新时代兼职档案员任务浅议

文/西安科技大学档案馆 杨清

档案工作队伍不仅包括档案馆工作人员，还包括各个部门的兼职档案员，工作上具体分工是：档案馆工作人员负责检查文件，指导归档，整理文件材料，接待查询，利用效果分析，编研材料；而兼职档案员承担着最基础的工作——档案的收集整理。

下面分几个方面探讨一下这个问题：

一、新时代的特征

上世纪八十年代改革开放政策确立之后，各行各业都发生了显著的变化，信息化时代的来临，与世界接轨的形势，打破了传统的工作模式，管理研究的方向也要随之做出变化。

新时代特征总结起来有如下几条：

（一）工作的信息量加大（见表1）

由表1看出：1998年到2010年，毕业生人数激增，文件数目也同样增多。

（二）档案工作重心转移

之前的档案工作重点在收集保管，要求档案门类齐全，馆藏丰富，分卷仔细认真，装订整齐，排架整齐划一，对装卷的质量要求很高，对查询利用只是针对各部门文件，没有太多要求。新形势下，档案工作的重心发生了很多变化：以查询利用为主，把档案作为一种有用的信息源，最大可能为各部门提供服务；注重研究，看重二次编研成果，对组卷装订没有太多要求。

（三）交流机会增多

既有不同单位之间的交流，又有同单位之间的交流。交流形式多样，既有每年的培训性质的学习，又有调研时同行之间的学习探讨。通过各种各样的交流，新的问题提出来并得到充分的重视和讨论，新的规则不断确立，档案工作得到推动和发展，档案工作人员的业务水平也得到提高。

（四）工作方式方法的转变

“以人为本”主导思想的确立。过去的档案工作，文件收集管理是主要的，服务也只是面向特定部门与对象，新时代档案工作，“人”作为工作主体被提了出来，这里的“人”既包括服务对象，也包括各类档案工作人员。

二、目前阶段兼职档案员的作用及存在问题

从流程图1可以看出，兼职档案员起着收集、整理、初步立卷的要求。对各部门兼职档案员的要求是熟悉本部门工作，了解什么是档案，归档文件的要求，整理分类的依据，报表的要求和格式。基本上熟悉部门工作的人一到两年就可以很娴熟的达到工作要求。但在实际操作中，存在如下问题：

（一）部门领导对档案工作重视不够

各部门兼职档案员经常更换，造成归档文件收集不齐全、不完整，经常出现文件遗漏情况。学校目前聘岗是三年一聘，聘期一到，刚刚熟悉档案工作流程同志就换了部门，新来的同志对工作有熟悉过程，难免会有纰漏。档案馆要重新花一到两年时间培训新人，但下次聘岗又面临同样问题，人员频繁流动造成许多工作的重复以及一系列的错误漏洞。

（二）兼职档案员理论培训不够，档案意识不强，积极性不高

兼职档案员由各部门指定，在领导和个人看来属于额外工作，觉得干的多，也没有多余奖励，工作积极性不高。他们可能对本部门工作还算熟悉，但对“什么是档案”这样的问题不是很了解，所以需要重新培训。整理档案也存在问题：一部分兼职档案员对整理档案不熟悉，分卷也层次不清，有的只按科室部门简单分类，有的干脆按发文顺序从头排到尾，这些都增加了档案馆工作人员的工作量。

三、针对兼职档案员的新制度

（一）把档案工作计入工作量

档案工作虽然写进了各部门工作任务和工作规则，但是从领导到兼职档案员都觉得是额外的工作，导致工作态度不认真。可以把档案工作完成量计入工作量，作为年终考核和职称评审的依据，同个人利益挂钩，让归档工作既是考核标准又是加分依据，充分调动人员积极性。

