企业情报工作建设实务

史新辉 张彦忠 刘须奎 马圣森

（河北省科学技术情报研究院，河北 石家庄 050021）

企业情报工作建设实务

史新辉 张彦忠 刘须奎 马圣森

（河北省科学技术情报研究院，河北 石家庄 050021）

企业要生存发展，须开拓创新，创新离不开情报的支持。企业应建立自己的情报中心，开展企业情报信息研究工作。本文提出企业情报工作建设，包括制度建设、网络平台、工作流程、队伍建设和情报中心建设等几方面。

企业；情报；信息；建设；方案

我国企业在世界经济的赛场上参与市场竞争，其残酷性显而易见。一个有发展眼光的企业，如何能保持稳定向上的发展态势，科技创新无疑是重中之重、核心之核，也就是说企业科技创新是企业生存与发展的有力保障。著名科学家钱学森曾说过，科技创新包括知识创新、技术创新和管理创新三个层面[1]，我国也明确提出“企业是技术创新的主体”。所以，我国企业应该通过管理创新，利用新知识新技术，为企业的技术创新服务，并持续提高企业的自主创新能力，推动企业快步地向前发展。

目前，我国大多数企业在生产决策中仍然以经验判断为主，缺乏情报意识，对情报不重视，没有健全的情报体系。有的情报人员奇缺，情报分析能力低下；有的没有专项经费，获取情报的渠道和手段单一[2]。我国许多企业没有建立自己的情报中心，也没有开展企业情报研究工作，他们无曾体会情报在推动企业创新的过程中所能发挥的巨大作用。而国际上著名的企业集团，如苹果公司、三星集团和微软集团等都建有自己的情报中心，因为他们知道情报信息对企业生存的重要性，他们有这样的认知：创新是企业生存的保障，情报是创新的助推剂。我国企业也应该有这样的认知：企业要持续创新，必须重视情报信息的作用。本文主要探讨企业如何开展情报研究工作。

1 企业情报工作的概念

现代社会是建立在信息发展和信息占有的基础之上的。物质、能量、信息构成了客观世界的三大要素，可以说没有信息就没有世界。人们逐渐意识到，信息甚至比物质和能源更为重要，它可以被人们获取、识别、处理、转换、传递、储存、搜索和利用，并可以转化为某种能量，发挥更大效能，创造更大的利用价值。企业是社会很重要的组成部分，一个英明的企业管理者应重视和利用信息的这种有序化所产生的巨大作用，为企业的发展助力。简单地讲，这种有序化的信息产品、知识产品就是情报。

从专业角度说，情报是利用与某一主题看似不相关的一系列信息为分析源，经搜集、整理、分析、总结后产生的信息分析产品。信息是无序化的，情报是对信息的有序化处理而得到的更有价值的信息。

企业情报工作的主要任务是：为企业的发展，进行经济情报、政策信息、科技情报、竞争情报等的搜集、分析，产出情报产品，为企业的创新、研发、市场开拓、知识产权管理、发展战略制定提供情报支持。企业情报工作应以情报中心人员为主、全员参与。企业情报工作应包括以下几方面：

1.1 经济情报

企业以提高经济效益为目的，为满足企业生存和发展的需要，利用一切手段，采用一切可以利用的技术和工具而搜集、整理的与本企业有关的市场信息、价格信息、发展趋势等情况和材料。服务于企业的经济发展目标的实现和发展方向的正确不偏航。

1.2 政策信息

利用文件和公开网络，搜集与本企业发展有关的国家、省和地方经济政策、创新政策、财税政策等，为企业制度建设和发展战略方向保驾护航。

1.3 科技情报

通过公开信息渠道获取的有关科技发展、技术创新等的有用知识信息，包括科技论文、科技成果、专利信息、标准信息、科技报告等，并对这些知识信息进行分析加工成为更有价值的知识，为企业的技术研发和技术创新服务。

1.4 竞争情报

企业为了达到自己获取利益和实现决策的科学性，取得市场竞争优势，针对竞争对手，有目的地进行信息搜集、情报获取、情报分析与研究，从而掌握市场动态，了解竞争环境，评估竞争对手、供应商和发展环境，开拓企业的发展思路，做到知己知彼，使企业在竞争中赢取优势、掌握主动。

