构建“1+3”供应保障体系

2015-01-03肖茂友李晓辉

中国管理信息化 2015年13期

关键词：交货期调配供应

陈萌，肖茂友，李晓辉

（济南供电公司，济南 250000）

为提高合同履约管理水平，实现“项目与物资交互式”管理，制定“1＋3”供应保障方案，全面深化“月计划、周协调、日调度”的常态化工作机制。

1 一条主线：以供应计划为主线

跟踪物资在生产与发运、交付与验收、投运与质保、合同结算各业务环节的执行情况，借助物资调配平台（C-MIS）及时协调各种履约问题。

遵循“1030预警机制”开展履约业务，即确定交货期前后10日内办理ERP收发货业务，收发货满30日办理发票校验业务，确保物资供应完成率、合同结算完成率指标。

2 三种手段：以项目管控、物资调配和供应商评估为业务管控手段

2.1 项目管控方面

制定“项目专责人制”，按照基建、配网、大修、技改、营销、小区配套、固定资产零购等项目类型进行分工；参与计划预审会，全过程指导项目单位、需求单位根据招标批示涉及的物资范围提报需求计划；深入现场，掌握项目进展情况，根据物资到货需求和工程建设进度配合项目单位进行交货期变更操作，凭借PDA手持终端办理到货验收，确保所有物资据实收发货。

2.2 物资调配方面

充分利用物资调配平台（C-MIS），加强与项目单位、需求单位及供应商的沟通，及时传达上级部门对物资供应的工作理念和思路，定期完善会议纪要同步至公司网站；依据国网公司的合同签约、履约工作规范，制定《合同超预算处置方案》、《合同数量变更处置方案》及《合同解约处置方案》，以此应对合同因超预算无法及时签约影响合同签订及时率的情况；建立《物资履约问题大事记》，及时记录履约过程中发生的各类问题，跟踪落实情况，并做好归纳总结，对于无法协调的问题及时通过物资调配平台（C-MIS）进行提报，提高问题协调的效率；物资催交过程中开展专项催交，例如对于迎峰度夏（冬）项目、“一户一表”改造项目、成本性项目等项目物资进行重点催交，以确保物资供应任务。

为有效地减少应付暂估款，全面提升合同结算完成率指标，公司从清理逾期物资入手，按月发布《物资到货情况通报》，持续深化“月度预警季度通报”机制。

2.3 供应商评估方面

加强与供应商的协调与沟通，建立《供应商联络簿》，共收集183家供应商信息，包括联系人、联系方式、传真等。充分利用ECP短信模板功能，第一时间落实发货通知、图纸交付、排产计划、生产进度以及运输计划的提交与确认情况，并对违约供应商提出扣减评标分值、限制授标、暂停受标等处罚措施；切实做好“一单一评价”工作，即根据供应商交货、产品质量和售后服务情况，对物资的货物交接单、到货验收单、投运单、质保单进行评价；增加对供应商的管控手段，充分利用工作联系单、催交函件、录音电话等收集供应商不良行为的信息，按时提报供应商的不良行为；对于项目集中的供应商，采取专题约谈会的方式，组织项目单位、施工单位、设计单位及供应商进行现场确认，签订承诺函，提高对供应商供货的效率。

3 构建“1＋3”供应保障体系以来，取得的几点成效

3.1 加强互动与协调，提升供应效率

制定“1＋3”供应保障方案，采纳“一揽子”管控手段，建立《履约协调大事记》，记录30余项履约问题，涵盖了图纸交付、产品质量及现场服务等，并及时在班组建设网站中进行更新，发布给项目单位。通过协调问题与基建部、运检部、营销部等部门建立横向的物资供应协同机制，充分发挥市公司统筹协调作用，与县公司物资班建立纵向的物资供应联动机制，结合项目单位物资实际需求情况，按批次审核交货期，按月度预控重点物资和其他物资供应计划，按周跟踪合同付款情况，并根据工程建设与物资生产进度，动态滚动调整供应计划，全面提升物资供应效率和效益，实现履约问题零误差、零延迟、零遗漏。

3.2 情形预想，超前管控

依据上级公司的合同签约、履约工作规范，制定《合同超预算处置方案》，以此应对合同因超预算无法及时签约影响合同签订及时率的情况。

3.3 统筹管理，充分发挥物资调配室作用

利用项目管控、物资调配和供应商评估3种管控手段，做好物资在供应计划、生产与发运、交付与验收、投运与质保、合同结算和履约跟踪各环节的监督管控工作。一是做好统领协调，按照“专人专项目”管控思路，根据项目类别（基建、大修、技改、营销配网、小区配套等）将供应计划落实到履约组各专责人，分别联系供应商落实物资实际到货时间；二是组织各项目单位做好有关信息的填报，完成交货期的确认并据此做好收货准备，确保公司物资供应完成率指标达到100%。