料予以合理的深加工，为医学工作的进一步开展提供重要的依据。比如，在文书档案管理的过程中，管理人员可以对其档案资料进行客观地统计与分析，在此基础上，对档案资料进行归纳整理，以供医院决策者使用。最后，档案管理人员需要对不同类型的专题进行合理地编制，及时为医学工作者提供“多方面、多层次”的重要资源信息。

3.3 以现代技术为媒介，完善医院文书档案管理

在提供医院文书档案管理水平方面，完善其管理方法也是不可忽视的部分。一是需要以档案管理具有的特点为纽带，选择适宜的系统软件。在此基础上，以计算机为桥梁，把所有的文书档案资料录入到电子系统中，为医院工作者对档案资料信息的查找提供便利。二是需要对已有的档案管理资源系统予以合理地开发。提高档案资料电子检索的速度，缩短检索时间，提高医院工作者的工作效率。三是要对档案管理人员进行对应系统操作能力的培养，使他们在工作中，能够对这些现代化管理系统进行规范操作。

3.4 促进文书档案管理与文书工作的协调

从某种意义上说，医院文书档案管理与文书工作之间存在着某种联系。文书工作的质量会对直接影响医院文书档案管理水平。因此，在医院文书档案管理方面，需要对文书工作引起重视。一是要加强文书人员的档案管理意识。同时，在工作中，要对档案管理人员进行适当地指引和监督。二是文书人员需要严格遵守立卷归档制度。在实际工作中，文书人员要对文件资料及时准确地收集。在此基础上，对文件进行正确的分类、归档。三是医院档案管理科室要严格遵循档案归档管理制度。在日常工作，档案管理人员要对归档的文件资料进行核对。在检查的过程中，一旦发现有不符合规定的文件，要及时返给文书人员，对该文件重新进行整理，使文书档案的质量得到保证。四是关于使用文书档案方面。相关人员需要办理档案查询、借阅方面的审批手续。在档案归还之后，档案管理要及时对档案进行归位。在使用的工程中，对没有如期还回的档案要及时催还，使各类档案处于完好的状态。

3.5 明确归档范围，保证医院文书档案的完整

一是需要对医院文书档案的归档范围重新进行划分。在重新修订的过程中，要对文书档案归档的重要部分引起重视，使其明确化。此外，还要和相关部门进行交流、沟通，明确医院文书档案归档的范围。二是在日常工作中，档案管理人员要从归档文件、资料的形式、内容等方面出发，对它们进行区分。三是在对文书档案管理的过程中，要以保管的年限为基础进行划分。这样，方便对到期文件的销毁，避免过期文件长期积压，对档案资料的查询造成影响。四是在实际工作中，各个部门的档案管理人员都需要对文件资料进行收集。同时，还要对文件资料进行跟踪。在此基础上，按照相关规定，对文件资料进行归档，为保证文件资料的完整做好铺垫。此外，在文书档案管理的过程中，要把文书档案的归档范围发放给不同部门的档案管理人员，使不同部门的档案管理人员对文书档案的归档范围有清晰地认识，在对文件、资料整理的过程中，能够严格参照其归档范围，对它进行正确地归档。

3.6 采用现代化的手段，对医院文书档案进行管理

在网络技术飞速发展的今天，实现文书档案管理的现代化已成为时代发展的必然趋势。一是在医院文书档案管理方面，需要档案管理设备的应用引起重视。各个医院需要根据自身发展的实际情况出发，引进一些先进设备，提高文书档案管理的工作效率及准确率。同时，减少设备故障的发生。二是要把文书档案管理工作和医院发展的实际情况相融合，对医院文书档案进行现代化管理。三是在医院日常运作中，需要定期对文书档案管理的内容加以总结，并对它进行对应的检查。同时，医院管理者要根据文书档案管理的情况，建立合理的考核制度，对文书档案完成的情况适当考核，使其不断完善。

除此之外，还有一些其他方面的策略。比如，需要对医院文书档案管理制度、责任制度予以完善，建立完善的管理体系，使不同部门、不同岗位职责予以明确化，使档案管理人员更好地履行本职工作。与此同时，需要对医院已有的文书档案管理制度予以健全，如档案资料的借阅。进而，使文书档案管理工作井然有序。