论社会保险档案管理的信息化

2014-12-04吉林省四平市社会保险事业管理局赵露露

办公室业务 2014年23期

文/吉林省四平市社会保险事业管理局赵露露

现代社会的高度信息化，使人民的生活变得更为丰富多彩，云技术、互联网等新信息技术的快速发展与运用，使信息实现了高速、便捷、有效的传播与交换。如果把信息化技术应用到社会保险档案管理中，那么社会保险档案管理将变得更为科学、安全、有效，管理工作也会得到最大程度上的优化。

一、社会保险档案管理信息化的重要性分析

（一）社会保险档案管理的信息化是坚持走群众路线的必然要求

社会保险是一项贴近广大人民群众的生活的建设事业，这个特点决定了社会保险档案管理工作要密切联系群众，走群众路线。信息化的特点就是信息的交互性强，并且摆脱了空间距离上的限制，能够无限延伸。利用这些特点对社会保险档案进行信息化管理，就可以密切联系群众，加强档案管理工作人员与人民群众的交流，使档案管理中的规定与条例能够及时传达给群众，并且群众的诉求也能够得到回应。

（二）社会保险档案管理的信息化能够提高工作效能

传统的社会保险档案管理使用的是人力操作，这种工作方式会带来信息传递失真、容易丢失、不够准确、工作效率低等问题。而信息化的管理方式可以有效避免这些问题，使社会保险档案管理信息与社会公众有效对接，提高管理人员的工作效率与管理水平。

（三）社会保险档案管理的信息化还提高了社会保险事业的透明度

由于以往的社会保险档案管理工作采用人力操作，所以管理人员都是比较被动地服务群众。采用信息化的管理方式将使信息资源得到优化整合，服务内容也会大大增多。这些都将增强人民群众在社会保险档案管理中的参与性，在参与中实现监督，从而提高了社会保险档案管理工作的透明度。

二、社会保险档案管理存在的问题

从整体上来看，社会保险档案管理工作取得了很大的发展，然而道路是曲折的，工作过程当中不可避免地会出现一些问题。

（一）管理制度不够完善的问题

从当前社会保险档案管理的现状来看，社会保险档案管理缺乏统一的社会保险档案管理制度，许多工作处在混乱、无序当中。社会保险档案管理在制度上的缺陷，极易造成社会保险文件材料收集不全，丢失、涂改、损毁社会保险档案的现象时有发生，使群众对社会保险档案管理产生不信任的心理。

（二）工作条件差的问题

社会保险档案管理在社会保险工作中不受重视的地位，造成社会保险档案管理工作的办公环境较差，各地的社会保险档案管理办事处经常出现经费不足、场地不够等问题。这给社会保险档案管理工作带来极大的不便，也给档案的保管带来安全隐患。档案管理工作中出现的材料易丢失、毁损等状况在这种环境下出现得更为频繁。

三、加强社会保险档案管理信息化的对策

（一）完善社会保险档案管理制度

社会保险档案管理工作中出现的问题，很大程度上是因为制度上存在缺陷。因此，为了从根源上解决社会保险档案管理中的问题，就必须完善管理制度，优化资源、整合资源，使社会保险档案管理在统一的制度管理下有序进行，从而改变社会保险档案经常被涂改、损毁的情况。

（二）有效利用网络多媒体技术

信息化社会就是因为网络多媒体技术的发展而形成的。因此，要实现社会保险档案管理的信息化，就要充分利用网络多媒体等现代信息技术。在办公条件不够理想的情况下，档案管理的信息化可以降低办公条件带来的不利影响。比如：在档案信息安全方面，运用信息化的技术来保管档案就比传统的保管方式要安全得多，并且占用的空间也是虚拟的，不必要求实地上的大空间来存放纸质档案。当今社会电视、广播等信息传播工具，以及微博、微信、论坛等网络信息交流渠道，为实现信息的交互性发挥着巨大的作用。所以，也可以利用这些平台来加强社会保险档案管理的信息交互性，使群众能够得到最新的资讯，同时群众的心声也能够在交流中得到积极的回应。

（三）建立社会保险档案管理信息数据库

社会保险档案管理具有工作量大、内容多、关系复杂、管理难等特点，据研究表明，建立社会保险档案管理信息数据库有利于提高档案管理的有效性。建立社会保险档案管理信息数据库即为将被保险人或被保险单位的信息纳入个人专属的数据库，实行对应性很强的信息管理。比如，将被保险人的姓名、性别、出生日期、身份证号等信息集合起来，建立一个专属于被保险人的数据库，这样，在管理社会保险档案的时候就可以快速准确的定位并找到相应的资料信息。