浅谈村级计生民情档案的问题与对策

文/浙江长兴县人口计生局 赖相燕

民情档案，是掌握社情民意的“体温表”、动态服务民生的“电子眼”、破解基层难题的“好处方”、检验干部工作的“千分尺”、领导实施决策的“风向标”。计生民情档案是人口计划生育工作过程中形成的具有保存和查考利用价值的各种文字、图表、音像等不同形式的真实历史记录，是做好人口和计划生育工作的重要基础。而村级计生民情档案作为基层计生干部规范工作和优化服务的重要途径，是落实人口计生工作的有效力量。为了适应新时期村级计生工作出现的新变化新问题，本文通过对当前村级计生民情档案存在的困难与问题的剖析与思考，试图探索村级计生民情档案规范建立与发挥作用的有效途径。

一、当前村级计生民情档案管理的现状

为准确把握村级计生明清档案建设的实际情况，笔者于2014年5～8月对长兴县273个村居（社区）的案管理员和育龄群众发放了300份问卷，重点了解村级计生民情档案的队伍以及现有档案的收集、整理、归档和开发利用情况。同时，为提高研究的针对性和有效性，还调阅了村级现有的计生民情档案的原始资料和记录，了解更多关于村居(社区)计生民情档案的管理概况、开发利用以及存在的主要问题，通过问卷调查与原始档案资料查阅相结合的方式获得了详细的数据。

（一）健全了组织机构和网格体系

通过调查研究，结合实际成立村级计生档案规范建立和作用发挥领导小组，明确开展此块工作的目标、任务和具体要求。在工作经费安排上实行倾斜，落实了必要的工作经费。积极完善了工作人员的待遇报酬，对7737户计生民情档案划分成211个网格，明确273名档案员，签订《村级计生档案规范建立和作用发挥责任书》，由政府落实给予800～1000元/年不等的工作经费，建立健全了以奖励、表彰等为主要内容的激励机制，充分调动了工作积极性。

（二）明确了归档范围和内容

邀请县档案局专业人士对75名档案员进行了规范建档的培训，精心设计了计生档案的样张。内容包括每户人家的家庭成员姓名、身份证号码、婚育情况、生养情况、避孕结育措施、外出地址、联系方式、住房情况等。对7737户家庭进行认真排摸，仔细核对，重点是外出家庭，排摸出详细的地址和联系方式，对开展计生工作奠定了良好的基础。注重电子存档，对7737户档案全部电脑录入，同时对于开展计生的一些特色计生工作，上街宣传、入户走访、一元捐等通过照片和录像的方式形成资料，分类存放。

（三）开始探索档案的开发利用

结合“3.8”妇女节，“5.29”协会活动日，“7.11”世界人口日和每季度的档案员会议等契机，先后邀请县档案局和计生局、镇计生办和卫生院等部门不定期开展计生政策法规、计生干部职责、优生优育优教等相关的培训。结合每月跑户30户的要求，要求档案员向育龄群众开展面对面的业务指导和政策宣传。跑户过程中发现实际信息与档案信息部一致的及时更改，不断完善了档案，也提高了档案作用的发挥，做到了底子清、情况明，增强了适应新形势下人口计生工作的综合能力。

二、当前村级计生民情档案管理存在的问题

（一）村级计生民情档案员队伍素质参差不齐

据调查，目前村级计生档案管理人员基本上是村级计生服务员兼职，少数村居（10.56%）是由大学生村官兼职。村级计生服务员普遍存在学历水平较低（初中以下学历 44.89%、高中以上学历只占18.5%）、理论知识水平较低（档案知识培训参与率为56.81%、县级以上的档案相关培训只占16%）、熟悉操作电脑网格信息化较少（熟练计算机、扫描仪等设备为35.69%）、年龄普遍较大(50岁以上的人员为32.35%)等问题，全县273名计生计生民情档案员中拥有档案初级的只有19人，中级以上职称的只有3人，村级人口计生档案员队伍不够稳定，从事档案管理时间5年以上只占32.64%。

（二）村级计生民情档案规范化程度不高

当前基层特别是村级的计生民情档案归档程度不高，同时计生档案管理工作以手工管理为主，较少运用现代化管理手段，尤其村级档案室在档案库房配备上未能达到档案“八防”（即防潮、防高温、防虫、防鼠、防尘、防火、防盗、防光）的要求，库房内温湿度也未能达到国家标准，没有配备相关的设施设备或措施。出现了部分档案霉变、褪色、破损、尘污、虫蛀、鼠咬、被盗等现象。在现代化档案管理上没能配备档案信息化管理所需的设施设备，如：计算机、打印机、刻录机、扫描仪、照相机、录音机、防磁柜等适应档案安全保管和利用需要的用房，计算机拥有率达到100%，扫描仪、照相机拥有率90%以上，其他的设备基本处于20%以下。在村级计生民情档案推行过程中，有些村的档案员急于将信息归档，对档案质量的检查不够细致。档案人员在信息采集时，出现一些质量问题，比如档案材料不全，档案保存的不全、不完整，个别村的档案是手写的，不是电子归档，部分档案存在劣质字迹，造成许多档案模糊不清，增加了不必要的纸张浪费，得不偿失。

