大学生档案管理中存在的问题及对策分析

文/吉林省安图县人才中心 马金财

档案记录着历史发展的真实过程，是信息时代最可靠的信息来源，大学生档案记录着学生在校期间的学习成绩、校园生活以及各种表现情况，是学校教育、培养人才的重要参考资料，也是大学生在毕业后参加工作的重要资料。对于用人单位，招聘者也可以从大学生档案中判断出其与招聘岗位的匹配程度，因此说大学生的档案管理对于学生的发展起到至关重要的作用，但在档案管理过程中存在很多的问题，本文针对这些问题就如何加强档案管理工作进行了详细的分析。

一、大学生档案管理工作中存在的问题

（一）大学生对档案的重要性认识不足

现在很多学校的大学生对于档案的去向不关心，只有在用人单位需要档案时才会去寻找，学生对于建档的意识很薄弱，在平时需要填写表格时，出现用圆珠笔填写，信息填写不及时等问题，还有的对自己入团、入党时间、担任的职务等都记不清楚，导致档案中信息填写不正确或者直接不记录。

（二）缺乏相关发法律、法规的约束

改革开放以来，我国颁布了很多关于学生管理的文件、条例等，但对于大学生的档案管理没有提出相应的管理制度，也没有统一的建档标准，导致了学生档案管理工作的严谨性不足，因此出现了把学生档案放在学校综合档案室进行管理或者放在学校人事处和干部人事一起管理，有的直接把档案分发在各个院系，分散管理。以上的各种管理方式，都反应出学校对于学生的档案管理工作缺乏重视，没有固定的人员编制，也没有工作量考核标准，因此出现学生档案管理杂乱无序的现象。

（三）档案整理不规范，收集的信息量不足

目前很多档案中的材料书写不够标准、纸张大小不一，手续不完备，签章不符合要求，页面随意设置还没有写明具体日期，甚至还出现材料缺失、信息不完整的现象，很多大学生的等级证书资料、四六级证书、竞赛证书等都不及时归档，出现严重的滞后性。而目前大多数学校归档的资料为学生报名表、入学登记表、学籍、学习成绩、体检表、入党入团材料等，在现在的市场经济条件下，这些信息已很难满足用人单位的需要，现在用人单位在档案中更想获知的是关于学生的诚信、创新能力等方面的信息，而这些内容在档案中很难找到，虽然有少量的档案中有记录，但都是千篇一律的说法，没有显现的特征，与用人单位的期望值相差甚远。

二、解决大学生档案管理问题的对策

（一）从规范化的角度出发，促进大学生档案管理制度的建立

大学生档案管理的实施是对学生真实情况的记录，对于提升学校自身管理水平也有很大的帮助，应该考虑在法律法规的引导下，结合学生档案管理工作的实际情况，尽快颁布关于大学生档案管理的文件、条例等，确保档案管理工作有章可循，在规范化准则的指导下完善大学生的档案管理工作不仅是学校教育教学水平的体现，还是未来管理工作的趋势走向，在完善的档案管理制度下，针对学生信息的不同特征对档案信息进行有效归类，可在根本上保障学生的基本利益。

（二）扩大档案归档范围，全面记录学生的成长历程

全面推进素质教育是我国教育事业的一项重大改革，在大学生的档案中应详细的记录在教育改革中学生的成长历程，以往的档案不能涵盖历程的原貌，用人单位对学生不能进行全面准确的了解，因此，应当加大大学生的归档范围，通过档案的真实资料了解到学生个性发展的特征，更好的服务于学生的管理工作和就业，将大学生在校期间的智、体、美、劳、心理状态、个性特征、发展潜能和诚信记录等记录在档案内，为用人单位提供全面了解人才的资料。

（三）优化大学生档案管理人员的配置，提高其工作能力

在大学档案管理人员配置上，要从专业性的角度出发，结合学校自身情况，提高管理人员的专业水平和素养及管理工作人员的实施质量，对档案管理的专业人才定期进行培训，并实施单独的工作量考核，提高管理人员的积极性。

（四）对大学生的档案要做到及时收集，有效整理

大学生的档案记载着他们在大学中这几年的各种变现，在后期学生就业和择业中发挥着重大作用，因此对档案管理的方式方法不能和以往的一样，等到学生毕业时统一整理归档。应在学生被录取的那天起就要做好建档工作，等到学生入学后及时收集其个性特点、班级情况等，并按照国家规定的要求记录在档。现在大学生在校期间会有很多的等级证书以及获奖证书等，每一份材料都是大学生能力与成长的体现，这些资料，管理人员都应该及时跟有关部门进行索取，以便将信息准确归档。

[1] 任洁,乔茂有.对高校学生档案管理的思考[J].吉林广播电视大学学报,2012(05).

[2] 单芹华.大学生档案管理存在问题及建议[J].南昌教育学院学报,2012(06).