1.5 档案管理

按照经济情报、政策信息、科技情报、竞争情报四大类，按照保密分级建立资料档案，有条件的可以建立自己的档案数据库，以备企业研发、创新人员方便地随时查询利用。

1.6 网站管理

为便于企业文化的建设，产品的销售，用户的反馈，以及与投资者的沟通，企业应建立自己的企业网站，该网站信息的上传和网站的更新维护，也可以交由情报中心管理。

从企业发展战略管理和科技创新需求的总目标全面考量，企业都应该建立自己的情报中心，开展情报研究工作。情报工作是企业生产经营全过程非常重要的一环，是企业创新最强有力的支撑平台，是企业战略决策、科技创新和市场营销的智库参谋。企业情报中心作为企业的神经中枢，应该成为企业的核心部门。企业情报工作应作为企业的重要业务，收集处理信息、分析综合信息及传递反馈信息是其工作特点，以确保企业规避研发风险，正确战略决策，实现发展目标。

2 企业情报工作的建设

企业情报工作主要以文献收集、信息获取、资料编辑、科技翻译、文件档案管理为主，信息采集主要通过文献检索、互联网信息定制、信息采集、网络搜索、会议收集、专家访谈、市场调查、企业微博等公开的渠道获取。情报产品的产出一般采用总结概括、研究分析、推测预见、专利分析、文献计量、风险分析等方法获得。企业要开展情报研究工作，主要应从制度建设、管理网络、工作流程、人才队伍建设、情报中心建设等几方面着手。

2.1 建立企业情报工作管理制度

企业应按照自身的生产特点和发展方向，制定企业情报工作管理制度。制度应明确该项工作的指导方针及目标，工作内容及范围，工作要求及职责，情报人员培训及管理，情报经费投入及支出管理，情报例会管理，技术档案管理，技术和报告密级管理，政策识别及企业管理制度修订，情报支持科技创新的奖惩管理等内容，用以指导和管理企业的情报工作。

2.2 健全企业情报工作信息管理网络

企业应建立健全情报工作的支持网络系统，全员参与情报工作。主管生产、研发和创新的负责人应主抓企业的情报工作，形成情报副总和CIO（首席情报官）[3]领导下，以情报中心为工作核心，全体技术人员和各岗位员工积极参与的情报工作体系。利用网络及各种媒体，尤其是新媒体（如鲜果阅读器）进行信息的获取，并经通报初报、加工整理、研究分析等形成报告，提交企业管理层进行决策参考，或提交企业研发中心为技术创新服务。

2.3 完善企业情报工作规范流程

企业应建立并完善情报工作规范化流程，包括管理层的发展战略及发展方向的技术预见和预测，情报人员的信息分析及情报报送，全员参与的企业科技创新因素识别及技术改造难题提案上报等。情报人员根据这三方面需求，进行专业性的文献检索和信息采集，并采用情报学方法对信息进行加工整理、概括分析、形成报告，经规范的报告上报手续和程序提交管理层和情报例会，并有例会记录、反馈记录和领导实施批示记录，还应有实施效果和评价记录。

2.4 壮大企业情报工作人才队伍

目前国内许多高校都设置有情报专业，为社会提供了大量的情报人力资源，虽然社会上有些科技情报机构可以为企业提供情报服务，但为了企业的发展，和降低企业技术秘密外泄的风险，企业还是应该建立自己的情报人员队伍。

2.4.1 企业应设立CIO职务岗位，带领企业的情报人员开展情报研究工作。企业管理层应向企业全体员工阐明情报工作对企业创新的重要性，积极支持企业的情报信息研究工作，营造一个全员重视企业情报工作的良好氛围。

2.4.2 企业情报中心的员工应具备良好的情报职业素养，勤奋好学，乐于接受新知识，紧紧围绕企业的发展目标，紧跟管理层的所思所想，紧密联系企业的科技创新，密切关注并服务于企业的发展目标而开展工作。中心员工应具备“T”字形知识结构[4]，不但要在本企业所涵盖的专业技术领域有很好的文化功底，还应有很宽的知识面及专业技术外语文献的阅读和翻译能力，以及能将知识融会贯通的能力。良好的沟通和学习能力是做好情报工作的最基本素质，中心员工应随时沟通并了解全员的情报需求，包括管理层的战略思想，研发人员的创新思维，岗位员工的技术需求。中心员工的语言组织能力、信息分析能力、报告撰写能力和文本处理能力也是必不可少的。

2.4.3 企业全员应了解企业的技术发展状况，在全员岗位技术培训和操作规程培训的基础上，为企业的发展和技术改造提出问题提请情报中心和技术研发部门予以重视和解决，还应积极参与企业的岗位练兵和合理化建议活动，为企业的科技创新和发展目标的实现贡献自己的力量。

