以文化建设为着力点推进办公室工作创新发展

2014-12-04南京信息职业技术学院吴笑欢

办公室业务 2014年23期

文/南京信息职业技术学院吴笑欢

随着科学技术的高速发展，网络社会的来临，人们的生活有了翻天覆地的变化，社会组织形态也正发生着革命性的变化。在新时期和新环境下，办公室工作也面临越来越多的新问题和新挑战，因此，办公室的工作也急需创新性的发展，以适应时代的潮流。然而，在实际情况下，办公室的工作往往显得创新乏力。

本文重点针对如何以办公室文化建设为着力点，推进办公室工作创新开展进行讨论。在分析了办公室工作创新乏力的一些基本原因的基础上，阐明了团队文化对于整个团队影响的全面性，进一步明确了加强办公室文化建设对于推进工作创新发展的重大意义。最后，本文还结合办公室的实际情况，针对加强团队文化建设问题，提出了切实可行的方法，将推进办公室工作创新发展落到实处。

一、办公室工作创新乏力的原因分析

通过对办公室日常工作的探究，我们发现办公室工作创新乏力的根本原因主要在于办公室传统工作模式下，形成了相对僵化的办公室文化，从而，从整体上影响了办公室整体的工作创新，具体表现在以下方面：

（一）过于精确化的分工，形成了办公室人员只关注自己的工作习惯

办公室的事务性工作比较多，传统模式下，由于事务性工作相对比较固定，养成了办公室人员相对独立的工作习惯。这种独立性主要体现在两个方面：一方面是对个人负责工作的专业性，针对个人负责的工作，办公室成员一般都能够按照通常惯例，独立地完成。办公室成员对如何完成其负责的各项事务，有着丰富的经验，甚至已经对处理方法形成了思维定式；另一方面是对他人的工作基本不了解，由于长期只关注个人本职工作，成员间缺乏工作上的相互交流，成员之间缺少相互补位的意识。这种格局，能够适应办公室的传统的事务性工作，但在当前，非常规性工作越来越频繁出现的背景下，办公室作为一个整体团队，往往会显得疲于应付，创新乏力。

（二）只习惯于接受领导交办的具体事务，主动服务意识相对比较薄弱，习惯于循规蹈矩地办事情

接受领导交办的各项事务，并且妥善贯彻执行，一直是办公室的首要任务。然而，这种习惯性地接受各项交办任务的工作模式，也潜意识中养成了一种思维上的惯性，即只习惯于被动地接受各项事务，并按照既定的方式来执行完成。这种思维上的惯性，在一定程度上严重地压制的整体团队的创新活力。团队成员长期处在这样一种思维模式下，已经忘记了思考工作还有哪些可以改进的地方，只是习惯性地不断完成一项又一项工作。从整体而言，则显得整个团队创新乏力。

（三）长期以来由于缺乏鼓励创新的考评机制，造成整个团队缺乏创新动力

前面的原因在一定程度上是由于办公室客观的工作规律，对团队创新性提高造成了一些负面影响。但是，更加重要的原因，是由于很多办公室团队对于创新的整体认识不够。反映到现实环境则是缺乏鼓励创新的绩效考评机制。没有绩效考评的指挥棒，办公室成员的创新性活动难以得到整个团队的认可，因此，从根本上就制约了团队成员的创新活力，打击的创新激情。

二、加强文化建设对推动办公室工作创新的重要意义

基于对办公室工作创新乏力原因的分析，不难发现，办公室工作创新乏力的根本原因是相对传统的办公室文化禁锢了新时期办公室主动创新的需求。办公室文化作为一种团队的内在特质，时刻影响着办公室每一位成员的行为方式。因此，跟随时代脉搏，与时俱进地加强办公室文化建设能够很大程度上提升办公室的创新能力，进而有效推进办公室工作的创新发展。其重要意义具体体现在以下几个方面：

（一）改善办公室文化能够有效影响其成员的价值取向，逐步形成创新理念

办公室文化体现了整个团队的核心价值观，在很大程度上影响着团队成员的价值取向。因此，在原有的相对忽视创新的文化内核上，灌注强调创新的元素来改善办公室文化，可以在很大程度上塑造整个团队的创新理念。核心的创新理念是整个团队开展创新活动的思想基础，是推进工作创新开展的力量源泉，具有十分重要的现实意义。

