高校人事档案管理的信息化建设思考

文/苏州工艺美术职业技术学院 李慧敏

高校人事档案管理的信息化建设工作，是高校人事管理工作中亟待推进和解决的问题，也是彻底解决目前高校人事管理工作中存在管理漏洞最为行使有效的办法。因为长期将高校人事档案管理工作处于纸质管理模式中及其存在的许多人为因素和人情因素，容易出现管理上的漏洞和缺失，给正常的高校人事管理，特别是后备人才选拔和培养工作带来影响，又制约了高校人力资源管理的整体运转。

一、高校人事档案管理的主要内容

高校人事档案基本上记录的是高校内所有在职人员的信息，这些信息具有一定的法律效应，主要包括个人履历和受奖（惩）经历等，这些信息对于教职工面临的职务晋升、职称评定、工资调整和干部调整等工作都是至关重要的。因此它的使用频率相对较高，处于对教职工信息既方便保密管理，又方便有关部门调用的原则，必须加强高校认识档案的相关管理工作。高校人事档案管理的具体工作主要分为三项内容，一是档案内容的记录，这项工作主要在高校教职员工建档和涉及档案内容变更过程中使用较多，建档的过程由人事档案管理部门完成，内容变更则人事档案管理部门根据教职员工个人经历的变化做真实的记录；二是档案内容的保存，由于人事档案相对于教职员工而言很重要，所以才各高校才设有专门的人事档案管理部门和人员对档案进行日常的管理和保存，因此，档案在一般情况下都有一个较为固定的区域由专人做日常保管工作；三是档案的调用，这项工作主要是在档案管理部门接到上级的指示之后才操作的，通常档案的调用期间内容全部都用专门的档案袋做密封处理，主要用于上级机关考察和选拔后备干部和教职工调离。

二、高校人事档案管理的现状

由于长期以来高校的人事档案管理都是采取纸质的管理模式，因此在日常管理中虽然有专职的人员和专门的场地，但是由于档案内容较多且分类较为复杂等原因，个别人事档案丢失或被人为的修改现象在档案管理中也时有发生。特别是在涉及干部调整和教师职称评定等活动期间，由于个别人不具备相关的资格，就想到用修改档案的方式来“走捷径”。有些档案管理人员要么是受人情驱使，要么是受到利益的诱惑违反档案管理的相关规定私自篡改相关内容，让档案管理工作的相关制度形同虚设。另外，由于日常保存不善，有些档案的原始内容虽然存在，但是在记录初期没有按照规定用钢笔书写、没有使用相关的纸张，也有部分档案有字迹模糊或纸张破损的情况出现。与此同时，高校管理层，尤其是档案分管领导对档案管理部门的工作不重视，认为高校教职工档案相对于地方而言要固定的多，因此对档案室工作环境和人员配备等硬件设施没有按照相应的档案管理相关规定执行，因此造成了部分档案由于所处环境较潮湿而出现了霉变等情况。

虽然有些高校的档案管理工作也利用和采取各种手段进行信息化建设，但是由于数据库信息技术较为落后，专职的档案管理工作人员掌握信息化技能水平较低，因此也给档案信息化建设工作增加了许多人为的阻力因素。而一般情况下，高校驻地的地方人事档案管理工作和高校认识档案管理虽然同属一个工作内容范畴，但是并没有任何的业务交叉，且高校和地方的人事档案在管理上也略有差异，同时又处于资料保密的角度出发。尽管驻地档案管理工作的信息化建设已经开展且技术较为成熟，但是高校并没有在日常的档案管理中借鉴和使用。

三、高校人事档案管理信息化建设的措施

随着科技水平的不断进步，高校人事档案的信息化建设工作越来越受到关注，特别是石家庄“三假女书记”和江西干部履历档案造假案等一批社会关注度较高的案件曝光之后，档案管理的主管部门专门针对人事档案管理的信息化建设工作提出了具体的整改意见和措施，也针对高校工作的特殊性对涉及高校教职工的人事档案管理信息化建设工作做出了具体的安排，大致涉及以下七个方面的内容：

第一，转变观念、提高认识，做好档案管理工作。高校的领导层，特别是分管档案管理工作的校领导，要将高校档案管理的信息化建设工作列为目前日常工作的重要内容来抓，从思想上摒弃原有对档案管理工作的偏见和认识，高度重视涉及教职工关键核心利益的人事档案管理工作。

第二，规范制度、量化标准，做好档案整理工作。以往出现的档案违规操作行为，大多数是因为人情关系的因素造成的，因此让一些原本严苛的档案管理工作制度形同虚设，在档案信息化建设过程中，上级主管部门要给档案管理各岗位根据不同的工作内容制定相应的工作管理制度，并且在档案调取和修改权限上设置不同级别的差异，将所有工作内容全部做精细化和量化处理。这样就可以彻底杜绝了一般档案管理工作人员“小人物办大事”或者非专职档案管理工作人员“大人物办小事”的局面出现。从根本上解决长期困扰档案管理工作的人情干扰因素，让档案管理真正的走向正规化的轨道。

