关于高校学院办公室工作的思考

胡雪黎+沐择凤

摘 要 当前，我国高校改革发展正进入深水区。高校学院办公室的职能和人员的职能定位都发生着深刻的变化。紧紧围绕学校的中心工作，促进学院工作更好更快地发展，是高校学院办公室的根本任务。该文立足学院办公室本职工作，针对学院办公室工作目前存在的主要问题，分析其产生的主要原因，对如何提高学院办公室的工作成效进行了较为深入的探讨。

关键词 高校 学院 办公室工作

中图分类号：G710 文献标识码：A

Reflections on the Work of University School Office

HU Xueli[1]， Mu Zefeng[2]

（[1]Marxism Institute， China University of Geosciences， Wuhan， Hubei 430074;

[2]School of Economics and Management， China University of Geosciences， Wuhan， Hubei 430074）

Abstract At present， the reform and development of Chinese universities is entering deep water. Positioning functions and personnel functions of university school office are undergoing profound changes. Closely around the center of the school's work to promote college work better and faster development is the fundamental task of the office of college. In this paper， based on the college office own work， office work for college major problems currently exist， analyze its main causes， how to improve the effectiveness of the college office for a more in-depth discussion.

Key words college; school; office work

随着我国高等教育体制改革的不断推进，高校办学规模不断扩大。很多高校把原有的以教学为主的系重组后成立学院，由系级管理升级到院级管理。学院设置专门的管理部门，负责整个学院的管理及服务工作。

1 当前高校学院办公室工作存在的主要问题

（1）沿袭传统模式，工作缺乏主动性、创造性。相当一部分高校实行学院制建设后，管理重心下移，学院成为拥有相应权责的管理实体，内设的管理部门人员不多但机构齐全。学院办公室工作发生很大变化，从仅仅负责上传下达，收发信件报纸，领取发放酬金，安排考试等简单机械的工作升级为管理、服务、协调、参谋、宣传等有技术含量的工作，自身成为一个综合的管理部门，学院办公室人员肩负的责任和义务随之加大。目前多数办公室人员受传统工作模式的影响，仍然停留在完成上级及领导交办的任务，按部就班、得过且过的工作状态。

（2）对上对下多头，任务重、要求高。实行校院两级管理后，学校职能部门很多工作下放，对学院的几乎所有工作都要通过学院办公室来开展。正所谓“上面千条线，底下一根针”。一方面，学院要对口数十个职能部门，教学、科研、学科建设、学生、人事、财务、党务、后勤等各方面工作都需要通过学院办公室来传达、组织、落实。另一方面，学院教师和学生是学院办公室管理和服务的重要对象。

而与此矛盾的是，学院领导作为学院管理的领导核心，大多都不是专职的管理干部，多由教师兼任，一方面要承担自己的教学、科研工作，时间和精力难以保证;另一方面也缺乏足够的行政管理经验。学院办公室作为学院管理的具体执行机构，编制少，从办公室主任到教学秘书、研究生秘书、科研秘书、人事秘书、事务秘书等，很多人兼任数职，管理精力分散。这种现状直接导致了学院办公室工作的效率低下。

（3）职责分工不明确，引发各种矛盾。学院工作不断出现新业务，工作复杂繁琐，时间性强，突发事件多。有的看似与学院办公室管理无关，实质上是学院办公室工作的扩展，有许多交叉环节需要管理者之间互相合作，共同解决，很容易责任分工不明确，出现“管事的人多，干事的人少”的现象。古典管理学派的法约尔曾经说过：“责任是权力的伴生物，是权力的自然结果和必要补充。凡是行使权力的地方就要履行责任。”学院办公室工作不能合理分配，责任义务不明确，严重影响了学院乃至学校的发展。

2 高校学院办公室工作存在问题的原因分析

（1）学院办公室人员素质不均衡。目前部分高校学院办公室人员来源主要有三种：一是应届毕业生。只有较少工作人员学历达到硕士甚至博士研究生;二是学校其他部门转岗人员，包括从教师岗位上淘汰的教师或专业技术人员;三是教职工亲属，包括教职工子女及引进的高层次人才的家属。尽管少部分办公室工作人员具有研究生学历，他们是办公室工作人员中的骨干。但是，他们所学专业五花八门，相当一部分属于“半路出家”，缺乏现代管理学、教育学、心理学等方面的教育。从其他岗位淘汰过来的工作人员和引进的高层次人才家属，水平更是参差不齐。