（二）改善办公室文化能够有效影响其成员的思维模式，逐步形成创新思维

办公室文化作为办公室成员的一种共享思维内核，在一定程度上影响着每一位成员的思维模式。因此，通过改善团队文化，将创新型的思维模式，作为团队文化的重要组成部分，将为改善团队成员的思维模式，提升成员的创造力，有力推动工作的创新开展，起到积极作用。

（三）改善办公室文化能够有效影响其成员的行为模式，逐步形成创新习惯

办公室文化作为办公室成员共同的潜在行为准则，潜移默化地影响着每一位成员的行为模式。因此，通过改善团队文化，可以强化成员的创新习惯。通过将习惯性的创新行为融入到各项工作中，办公室整体工作的创新性开展将得到强有力的推动。

三、立足文化建设推动办公室工作创新发展的基本途径

依据上文的分析，强化文化建设对于推动办公室工作的创新发展具有十分重要的意义。那么，具体而言，如何以文化建设为着力点，积极推进办公室工作的创新发展呢？结合办公室的实际工作，可以采取以下几个方面的具体措施。

（一）完善办公室的考核评价体系，使团队成员在思想上重视创新，逐步强化团队的创新理念

让每一位成员能够真正从思想上认识到创新的重要性是构建创新团队，推进办公室工作创新发展的基础。如何提升团队成员对于创新的思想认识，强化创新理念呢？采用考核评价指挥棒是有效的办法。在以往重点针对工作量考核的基础上，增加对工作创新的考核，对于采用新的工作方法，大幅提升工作效率的行为，加大奖励力度，并将其作为一种考核制度，从思想层面激发成员的创新活力，逐步形成创新理念。让每一位成员在思想上意识到创新工作的方式和方法能够得到团队的认可。

（二）构建团结协作的团队关系，加强团队成员之间的讨论与交流，营造协同创新的团队氛围

各自为政的工作模式，对于办公室整体工作的创新开展极为不利，一方面，这种工作模式会逐步造就团队成员的本位主义思想，束缚创新性思维，另一方面，这种工作模式造成了团队成员之间的互不了解。如何打开这种工作模式所造成的精神枷锁呢？其破解之道在于营造协同创新的团队氛围。要加强协作的首要条件是强化交流与讨论。因此，可以通多工作交流会的模式，让团队成员有机会就自己的工作和其他团队成员进行适度的交流，分享工作经验和方法，同时，也可获得团队其他成员对自己工作的不同理解。对于同一个问题的不同视角和理解方式，往往可以激发人们的创新灵感。可以预见，通过这样的方式，将团队协作创新作为一种文化要素融入办公室文化之中，将会极大地推进各项工作的创新性发展。

（三）定期组织读书交流，打造高效的学习型团队，使注重加强学习成为团队成员的共识

学习是团队创新的信息源泉，只有加强学习才能够让团队紧扣时代发展的脉搏，持续进步，结合实际工作，不断取得新的成绩。读书交流活动可以采取多种不同的形式。例如：每半个月安排团队一位成员和大家分享最近读过的一本好书，介绍书中的大致内容，总结个人的体会和收获，并组织团队成员对书中内容开展讨论，各抒己见，共同进步。通过各种形式的读书交流，可以在很大程度上，使团队成员始终保持积极学习的习惯，通过阅读不断接收新的信息，保持思维上的活跃，避免思维僵化，为工作创新进行知识储备和思想准备。

（四）经常性组织工作问题总结，将分析问题，并尝试创新性地解决问题，变成办公室成员的标准动作

失败是成功之母，当前办公室的棘手问题也是推进办公室工作创新发展的源头。因此，办公室工作的创新发展需要针对工作中的问题进行深入的分析。正因为如此，在建设团队文化过程中，需要将发现并创新性解决当前重点问题作为一种重要基因，根植于其中。具体而言，通过定期组织工作问题讨论会议的形式，可以促进团队成员对于自己以往工作进行深刻反思，自觉地发现自己工作中的问题，而不是一直毫无觉察地重复着自己工作中各式各样的工作失误。通过建立问题定期总结制度，并持之以恒地去贯彻执行，将会逐渐形成一种定期自审工作问题的文化氛围。这种文化氛围的形成将会大大地促进办公室工作的持续改进。