高校志愿服务活动的项目管理组织形式探析

◎ 黄 飙 彭远威

近年来， 随着社会政治经济文化的不断发展，我国的志愿者工作迅速发展，志愿服务精神在全国范围内的广泛传播。各高校越来越重视培养学生的志愿服务精神，开展了丰富多样的志愿服务活动，高校志愿者人数不断扩大。 因此，分析高校志愿服务活动的项目管理组织形式有助于探索我国高校志愿服务工作的长效机制，对实现高校志愿服务工作健康、有序、持久发展具有十分重要的理论与现实意义。

一、高校志愿服务活动项目管理

1.项目管理相关理论

项目管理作为管理学的分支学科， 指在项目活动中运用专门的知识、技能、工具和方法，使项目能够在有限资源限定条件下， 实现或超过设定的需求和期望。 项目管理过程包括项目投资、策划、进度安排、团队沟通和成本维护等内容。 任何项目都有两个基本要素：一定的范围以及合理的组织形式，并在此基础上讨论项目的开展、质量、成本与收益。

2.高校志愿服务活动的项目化管理

运用项目管理相关理论指导高校志愿服务活动，即明确高校志愿服务项目的范围是针对由高校师生组成的志愿服务队伍所开展的志愿服务活动；项目的开展由前期投入论证、计划管理与变更、进度安排控制、成本费用与收益、团队合作与沟通等多个环节组成；其组织管理需要采用不同组织结构以便项目任务的顺利完成，达到项目开展的既定目标。 单个项目的组织管理结构一般可分为职能式、项目式、矩形式。

（1）职能式组织形式。 职能式组织形式基于不同职能对组织结构进行划分， 有统一的执行主管向各个部门下达任务， 各部门的职能主管负责项目的某一组成部分， 项目核心团队就是职能主管加上执行主管。 职能式组织形式结构简单，各部门分工明确，任务的贯彻力与执行力强， 但与此同时职能式组织形式会出现权利与责任过于集中，管理风险较大，缺乏灵活性的现象。

（2）项目式组织形式。 项目式组织形式基于不同项目对组织结构进行划分， 执行主管赋予各个项目主管一定的权利，由项目主管组建自己的项目团队。项目团队具有一致的目标，权责明确，团队灵活性较强， 但是项目式组织形式对资源要求高， 管理成本大，团队内部稳定性容易受到多种因素的影响。

（3）矩阵式组织形式。 所谓“矩阵”，是借用数学中的矩阵概念把多个单元按横行纵列组合成矩形。矩阵结构就是由纵横两套管理系统组成的矩形组织结构。 一套是纵向的部门职能系统，另一套是由项目组成的横向项目系统。 将横向项目系统在运行中与纵向部门职能系统两者交叉重叠起来， 设置矩阵结构的组织形式，对项目进行综合管理。

矩阵式组织形式是将职能型组织形式和项目式组织形式的优劣势进行整合后所产生的一种混合型的项目管理组织形式。 矩阵式组织将项目列为问题的核心，通过平衡资源在组织内的分配，充分发挥所有职能部门的优势，保证各个项目在时间、成本、绩效等目标上达到最优。 但同时矩形式组织容易造成利益和责任不明确，管理控制难度较大的问题。

二、高校志愿服务活动的项目化矩形组织形式

目前，我国高校志愿服务项目种类众多，包括大型活动服务、社会应急服务、弱势群体服务、专业技能服务、扶贫开发服务、社会调查服务、环境保护服务、科普宣传服务、辅导辅助服务等多种形式。 通过了解不同组织形式的优势劣势， 选择适合不同服务类型的项目管理组织形式， 有助于高校志愿服务工作的顺利健康发展。

1.高校志愿服务项目矩形结构组织形式

（1）纵向管理。 根据志愿服务工作开展的各个部门职能， 主要由部门指导老师和主要学生干部参与管理，充分发挥高校志愿服务各项组织的职能，纵向管理能够使职能部门分工明确，提高决策执行力。 高校中团委、 学生会、 社团作为最重要的三个学生组织，均可以承担学生志愿服务工作的策划、组织、开展。 此外，大部门高校针对学生志愿服务工作专门成立了志愿服务中心等相关部门作为统筹， 同时还有学生自发组织的学生志愿服务社团，例如，小家电义务维修社团、 节能环保社团等在校院级的社团联合会统一指导下，开展志愿服务项目的策划、实施、保障与评估。

