医院科研档案管理的关键点及措施探讨

2014-12-04宫娟

办公室业务 2014年23期

医院科研档案管理的关键点及措施探讨

随着我国综合国力的不断提升，医学在我国的发展中具有重要意义。在医学方面，重视对医院科研档案的管理是医院运营的重要保证，对于医学的发展具有重要意义。本文就医院科研档案管理的关键点以及措施进行了分析与探究。

医院；科研档案管理；有效措施

医院科研资料是开展医学的重要依据和基础保证，在医学临床试验中具有参考和借鉴作用，是医学发展的重要条件。因此，加强对医院科研档案的管理，是医院相关部门的重要责任和义务，有助于为未来的医学发展提供有效的资料和文件参考。应当重视医院科研档案管理的关键点，针对这些决定性因素提出有效的解决措施。

一、医院科研档案管理的特点

（一）档案类型多样性

医院的科研档案形式具有一定的多样性。医院科研过程中涉及到的档案类型很多，有书本类资料、视频资料、胶片等不同种类型的资料，只要是与医院科研相关的资料都会列入科研档案管理的范围之内。

（二）专题内容交叉性强

档案资料之间的专题内容交叉性比较强。医院在专题内容方面既有一定的多样性，各个专题内容之间具有一定的联系，在内容能够建立联系或者能够进行观点型的补偿，能够将医学内容进行系统性的了解，有利于贯穿整个医疗体系。

（三）归档周期较长

医院科研资料的归档周期与科研的实践具有密不可分的关系，因为科研工作的时间比较长，致使科研资料的档案归档周期较长。医院科研的时间一般都是2年以上，科研的时间直接影响着归档的时间。

二、医院科研档案管理的现状分析

（一）医院对科研档案管理工作重视不够

医院的科研档案管理中，有些医院对科研档案不重视，随意安排一些不懂档案管理的人员或兼职从事此项工作，以致于部分档案管理者的业务水平低下，不能按照科研档案归档要求很好的收集、合理分类整理及归档，同时管理人员的态度也存在一定的问题，应当以认真、严谨的态度对待档案管理工作，对档案管理工作有着直接性的影响。医院应当对科研档案加以珍惜，聘用专业的档案管理人员，具备一定的专业素质，减少非专业管理人员或者兼职类管理人员进行医院档案的管理。

（二）医学科研档案的利用率低

在医学科研档案方面，档案资料利用率低是普遍存在的问题。随着现代社会的快速发展，信息科技在各个领域都得到了广泛的应用。当然，信息科技也在医学领域得到了应用，但是由于对于档案管理工作的不重视，信息技术在其方面的应用很少，基本都是依靠人工进行档案管理的操作，人工操作起来存在一定的难度，降低了第二次利用率，影响了医学科研档案在医学发展上的应用。

（三）缺乏完善的档案管理体制

缺乏完善的档案管理系统是当前医院科研档案管理存在的重要问题之一。在档案管理过程中，各个环节不能够做到统一，各个框架之间的协调合作能力差，不能够对各自的职位做到尽职尽责，影响档案管理工作的开展。缺乏完善的档案管理体系，对于档案的管理方法、管理流程不能够进行改进与完善，始终保持着传统的档案资料管理方法。对于档案的管理，应当建立完善的档案管理体制，实现档案管理体系的系统性管理，协调合作，加强对医院科研档案的管理。

（四）缺乏档案管理的有效资源

由于缺乏对医院科研档案管理的认知，很多医学机构没有足够的空间资源来进行档案的存放，有很多档案都无处安放，使得档案存在混乱的状况，加大了对档案管理的难度。医院等医学机构不重视对档案管理的重视，不愿投入资金来建立一定的档案室，没有专项机构或部门对科研档案进行归整、归档，严重影响对科研成果的保护。缺乏档案管理的有效资源是决定档案资料是否全面存在的关键环节，在档案的管理中发挥着重要的作用。

三、医院科研档案管理的有效措施

（一）加大档案管理的宣传力度

加大档案资料管理的宣传力度是提高医院科研档案管理的先决条件和重要基础。档案管理对于科研工作的进行发挥着重要作用，能够为科研工作提供一定的理论基础，在此基础之上，加以研发，就是一项新型的医学科研技术的出现。加强档案的管理对医学事业的发展具有推动作用。应当大力宣传档案管理的重要性，保护医院的科研档案资料，增强档案管理人员的工作意识。例如：在医院的档案管理室或者科研部门门口贴上档案管理的小贴士，对管理人员进行时刻的提醒。对于医院科研资料的档案管理不仅仅是管理部门的问题，科研小组应当加强对档案资料的整理和归档，养成档案整理好习惯。通过宣传档案管理的重要性，加强档案管理队伍建设，增强档案管理人员的责任意识，做到对医学科研成果的尊重，为医院科研档案管理工作的开展埋下伏笔。

（二）提高档案管理人员的素质

要想加强对医院科研档案的管理，必须从本质上出发，提高档案管理人员的个人能力和专业素养，为科研档案的管理提供良好的前提条件。对档案管理人员提高相应的要求，在档案管理中涉及的各个部分都要严谨、认真，提升管理人员的个人素质和档案管理上的相关知识，加强对科研档案的管理。医院对科研资料的管理就是对医学科研成果的尊重，其中富含丰富的医学科研知识，对于医学的发展具有承上启下的作用，为医学领域做出了巨大的贡献。医院等单位应当重视对医院档案的管理，在档案管理方面投入更多的精力，注重是对档案管理人员素质的培养，从根本上提高档案管理能力。档案管理部门应当对档案管理人员进行档案归档相关知识的普及，以至于能够很好的投入到档案管理工作中去。

（三）健全科研档案管理的体系

对于医院科研管理工作而言，健全科研档案管理体系是必然选择。通过健全医院科研档案管理体系，实现各个系统之间的协调工作，将整个档案管理系统性的联系起来，对科研资料进行切实有效的管理。在档案管理体系不同，不同的人员负责不同的管理部分。例如：可以按照档案资料的属性来分工，纸质资料、图像、影像、胶片等不同的类型。或者是可以采用同一个医学病例的所有资料进行打包管理，能够便利的找到资料，将资料按照一定的时间进行排序，对文件资料进行文件标号，为第二次使用提供便利。科研档案管理体系中的各个部分既相互联系又相互独立，对各个部分的工作进行严格的控制和管理，将科研资料进行按照一定的顺序进行整理。健全科研档案管理体系，有利于对科研档案资料的管理，保护科研成果，实现科研成果在医学临床试验中的应用，对我国医学的发展发挥着不可替代的作用。

（四）提高科研档案的利用率

随着现代社会的不断发展，现代化技术发展迅速，在我国的各个领域都取得了骄人的成绩。近几年，信息技术在医学上也得到了广泛的应用，推动了医学领域的现代化和信息化。在现代科研档案管理中，由于信息化的推进，对档案资料的利用率在不断的降低，利用人工去寻找医学科研档案资料已成为历史。如今，可以将一些科研成果利用计算机将信息进行录入，既能够提高工作效率，也有利于查找，管理方法便捷，能够利用计算机对科研档案进行整理、分类等工作，代替了传统的人工档案分类处理的方式，为科研档案的管理工作带来了极大的便利。提高科研档案资料的使用率，是提升科研资料价值的重要体现，充分的利用科研成果，积累医学经验，对医学的临床发展具有重要意义。