（三）村级计生民情档案开发利用较少

档案管理的目的是为了更好让计生民情档案服务普通群众，让群众认识到档案的重要应用价值并能为他们排忧解难，但目前村级计生民情档案的开发利用率低是当前档案工作面临的突出问题，也是基层档案人员急需解决的重要问题。主要表现在：一是档案运行的过程中，在跑户时遇到一些信息需要更改的没有有效制度去制约完善。二是部分村档案负责人员和制度虽然确定，但实际操作中有章不循，执章不严，无法兑现，造成许多档案应及时完善的没有及时完善，信息更新不够。三是建档之后虽然仍有部分村没有将档案进行归纳分类，即计生重点对象、计生一般对象、计生放心对象，在服务的过程中没能有针对性的开展，导致档案的作用不能得以很好的发挥。四是基层人口计生普遍存在对档案工作不够重视，造成各类资料归档不全，不能很好的进行开发利用。比如对于会议发放的材料位及时交给档案员妥善保管，极有可能造成文件的损坏、丢失或者遗漏。

三、村级计生民情档案存在问题的原因分析

（一）档案意识薄弱

在村级做计生工作的的人员少（每个村配备1个计生服务员，1800人以上的村再配备了1名协会专职副会长），但业务量大，据调查，全县412名村级计生干部共有的兼职率达到78.59%，兼职了村级档案管理的人员达到68.54%。人员配备少，同时，根据村级工作随意性较大，人员经常调整变动，档案管理人员的流动性也大，因此，对于村级计生民情档案的责任意识不强。再者，县级、乡级档案机构对村级档案员的专业培训次数少，参训人员也少，档案员的专业理论知识和实际操作技能掌握少，村级档案员的档案资格证持有率只有12.56%，很难胜任目前档案的管理工作。在实际档案的管理中，大部分的工作人员尤其是部分基层领导干部没有认识到计生档案管理工作重要性，因此对村级计生民情档案工作敷衍了事，档案资料收集不全、归档不及时现象经常发生。

（二）档案管理制度设备不完备

当前村级计生民情档案管理工作还是以传统的手工管理为主，较少运用现代化管理手段，尤其是数字化程度不高，影响了数字化档案管理工作的正常开展。基层计生民情档案基本没有专门的档案室，特别是村级的计生民情档案，98.6%的村居（社区）都没有专门的档案室，也没有制定相关的文件保管范围和保管期限，其他的档案管理规章制度也不健全，有的村级有部分规章制度，但在制度的落实上也只是停留在纸质的文件上。

（三）人、财、物保障不够

村级计生部门档案管理虽然已经有了一支比较齐全的队伍，但是队伍人员整体数字化管理操作技能上有很多不足，大多数的档案管理人员管理水平仍停留在传统经验上，队伍的整体素质也决定了他们不愿意或者是难以适应现代化的档案管理的需要。同时，人口计生部门经费主要依靠财政拨款，而村级计生的经费来源中没有档案建设专项资金。在档案信息化建设涉及很多新情况、新问题，缺少相关业务指导，成为制约村级计生民情档案工作上水平的主要瓶颈。

四、建立并合理发开村级计生民情档案的思路与对策

（一）教育管理，提升村级档案能力水平

档案工作是整个基层人口计生工作不可缺少的一部分，基层的政府应增强计生档案意识，关心、支持档案工作，把计生档案工作与岗位目标责任考核有机结合，充分调动各部门负责人和兼职档案员参与档案管理工作的积极性，形成齐抓共管的工作合力。同时鼓励档案管理人员取得档案专业技术职称，提高档案员的业务水平和学历水平，造就一支既懂专业，又懂法律知识的复合型档案管理人才。

（二）严把“三关”，提高计生民情档案质量

“三关”就是档案员要把好审核关，检查档案是否有项目漏填、错填等问题；档案员要严把归档关，对于存在字迹不清、信息不齐等不合格档案一律不予归档，重新收集填写；审查员要严把评查关，对于各村的档案，镇计生办要派专人不定期检查档案信息更新情况，对于档案更新不及时要指出问题并给与一定的惩罚。在档案信息收集的过程中，最好增设一名兼职档案员，平时注意档案的收集和保存，真正做到责任到人。

（三）与时俱进，逐步实现计生民情档案数字化

随着档案数字化管理的不断提升，人口计生全部档案也进入了电子信息数据库，逐步实现档案登记、查询、更新计算机管理，村级计生民情档案也必须与时俱进，将所有计生档案的核心内容以电子稿的形式输入完整，形成电子数据库，便于信息的及时更新和保存，并将计生办证所需的材料、照片等进行电子扫描，电子归档备份，使村级计生民情档案管理实现实质性的飞跃，走上方便民众、服务民生的道路。

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