（2）横向管理。根据不同的志愿服务项目，成立以学生干部为主的专门团队进行项目管理。团队成员可以通过自愿报名、招募、选拔等手段组建，囊括不同层次专业能力、知识背景的在校学生，其目标统一为顺利完成本次志愿服务项目，横向管理使得各项目团队明确权责，工作开展具有一定灵活性。例如，针对专门的珠宝鉴定服务、义务会诊服务、小家电义务维修服务项目等， 需要招募具有相关专业的学生志愿者；针对特定区域的关爱老人，关注留守儿童服务，考虑到当地的文化、语言环境，可以招募家乡为服务地区的学生志愿者，其目的都是为能够充分发挥团队成员的各项资源，保证志愿服务工作的顺利开展。

图1 项目管理矩阵型结构图

（3）矩形管理的实施。矩阵式组织形式适用于对同时开展的多种项目进行组织与管理。 根据其结构特点，矩阵型组织结构又分为：弱矩阵型组织结构、平衡矩阵型组织结构、强矩阵型组织结构。 根据高校志愿服务工作的特点， 充分利用矩阵式组织形式管理高校中形式多样的志愿服务项目， 保证多项活动的顺利开展。

①弱矩阵型组织结构。 弱矩阵式组织结构普遍适用于小型团队组织的创造性项目。 例如，在专业技能服务、扶贫开发服务、社会调查服务、科普宣传服务、 辅导辅助服务等项目中运用弱矩阵型组织结构有助于发挥团队成员的创造性思维。 其结构特点是弱化项目负责人的权力， 充分调动每个团队成员的积极性，团队成员间靠自觉与情感彼此连接，共同完成项目目标。

②平衡矩阵型组织结构。 平衡矩阵型结构的运用要求团队中拥有能力突出的项目负责人。 在高校志愿服务工作中普遍适用于由指导老师带领的大型活动服务、社会应急服务、弱势群体服务等项目。 其中项目由指导老师负责，对项目的成败起关键作用，要统筹职能部门与项目部门， 并组织不同职能部门之间的学生参与到项目中来，共同完成项目目标。

③强矩阵型组织结构。 强矩阵型组织结构是由项目负责人组成一个部门， 统筹各职能部门和项目部门的各项工作， 是目前项目组织结构设置中最多的一种形式， 高校志愿服务活动中的各种类型项目均可运用。 强矩阵型组织结构能够结合弱矩阵和平衡矩阵组织的优点，避免了他们的缺点，是以后高校志愿服务各项目管理的发展方向。

2.高校志愿服务项目矩形结构组织形式的思考

（1）高校志愿服务投资与立项。目前，高校志愿服务项目多数由学校学院组织学生参与，同时随着学生服务社会意识的提高加强，自发寻找与开展的学生志愿服务项目在增多。 为方便志愿服务的投资与立项，仍需要向学校职能部门负责人或指导老师审核，学生自发项目需向职能部门申请，职能部门负责人提供相关建议，申请经费，保证安全后方可开展。

（2）高校志愿服务项目策划与实施控制。 高校志愿服务项目的策划与实施控制分别有两种途径。 一种是自上而下的开展， 即由学校提供志愿服务项目供学生选择，项目由学校职能部门策划、组织实施与控制。 一种是自下而上的开展，即由学生自主提供志愿服务项目给学校审批， 同时学生要确定项目的负责人，由项目部门负责志愿服务活动的策划、组织实施，学校职能部门负责对活动进行控制，以此保障志愿服务活动的成效。

（3）高校志愿服务成本与质量评估。 高校志愿服务成本与质量评估主要由职能部门负责， 项目负责人在活动全程要掌握活动成本、预期效果，并在活动结束后向职能部门汇报。 职能部门通过对此类志愿服务活动的成本和效果进行评估， 以此判断其是否具有长期发展的可持续性。

（4）高校志愿服务人才培养与团队沟通。 首先，设立专门的志愿服务管理部门是高校志愿服务人才培养的前提条件之一，以志愿服务组织为平台，在此基础上培养高素质、专业化、技能型志愿者以及志愿服务项目管理者是高校志愿服务工作的长效发展的基石。 第二，充分发挥学生的主观能动性。 在利用学校资源基础上， 调动学生参与学校志愿服务项目的开发、组织、管理与控制等各项过程，保障高校志愿服务工作能够满足社会及学生需求， 与时俱进。 第三， 运用矩阵型组织结构对高校志愿服务活动进行管理。 注重志愿服务项目团队与职能部门以及各自内部的沟通交流， 实现学校与学生在志愿服务项目管理中的相互合作， 促进高校志愿服务工作的顺利健康长效发展。

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