表1

图1 传统档案的工作流程图

（二）建立兼职档案员与档案馆的沟通平台

现代社会是信息社会，档案馆工作人员同各部门兼职档案员的沟通显得非常重要。尤其学校现在两校区分布，保持通信畅通就显得尤为重要。为此建立了西安科技大学兼职档案员群，加强沟通，发布重要消息，交流意见和心得体会，提高工作质量。同时建立档案馆网络平台，一些重要的表格和文件都在网上同步更新，与档案群相辅相成，方便工作人员和兼职档案员办公。

（三）以制度形式固定兼职档案员队伍

档案馆和各部门统一制定兼职档案员管理制度，对工作细则作出规定。例如：满足什么条件的人员才可以担任兼职档案员？建议工作最起码满一年，熟悉本部门工作；任期要几年不变？建议最起码三年，由相对固定的人员担任；兼职档案员要由档案馆统一培训，合格才能上岗，保证工作质量。

（四）确立考核制度

目前档案馆还没有针对兼职档案员的考核制度，这造成了兼职档案员工作拖拉，效率不高，立卷质量达不到要求的现象，因此确立考核制度势在必行。

（五）定期召开会议，形成良好工作循环系统

建议档案馆每年至少召开一次集中会议，讨论档案工作中存在的问题，商讨解决方案，集思广益。各部门兼职档案员向档案馆工作人员反映问题，档案馆工作人员解答问题或征集方法，使档案工作更加深入，工作向前发展，完善各个环节，形成良好的工作循环流程。

在新的历史时期，兼职档案员所承载的不仅仅是归档立卷这么简单的任务。信息化时代，兼职档案员的任务也由低端走向高端，肩负着新的使命。

四、兼职档案员的新任务

1.及时收集整理部门文件，包括上级来文，内发文和部门内部的重要文件，如：工作计划、重要报表、部门规章制度，有的部门还有合同、协议、案件。了解什么是文件，什么是档案，档案文件要求的整理方法等这些基本常识。

2.了解本部门文件组成特点。具体地说，有的部门结构单一，像统战部、纪委、图书馆等，这些部门文件组成简单，容易分类；有的部门下设几个科室，比如人事处，由人事科、劳资科、师资科、博管办四个科室组成，所以归档文件首先也分四大块，每块下再根据问题立卷。另外，凭着对本部门工作的了解，掌握本部门的工作重点、工作成果，掌握文件的动向、内部规律。

兼职档案员对收集来的文件分类，初步组卷，打印归档目录，上报档案馆。档案馆工作人员检查归档文件，给出反馈意见。一般归档文件主要存在问题有：附件不全，归档时只交了正文，缺附件；缺拟文稿纸或拟文稿纸未盖章；缺正文或缺草稿；另外还有整理立卷的部分问题。如果兼职档案员对归档工作很熟练，很认真的话，这个环节可以省去很多周折。

3.善于利用档案信息工作。归档的文件最终不是要束之高阁，而是要用于给各部门提供信息资料，这是归档工作的延续和拓展。档案的查询利用工作同归档工作应该是相辅相成的，一方面，归档文件是查询利用的信息源，馆藏丰富查询当然更便利；另一方面，查询利用也促进归档工作，各部门意识到文件归档的重要性，会更加重视档案工作。

4.能够发现档案工作的中的问题，并同档案馆共同协商解决。档案工作要由“低端”向“高端”推进，更多的调动兼职档案员积极性，让兼职档案员在工作中起到越来越重要的作用。

信息化时代来临，给档案工作带来了新的工作模式，同时也提出了更多的要求，面对着新的挑战。在新的工作模式下，充分考虑工作中各个因素，考虑兼职档案员这个群体的职责、需求和利益，这是档案工作开展的必要条件，也是人性化管理的必走之路。

[1] 孙焱.高校兼职档案员的作用及队伍建设[N].吉林工程技术师范学院学报,2009(8).

[2] 俆典利.新形势下高校兼职档案员队伍素质建设浅议[N].南宁师范高等专科学校学报,2008(12).