浅谈农村基层妇幼保健档案的建立与管理

2014-12-04重庆市黔江区妇幼保健院曾为华

办公室业务 2014年23期

文/重庆市黔江区妇幼保健院曾为华

近年来，随着我国经济社会的发展，农村基层妇幼保健得到了迅速发展。在农村基层妇幼保健工作中，档案的建立是妇幼保健工作的开展提供了重要依据，档案的管理是加强妇幼卫生和提高科学决策水平的重要条件，它们作为一个重要的信息资源在基层妇幼保健工作中发挥着重要作用。因此，在今后的工作中，要高度重视基层妇幼保健档案的建立与管理工作，使它充分发挥应有的作用，促进我国农村基层妇幼保健事业的不断发展。下面，就结合重庆市黔江区妇幼保健院情况，对农村基层妇幼保健档案的建立与管理的相关问题进行探讨和分析。

一、农村基层妇幼保健档案建立与管理中存在问题

黔江区妇幼保健院位于重庆市黔江区，地处武陵山腹地，辖30个街道、镇、乡，222个村。截止到2010年末，全区户籍总人口为53.6万人，非农业人口22.35万人，农业人口31.25万人，是重庆市主要的少数民族聚居地之一。多年来，黔江区妇幼保健院的档案建立与管理方面取得了不少成绩，在渝东南片区医疗中发挥了重要作用。但是，档案建立与管理中也存在一些问题，影响了黔江区妇幼保健工作的开展。第一，对档案建立与管理重要性的认识不够。在具体工作中，由于对幼保健档案管理工作重要性的宣传力度不够，使医院的领导和工作人员没有认识到档案建立与管理的重要性，没有意识到管理好档案资源是医院每个员工的义务和职责。在这种思想的影响下，在建立档案的时候工作人员只是简单地把一些文件材料收集和装订一下，在档案管理中一些管理人员为图方将档案材料随意存放在自己的办公抽屉里，归自己所有，导致档案材料的丢失或损坏，严重影响了基层妇幼保健档案管理水平的提高。第二，档案管理网络体系和制度建设不完善。目前，我区妇幼保健档案管理工作缺乏相应的档案管理网络体系，一些相关的工作制度和机制也尚未建立健全，在很大影响了妇幼保健档案管理工作的规范化和正常化。第三，档案编研工作水平较低。一方面档案编研成果摆脱不了旧条框，缺乏创造性，能对信息利用者有指导作用的比较少，能反映妇幼保健技术科研方面有创造性的成果就更难见了；另一方面档案编研成果很多都是对一些原始资料数据和基本事实的简单罗列堆砌，外部信息少，跟不上形势发展要求，缺乏时效性，致使档案编研含金量不高，利用效率低下。

二、农村基层妇幼保健档案建立与管理

（一）提高档案管理人员素质

档案工作人员作为档案建立与管理的主要参与者，他们的综合素质与档案的建立与管理工作有着密切关系。因此，档案工作人员要定期参加主管部门举办的档案业务培训班，系统学习档案专业知识，提高专业技术水平，同时，通过横向业务交流、总结经验、交流技术、相互学习、共同提高。

（二）完善档案管理机构

妇幼保健档案管理是一项技术性很强的工作，项目多，分类杂。因此，做好农村基层妇幼保健档案管理工作首先需要建立一个完善的档案管理机构。从我院实际情况出发，在现有的条件下积极创造更加合理的职能管理机构，不仅为档案管理配备专业的管理人员，而且设置档案存放室，为解决档案的器具装备和集中管理等问题提供条件。通过完善档案管理机构，明确档案管理职责，做好档案建立和管理工作。比如，在档案建立方面，档案管理部门需要搜集妇幼卫生法律法规及各项规章制度；妇幼卫生工作中考核评比标准及综合性评价材料；婚前保健、优生、遗传调研材料；妇女多发病防治材料等多种材料，并对此进行分类。

（三）提高档案管理水平

第一，科学管理。在档案管理中实行档案“五统一”管理模式（统一配备资料簿和资料柜，统一培训管理人员，统一管理办法及考评标准），以达到“三一致”（区、镇、村资料管理模式一致，文字资料书写格式及数字资料填写方法一致，表与表之间的数字一致）的目标。另外，还要定期对各种资料进行分类整理，分析综合，采取不同方式，准确地进行信息反馈，做到上情上达，下情上达，进一步调整策略，完善措施，以有限的投入获得更大的效益。第二，健全制度。一方面建立统一的管理制度，规范档案的保管、借用以及移交工作；另一方面建立严格的档案质量检查制度，把档案质量同工作人员的经济利益挂钩，实行奖优罚劣，加强思想政治工作，促使档案工作人员以高度负责的精神与积极的态度从事档案工作。