第三，吸引人才、加大投入，做好档案信息化准备工作。在档案信息化建设初期，校方除了要有足够的财力支持以外，还要加强对专业的信息化人才接受和储备工作的投入力度。由于高校教职工人数较多，且岗位分布或业务交叉也较为复杂，因此要想将高校人事档案的信息库建立程一个综合性较强的信息资源，除了必备的硬件投入之外，还要有具备一定相关专业技能的人才参与信息库的建设工作才行，而且处于对档案信息的保密角度出发，还要有若干后备人才作为下一阶段的信息化档案管理岗位人员上岗，对这些后备人才不仅不能降低投入力度，反而要比专业人才的投入还要加大，因为这些人经过严格的筛选之后将会在档案日常管理工作中长期处于一线岗位，必须在前期加大业务综合素质的培训和职业道德素养的教育工作才能让档案信息化管理常态化。

第四，全面研发、注重功效，做好档案信息化录入工作。无论是处于防止高校人事档案外泄的角度考虑，还是从各高校的实际工作情况差异方面考虑，高校的人事档案管理信息化建设基本上以自己研发为主，所涉及的数据库信息等内容虽然在商业化运作中也有涉及或使用的，但是毕竟上述两种因素无论哪一种情况出现，都将对高校人事档案管理工作带来不小的麻烦，而且这种商业化的数据库没有涉及高校教职工“一人多岗”等特殊情况，在实际的使用过程中也容易出现录入差错。因此，在高校人事档案信息化建设过程中，尽量还是以自主研发为主，这样不仅能按照实际需求来设置相关功能的使用，还可以有针对性的为以后的信息库升级工作做好相应的电子信息数据记录。

第五，设置权限、规定等级，做好档案信息化常态工作。高校人事档案信息资源库建立和录入工作完成之后，较为敏感和关键的就是常态化管理工作了，而且在传统的档案管理工作中，容易出现偏差或问题的环节也主要是在日常的工作中。因此，在档案信息化管理工作开展初期，就设置好相应的资源库外部信息环境，给每一个档案管理工作人员都设置一个帐号和密码，所有人在登录信息库的时候都使用自己的帐号，无论进行什么样的操作，资源库里都有详细的后台信息记录，一旦发生操作不当情况，可以根据这些记录查询到原始词条的相关内容和信息。另外，对于不同的工作岗位设置不同的工作权限，对于一般日常管理人员并不开放信息修改权限，这样即便是有些管理人员具有资源库的管理员身份，但是也仅仅能浏览和查询信息，不能对信息做任何修改。与此同时，将资源库信息修改工作也做等级处理，对于一般信息可以由一个人完成，但是对于一些较为关键的词条和信息内容，必须严格按照国家档案局中央档案馆颁布实施的《档案管理软件功能要求暂行规定》上的要求执行。

第六，突出终端，规避外网，做好档案信息化保密工作。跟传统的档案管理工作相比，将档案管理信息化处理之后在一定程度上减少和降低了工作人员的工作强度和工作量，也给档案的长期保存提供了一个全新的渠道和环境，但是其中最大的隐患就是信息的保密工作了。在档案日常管理工作中，除了要求相关工作人员一定要遵从各项规章制度操作以外，严格杜绝利用安装信息资源库的涉密计算机终端访问外网，或者在终端上增设没有经过防毒处理的外部移动终端硬件设备。除了要给整个的信息资源库建立独立的防火墙以外，在高校内网中，一般情况下不将信息资源库内容作为公开浏览信息，涉及人事档案管理信息的查询和检索工作，应有专职的人员以公告或者信息摘录的形式为主即可。这样可以有效地杜绝因为与外网的融合而造成的信息泄漏或者被恶意篡改行为的出现。对于开发模式较为流行的B/S结构数据库，如果将系统安装在Web服务器上的话，档案管理部门的每台客户端也建议做信息资源库安装，因为利用小型局域网只要有一个独立的浏览器就能在不同的终端上登录这个系统，这样一来是对信息的保密处理有利，二来所有的终端访问信息在服务器上也有记录，根本对这些浏览记录没有办法做任何修改，对于各岗位的日常管理工作也是一种监督。

第七，专人负责、严格审核，做好档案信息调取工作。在职务晋升和职称评定等工作开展过程中，不仅高校内部需要调取相关教职员工的人事档案信息，上级主管部门也要对重点信息进行检索和审查，在这个过程中需要将部分信息资源库中的信息调取出来，做分离处理，作为档案管理部门，对这种信息调取工作要严格按照相关规定的操作流程执行。首先对原有信息做备份处理，一方面是避免信息在传输过程中出现丢失，另一方面是避免电子信息在对外接触过程中出现与原始记录有差异的情况；其次，对传输介质要做必备的防毒和杀毒处理，特别是在利用外部介质的时候要尤其注意信息库防火墙的相关提示；最后，安排专职人员进行电子信息的传递工作，期间对相关电子信息也要进行一定的加密处理。

四、结束语

综上所述，推进和加快高校人事档案信息化建设工作，不仅能将高校的人事管理工作纳入高校整个人力资源管理的科学规范框架中来，还彻底杜绝了一些因为措施陈旧造成的弊端和漏洞，让高校人事管理工作走上了科学化、正规化的发展轨道上来。通过建立电子化的高校人事档案系统，对所有教职员工的人事信息有了全面的掌握，对于后备人才，尤其是中青年骨干的选拔和培养工作是一个极大的促进。

[1] 吴白莉.试论高校人事档案信息化[J].档案与建设,2009(9).

[2] 郭红.高校档案管理信息化建设略论[J].兰台世界,2008(2).