2.4.4 企业要开展情报研究工作，企业应在管理机制上进行创新-建立自己的情报中心。

3 企业情报中心建设

企业情报中心的建设，是企业开展情报研究工作的前提。除了人员配备上应满足上述要求外，最主要的是为满足开展情报服务工作的需要，中心的硬件设施和情报工具等的配置。

3.1 网络环境搭建

企业情报中心应该搭建自己的工作平台，也就是企业情报信息网，该网应与企业网站和售后服务平台进行物理隔离，以防内部信息和技术秘密的外泄。该平台可以与企业内部的管理系统相衔接，便于文件和报告的传输，同时内部的其他人员也可经授权许可利用该平台查找有关技术资料和信息。

企业情报中心工作平台，即企业的情报信息平台-企业情报信息网的建设，应采用局域网的形式将中心情报人员及管理层、技术层人员的工作电脑终端相连接，也可以增加一个无线路由器，通过WIFI信号与其他授权移动设备相连，使得信息传输更方便快捷。在工作平台上还可安装“腾讯通”社交软件，便于企业相关人员的信息沟通和文件传输。

3.2 信息采集工作

企业的情报人员可利用工作平台，开展情报信息的采集工作。企业情报来源于各类信息的概括、综合、提炼和升华。而信息分为公共信息和技术信息两大类，主要来源于公开的信息源，如各类网站、公开报道、各类媒体等。公共信息一般利用信息抓取工具批量采集，技术类信息一般由情报人员通过检索的方式获取。

公共信息的采集：公共信息一般包括市场信息、经济信息、财税信息、政策信息、管理信息等。采集的对象和目的网站可以是相关行业协会、国家发改委、科技部、财政部、新华社、人民网、行业市场网站、地方政府有关部门网站、目的企业网站等。企业情报人员可以利用这些网站，使用特定的信息采集（抓取）工具，进行公共信息的自动批量采集，采集的信息经后台审核即可发布到本企业情报信息网，供情报人员使用，也可有选择地发布到公司网站，供社会公众使用。

技术信息的采集：企业情报人员可以利用领域或行业技术性网站进行检索，查找获取某一主题或与本企业生产、研发和发展战略相关的科技文献（主要是期刊、论文、专利）等技术信息资料，在发布到情报工作平台的同时，还可经加工分析制作成研究报告成为情报产品，供企业采纳实施。

3.3 技术信息收集[5]

企业情报人员主要的工作对象还是技术信息。技术信息的收集，一般是利用某些技术信息网站，通过检索查询，收集与本企业相关的技术文献和信息，用于本企业的情报研究。企业应根据本企业的实际整合网站资源到工作平台，便于检索使用。本文简单列出国内外主要的技术信息网站，供选择使用。

3.3.1 国内技术信息

企业情报中心要顺利开展工作，最基本的国内技术信息源必须具备。如：国家知识产权局（http：//www.sipo.gov.cn）、中国专利信息网（http：//www.patent.com.cn）、中国知网（http：//www.cnki. net）、维普资讯网（http：//www.cqvip.com）、万方数据知识服务平台（http：//www.wanfangdata.com.cn）、国家标准化管理委员会（http：//www.sac.gov.cn）和标准分享网（http：//www.bzfxw.com）。从这些网站可获取国内专利、期刊论文、学位论文、会议论文、科技成果、标准文献、技术图书和工具书等技术信息，尤其是“标准分享网”可提供各种专业的电子版技术书籍、各种标准、各种图纸和图集、软件教程等，可以说是技术人员的网上免费书店、免费图书馆。

3.3.2 国外技术信息

企业情报人员在工作中往往要进行国外技术信息的检索收集，本文认为这些技术信息源应该具备，包括：Web of Science（科学知网，http：//Wokinfo.com）、美国专利商标局（http：//www. uspto.gov）、欧洲专利局（http：//www.epo.org）、世界知识产权组织（http：//www.wipo.int/portal/zh）、Delphion知识产权信息网（http：// www.delphion.com）、日本专利局（http：//www.jpo.go.jp）、加拿大知识产权局（http：//www.opic.ic.gc.ca）等。这些资源包括科研成果、科研资源、外文论文、世界各国专利等技术信息。

