高校档案工作者在信息化进程中的继续教育问题

文/湖北工业大学档案馆 杨蕾

随着信息化的不断推进，信息化已成为社会各项工作发展的必然趋势。档案工作在信息化推进的过程中，档案的管理形式、管理模式也在悄然发生变化。传统的档案管理模式主要是以纸质、照片等为载体，手工完成档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、编研、统计及利用。随着信息化的不断深入，档案管理工作的重点从以实体档案管理为重点转变为以信息资源管理为重点，由传统的手工管理变为计算机管理。档案管理工作面临着新的挑战，同时给档案工作人员提出了更高、更新的要求，因此优化档案工作人员的知识结构，补充新技术、新知识的教育培训必不可少。如何加强高校档案工作人员继续教育，有效提升相关管理人员综合素质，并最大程度上促进档案工作高效发展是当下要探讨的关键课题。

一、当前高校档案工作的现状

（一）档案工作者整体知识结构老化

目前的档案工作者大多是年龄大、体弱多病的，他们所具有的教育程度也不高，档案专业的人才更是少之又少。虽然大多档案工作人员熟练的掌握纸质档案管理和手工操作，但对计算机管理档案及信息化管理相对陌生，这样就对的档案工作发展提出了严峻的挑战.

（二）领导对档案工作重视不够

有些学校领导认为档案管理工作就是“保存资料”，没有很强的技术性和专业性，对档案工作认识不足，因此，在人员配备和经费投入方面重视不够。随着信息时代的到来，档案的管理方式已由过去传统档案管理方式逐步向信息化管理过渡，工作的重点也由档案的收集与整理变为编研、利用和创新。这就对档案工作者提出了更高的要求，不但政治觉悟要高、责任心强而且要具有创新意识，要具备运用新知识、新技术的能力。只有学校领导高度重视档案工作，认识其对各项工作的依据作用和参考价值，才能把综合素质较高的人安排到档案工作岗位上，更好地完成档案管理工作。

（三）档案工作人员流动性大

档案部门与其他部门相比，工作辛苦、待遇差、地位低，这成了人才流失的重要原因。为此，必须对档案工作给予更多的投人，改善其工作环境及办公条件；一视同仁地对待档案工作人员，提高他们的工作地位和福利待遇，激发起他们的工作热情，使他们能够全身心地投入到档案信息化建设当中。

二、高校档案工作者继续教育的必要性

档案工作是一项专业性很强的工作，它运用科学的管理原则和方法，对档案的收集、整理、鉴定、保管、检索、统计、利用、编研等业务环节全过程进行管理。为保证档案工作能够适应新形势的需要，仅凭对档案工作的热情和细致的工作作风是远远不够的，它需要运用专业知识和技能科学的管理档案。所以对档案工作者的要求也应该从以传统的机要、保密角方面的政治素质为重点转向以培养业务素质为重点。

目前，我国高校从事档案工作人员主要是具有普通学历且非档案专业的人员，由于多数人没有接受过档案学知识的系统学习和专业培训，较难从事档案分类、鉴定、编研和制度修订等学术性较强的工作。随着档案信息化建设的逐步推进，越来越多的新技术将逐步应用于档案工作的各个方面，这就要求档案工作者不仅有丰富的档案专业知识和较强的业务能力，还要有档案数字化能力和电子档案鉴定能力等；不但会传统纸质文件的归档，还要具备电子文件的归档管理能力。

因此，加强高校档案工作者的继续教育尤为重要。

三、加强高校档案工作者继续教育的建议

对于档案管理来说，信息化将是档案事业发展的必然趋势。档案工作人员要充分利用计算机来辅助管理工作，提高工作效率。因此要加强对档案部门现有人员的继续教育。

（一）继续教育的主要对象

有计划地组织培训、进修，加大在职档案管理人员岗位培训力度，增强管理人员辨别、处理文档信息的能力。目前，档案队伍中有许多年龄偏大、学历偏低、专业知识偏少、不会使用现代化管理设备的档案工作者，档案主管部门要尽可能地为档案工作者多提供继续教育的机会，全面提高现有档案管理人员的综合素质及工作水平。

（二）继续教育的形式与内容

继续教育可采取授课、参观、交流、自学等多种形式，激发培训者的学习热情和积极性，变被动参加为主动参加，授课内容上要专业理论和工作技能相结合，选择贴近生活实际的、能学以致用的，使尽可能多的档案工作者都能参加，让大家通过参加继续教育获取知识。

（三）建立内部培训体系

高校档案管理工作的特点决定了要想做好高校档案工作，建设一支专兼职相结合的档案工作队伍至关重要。兼职档案工作人员属于档案工作基层的工作者，因此加强对兼职档案员的培训，提高兼职档案员的政治素质和业务能力，是做好高校档案工作的关键。加强对兼职档案员的继续教育，仅仅依赖档案主管部门组织的培训是远远不够的，还是要建立学校内部的培训体系，通过定期或不定期的举办培训；兼职档案员到档案馆实地学习；专职人员深入到各职能部门或二级学院业务指导，解决兼职档案员的具体问题，指导归档方法等多种形式相结合，切实提高工作水平。

高校相关的档案工作工作人员，必须走继续教育这条路，不断提升工作能力，才能实现档案工作的规范化、标准化、数字化、网络化和自动化;才能提高高校档案部门的服务意识、服务水平和服务效果；才能跟上时代步伐，开创高校档案事业的新局面。