高校办公效能发挥的影响因素及方法

2014-12-04九江学院王海燕

办公室业务 2014年23期

文/九江学院王海燕

高校办公是高校运行和管理中不可缺少的重要环节，对高校运行发展具有积极作用。为促进高校有效运行，推动高校发展，必须采取有效措施，推动高校办公效能提升。下面将结合高校实际情况，探讨分析高校办公效能发挥的影响因素，并提出相应的改进方法，希望能够为实际工作提供指导。

一、高校办公效能发挥的影响因素

影响高校办公效能发挥的因素是多方面的，今后在日常工作中，应该从这些方面进行改进和完善，促进办公效能提升。

（一）工作人员

工作人员对高校办公效能的影响是十分明显的，只有具备高素质工作人员，才能更好适应工作岗位需要，提高办公效能。例如：工作人员政治素质、思想观念、业务能力、工作作风等，对办公效能影响是十分明显的。工作人员政治素质过硬，思想观念先进，业务能力较强，具备良好的沟通能力、表达能力、文字处理能力、组织协调能力、办公软件应用能力等，都对提高办公效能具有重要影响。另外办公人员工作作风，包括勤劳奉献精神，刻苦钻研精神，实事求是工作态度等，对提高办公效能也具有重要作用。

（二）自动化技术

应用科学、高效的办公管理系统是十分必要的，也是提高办公效能的重要策略。通过自动化技术应用，能提高办公系统专业化、系统化、自动化水平，促进高校办公各项工作顺利进行，提高办公效率。为此，应该结合高校办公实际需要，建立安全、稳定、实用的办公体系，并加强各部门协调，减少办公差错，促进高校办公顺利、流畅，提高工作效率。

（三）监督考核体系

完善的监督管理机制能更好协调工作人员日常行动，促进工作人员全身心投入工作中，增强服务意识，使枯燥乏味的工作变得充满生机与活力。并调动工作人员积极性，促进工作人员更好履行自己职责，提高工作效率。另外，激励机制也是不可忽视的内容，完善激励机制能提高工作人员积极性，让他们更好为工作人员服务，促进工作水平提高。

二、高校办公效能发挥的方法

为促进办公效能最佳发挥，根据其影响因素，结合高校办公实际情况，今后应该采取以下方法，促进办公效能有效发挥。

（一）提高工作人员的综合素质

为促进高校办公效能最佳发挥，必须采取有效措施，促进工作人员综合素质提升。首先，提高工作人员思想政治素质。加强对工作人员培训和管理，提高他们业务素质和综合技能。使他们严格执行各项路线方针，更好为高校日常办公和管理服务。其次，加强高校办公人员业务培训。不断提升他们的业务技能，促进工作人员工作技能提升，增强工作人员积极性和主动性，更好为高校服务。最后，加强工作人员自身修养。提高思想道德素质，增强业务技能，熟悉办公各项流程和操作规范。具备爱岗敬业、勤劳奉献工作作风和精神，出色完成自己各项工作，促进高校办公效能提升。最后，还要加强规范与管理，合理配置工作人员，完善绩效考核，健全考核评估体系，激发工作人员热情，使他们严格遵循各项规范要求，为高校办公做出更大贡献。

（二）重视办公自动化技术应用

重视现代信息技术应用，建立高效的，全方位的办公管理系统。这样既能加强各部门联系，节约成本，提高办公质量和办公效率。办公自动化系统还能促进信息资源共享，增进不同部门、广大师生之间联系。通过办公自动化系统，可以建立校园网办事大厅，实施电子签章系统，实现广大师生网上办事流程，极大方便广大师生。同时改变传统纸质办事的缓慢局面，实现公文电子稿高效、快速处理，避免人为因素对办事流程干扰。并且将复杂的工作流程变得更为便捷有效，也方便数据资料查询，极大提高工作效率。