在高校集中采购内部控制制度的建设与应用研究

何颖

摘要：对于高校而言，建立集中采购内部控制制度，并严格落实，对于学校教育教学活动的开展意义重大。本文首先论述在高效建设集中采购内部控制制度的意义，然后分析高校内部控制制度建设涉及的主要内容，然后以该高校图书集中采购项目为例，对内部控制制度的应用效果进行研究，希望能促进高校集中采购项目的有序进行。

关键词：集中采购；内部控制；建设；应用

我国的政法采购办法实施10多年来，对于政府执政能力和效率的提升起到了一定的促进作用。对于高校而言，作为一种按照政府采购办法实施技术物质资料采购的单位，在近些年的采购管理方面，也探索了许多有效的办法。但是，当前高校的集中采购中还是存在内部控制制度建设方面的缺陷，给了一些人士违法违纪的漏洞。为此，研究优化和加强高校集中采购内部控制制度的建设，并将相关研究理论运用于实际中，使高校集中采购事宜能够高效运作，形成一套规范、完整和系统的控制机制。

一、高效建设集中采购内部控制制度的意义

（一）保证高校采购项目有序进行的需要

在高校推行集中采购，能够使各个有物资和技术资料需求的部门能主动按照采购周期制定合理的采购需求计划，同时，集中采购负责部门会组织政策的制定、预算的编制、采购方式的确定和最终承包商的确定、款项支付工作，在这个过程中，需要其他许多的高校部门参与，由集中采购负责部门对相关事宜进行协调，能够提升办事的效率。同时，加强对集中采购的内部控制，能够使各职能部门和采购负责部门参与人员的权利和义务进行规范，约束住许多人的行为，保证采购的规范和高效。这样的制度建设，最终还是能够保证高校采购项目有序进行，提升各部门对办学物资和技术资料的管理。

（二）有效防范集中采购风险

由于集中采购活动涉及到的资金金额较大，而且项目内容较多，涉及到学校多个部门和较多的人员，通过集中采购内部控制制度，能够减少集中采购信息和其他管理信息的泄露，使得学校在集中采购过程中能够占据有利地位，并保护学校资产的安全，促进资金的高效利用。

（三）集中采购过程中反腐败的需要

对于高校而言，参与集中采购的物质和技术资料大多数具有“公共产品”属性，而且采购的规模大和数量多。按照“有限理性经济人”理论，在高校实行集中采购项目时，会存在一些部门或者是人员因为小团体或者自身利益而出现对国家、学校利益损害的行为。建立高校集中采购内部控制制度，能够利用授权批准、不相容职务分离等控制，使集中采购项目运行中出现的走后门、拿回扣、预算人为放大和假招标等不法行为得到有效的减少甚至杜绝。

二、高校集中采购内部控制制度的建设

（一）优化集中采购的控制环境

控制环境是在高校集中采购项目进行过程中，能够产生影响的内部控制的各种因素的总称。这些因素主要有机构设置、决策机制、职权与责任、领导者和工作人员的思想和业务素质、监督措施和影响集中采购业务的各种外部关系等。对于高校集中采购项目而言，内部环境是建立和实施内部控制的基础。因此，单位应当尽可能的做好内部环境的优化，如单独设置内部控制职能部门或者确定内部控制牵头部门，负责组织协调内部控制工作；建立健全集体研究、专家论证和技术咨询相结合的议事决策机制；实行关键岗位责任制，确保不相容岗位相互分离，并通过定期或不定期岗位轮换排查工作中存在的问题与隐患；加强对领导者和工作人员的素质控制等，从而保障集中采购内部控制制度的有效执行。

（二）分析和评估集中采购各环节存在的风险

在对集中采购内部控制制度建设时，对高校集中采购过程中的各项采购风险进行评估，然后制定相应的风险控制条例，使采购风险降低，提升内部控制制度的有效性。首先对集中采购的业务流程进行梳理，明确业务环节。其次分析各环节可能存在的风险点，进行风险评估，然后结合各风险的实际情况，制定切实可行的风险控制制度。具体而言，主要做好预算过程的风险评估、招标文件和投标文件的风险评估、供应商信用风险评估和合同风险评估这四方面的工作，然后结合各风险的实际情况，制定切实可行的风险控制制度，使得集中采购项目进行时，能够有效稳定应对各种问题。

（三）对集中采购的程序和要点进行控制

集中采购内部控制，主要是通过控制内部活动来实现内部控制的目标。因此，在构建高校集中采购项目内部控制制度时，需要结合集中采购日常工作的要点和环节进行制定。首先，要对程序性的工作制定出相应的管理办法，然后在制度层面，明确各职能部门的分工，最后，要对制度的执行情况进行说明，使得制度能够得到有效执行，保证制度在集中采购项目进行过程的每一个环节能起到效果。

（四）建立集中采购内部控制评价机制

高校审计部门应定期对建立的集中采购内部控制制度的设计和运行的有效性进行检查，分析查找内部控制缺陷，提出改进建议并读出落实整改。一方面可以防范风险，及时堵塞管理漏洞，另一方面有利于持续地完善集中采购内部制度，使其发挥更大的作用。

三、某高校图书集中采购项目应用实例

在某高校，由于学生数量较多，对于教材、资料等方面的需求较大，而且图书馆也在不断加强图书数量和内容方面的建设，为此，对于集中采购的图书项目，数额巨大，而且图书的种类比较繁多。为了实现对集中采购的内部控制，保证集中采购项目的有序进行，按照该校制定的集中采购项目内部控制制度相关的内容，对采购项目进行控制。在组织政策的制定、预算的编制、采购方式的确定和最终承包商的确定、款项支付工作方面对各个内容进行单独的控制，尤其是对进行计划审批、招标环节和付款环节等方面的授权批准权限进行严格控制，要求相关经办人先学习控制制度然后再进行工作，严禁未经授权的机构和人员办理相关不相容岗位业务，重大或特殊项目的业务实行集体决策与审批。从图书采购各个环节和图书资料的质量检查等方面综合评价此次采购，相关专家一致给出优秀评级，这次图书集中采购项目的高效完成，正是由于执行了严格的集中采购内部控制制度的相关要求，说明内部控制制度作用十分有效。

总结：

对于高校而言，集中采购项目多，构建一套行之有效的内部控制制度，并将这些制度的具体内容应用于实际的采购工作中，不仅能够提升采购项目的有效性，还能提升相关人员的工作水平，促进日后采购项目的正常高效开展。（作者单位：四川美术学院）

参考文献：

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[2]钟永泉，赵邦枝.高校集中采购内部控制制度的构建与探索[J].实验技术与管理，2009，12：146-148.

[3]赵帅.高等学校内部控制问题探讨[D].西南财经大学，2013.

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