4 文献检索技巧和信息分析技术

文献检索：上述所列的各类技术信息网站，均提供文献信息的检索功能。不同的网站检索入口和方法不尽相同，情报人员可以利用“百度”搜索相应网站的文献检索方法，或者参加由国家知识产权局和国家情报机构举办的知识检索专业培训班，提高检索技能。一般来说，检索方法分为模糊检索、高级检索和传统检索三种方式，情报专业人员，应采用由关键词（检索词）进行逻辑组配而成的表达式“传统检索”方式进行文献检索和情报收集。

信息分析：通过利用这些信息资源，检索获取有关主题的文献集，并对这些文献进行著录字段频次的统计计量分析，经总结概括后可撰写知识挖掘、技术预见、专利分析、技术战略等信息分析报告。企业情报工作人员信息分析能力的提高也需经专业情报机构培训[6]，且在情报工作实践中逐步摸索即可熟练掌握。一般来说，文献的计量分析是通过专用的软件由计算机自动完成的，它可进行图表的可视化输出，使得情报人员能很直观地对其进行解读，从而方便地完成信息分析报告。当然，企业情报中心也可根据自研数据库的字段结构开发自己的信息分析工具，个性化地开展信息分析工作。

5 企业数据库建设

企业应根据自身生产特点和发展方向，建设企业自己的特色数据库，以便企业进行知识积累、检索查询、追溯利用、信息分析等。

5.1 产品信息数据库

涵盖产品名称、别名、英文名称、型号、年产量、销售量、每件利润，如果是化学物质产品，还应该包括CAS号、分子式、化学结构式、纯度、物理性质、化学性质（尤其是安全性）、销往目的地、标准号等信息。如果是生产所用原料，还应包括供货商、批号、日期、价格及其他质量指标等，使得企业在进行技术情报研究的同时，还可进行经济情报信息的研究。

5.2 技术信息数据库

利用采集的信息和检索到的文献建设技术信息数据库，数据库结构字段包括题目、作者、文摘、出处（时间、年卷期）等，还应该按照企业的需要做进一步的数据标引，如作者单位、国家、省、邮政编码等信息，建设企业个性化的数据库。

5.3 企业情报数据库

将企业情报中心完成的情报产品和利用其他方式获得的各类技术报告，经标引加工建设情报数据库。

5.4 科技报告数据库

将企业所承担或参与承担的科技项目、产品研发过程所产生的技术文件等，按照国家的要求，制作成科技报告，存档建库，备查。

应注意，在建设以上数据库的时候要考虑这些数据库的字段的统一性和兼容性，以便于情报人员的跨库检索和信息分析使用。

6 企业利用情报促创新发展壮大

企业情报中心是企业的神经中枢，企业情报网是情报工作平台，情报人员是信息检索和情报生产者，信息分析软件是生产情报产品的工具。这样，企业的情报研究工作就能顺利开展起来了。企业应重视情报研究工作，利用情报促创新发展壮大。使企业在发展中不断创新，在创新中求发展，在发展中求生存。创新离不开情报的支持。科技管理部门应出台政策，支持引导企业开展情报研究工作。企业在产品开发、技术引进、技术改造、市场预测、市场营销和企业管理中都应该把情报放到第一重要位置。企业在研发生产和技术创新中不仅要获取政策信息、行业信息、市场信息和科技信息，甚至在原料采购、投资参股、投标竞标等决策过程中，都面临着产品价格、技术含量、供应商、销售商，尤其是企业形象等方面的激烈竞争。所以，企业在各个环节都应重视情报信息的作用，善于利用情报促创新，使创新在企业生存竞争中实现价值，使企业在市场竞争中抢占先机，发展壮大。

[1]宋刚，钱学森.开放复杂巨系统理论视角下的科技创新体系——以城市管理科技创新体系构建为例[J].科学管理研究，2009（6）：1-6.

[2]吕著红.民营中小企业竞争情报需求的特点[J].现代情报，2004（11）：192-193.

[3]汪建沃.企业稳健发展需要情报创新支撑[J].农药市场信息，2013（9）：1.

[4]史新辉.查新工作管理中应重视的几个问题[J].现代情报，2009（9）：185-190，194.

[5]史新辉，等.如何建立企业情报信息中心[J].企业管理，2014（7）103-104.

[6]史新辉，等.科技情报部门如何为企业的情报研究服务[J].科技与效益，1998（8）：39-41.

G351

A

1671-0037（2014）09-10-3

史新辉（1963.1-），男，本科，正高级工程师，研究方向：科技情报、科技创新、企业管理。