（2）学院办公室制度不健全。尽管很多高校在教学、科研、组织、人事等各方面都建立了较为完善的制度，但是，在高校学院办公室工作方面，却没有建立起健全而规范的规章制度。这些规章制度包括，学院工作规范、工作考评、财务规范、员工激励等制度和措施。因此，在学院办公室工作头绪多、任务繁杂的情况下，很多工作往往无章可循，相当一部分工作，人为因素多，制度规范少，这种现象成为办公室工作效率低下和工作相互扯皮的重要因素。endprint

（3）高校学院办公室工作没有得到应有的重视。众所周知，各高校将工作重点主要集中在科研教学、学科建设等工作上，对人才的重视主要体现在对高层次科研人才、教学团队、组织干部队伍的建设上，高校学院办公室管理及相应的工作人员工作成为薄弱之处。学院办公室工作就是服务师生，一定意义上，办公室人员就成为“服务员”。对基层“服务员”的基本定位是，可有可无，素质可高可低。在学校引进打造高层次人才的同时，学院办公室也就成了“家属团队”，成了安置高层次人才家属的后方基地。这些仅仅只是高校学院办公室没有得到重视的体现之一。

总体上，学院办公室工作人员基本都没有经过系统的专业培训和锻炼， 综合素质不高，更谈不上职业化、系统化、专业化。这样就很不利于高校教育事业的发展。

3 提高学院办公室工作成效的对策思考

（1）树立科学的管理理念，实现办公室的人本管理。科学的管理是基础。办公室工作就是服务，所做的一切，归根到底是服务于学院的学科建设与人才培养。树立科学的管理理念就是要以服务为宗旨，以满意为目标，本着尽心服务的心态尽心办事，让服务对象满意，让自己满意。因此办公室应变被动服务为主动服务，创造各种条件满足广大师生的需要，提供优质的服务。同时，学院领导也应注重以人为本的理念，尊重办公室人员的自主性，给予适当的权力，以激发办公室人员的主动性与积极性。

（2）明确岗位职责，规范工作制度。制度化建设是提高工作质量和效率的重要手段。办公室工作要适应新形势的需要，必须结合本单位实际，根据岗位要求，逐项厘清，制定出切合办公室及其成员实际的岗位职责。同时，加强制度化建设，根据办公室工作的特点，从规范程序和行为入手，做好日常规划与流程管理，建立和完善科学合理的规章制度，使学院各项工作有章可依，都能落到实处，实现由单凭经验办事、互相推诿向实行科学化、规范化管理的转变。

（3）加强现代管理手段的应用，提高工作效率。随着高等教育事业的高速发展，学院软硬件建设得到了极大加强。办公自动化的广泛应用彻底改变了传统的管理工作模式，给办公室工作人员带来了极大的挑战和契机。在传统的办公环境下，许多事情需要召开现场会议来讨论和解决，浪费时间及人力、物力。网上交流工具的应用，例如电子邮件、QQ、信息平台、微信等工具的应用打破了时间与地域的限制，使办公室工作人员随时随地可以参加学院决议的讨论;电子文件的使用充分实现了资源共享，用电子文件部分替代纸质文件，极大提高了工作效率，减少了物资的消耗。学院办公室需要快速改变传统办公方式，充分利用办公系统和网络，优化管理。

在高等教育全面落实“十二五”发展规划的新形势下，高校学院办公室工作也面临着许多新情况、新特点、新问题。学院办公室要牢固树立服务意识，紧密围绕学校和学院的中心工作，依照科学的管理理念，抓好制度建设，建立考评机制;办公室人员要充分发挥主观能动性，通过增强自身素质，积极利用现代科技工具等各种措施提高工作成效，推动学校和学院各项事业的快速发展。endprint