做好公路科技档案工作的几点思考

文/云南省公路科学技术研究院 席敏

所谓科技档案，指的是在科学技术研究过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料。它是科学技术研究过程中真实的有价值的历史记录，是查找科技工作、科技成果的历史资料以及维护合法权益的依据所在。

云南省公路科学技术研究院作为云南省公路科技研发的龙头单位，近几年来认真开展科技攻关，创造性地解决了一批省内高速公路建设中的技术难题，科技成果硕果累累，为全省公路行业全面协调可持续发展提供了强有力的技术支持。但面临科技日新月异，竞争日趋激烈的复杂环境，对全省公路科技研发工作提出了更高的要求，如何围绕大局、创新思路，做好新时期科技档案工作，更好地为科研生产服务，是从事档案工作的人员应该认真思考的问题。下面，就从我单位的科技档案工作出发，与大家共同探讨交流。

一、科技档案工作面临的问题

我单位的科技档案作为科技项目在项目申请、立项评审、项目过程管理、项目验收以及后续管理等整个流程中直接形成的原始记录，真实地反映了该项目立项、研究、管理过程的全貌，是公路科技研发的重要依据，也是我单位科技实力从弱到强、单位发展不断壮大的重要证明材料。公路是民生工程，公路建设的好坏直接关系着人民群众的根本利益，需要每个公路人有强烈的责任人和使命感做好公路建设过程中每一个环节的工作。每个独立的公路科技项目档案都是环环相扣的，缺一不可，这就对项目负责人和项目档案管理人有非常严格的要求。但话虽如此，现阶段的科技档案管理现状却令人担忧，笔者认为主要表现在以下几个方面：

（一）档案管理的基础性工作做的不扎实

1.自身局限性造成重视凭证文件收集，忽视技术文件。自身的局限性引起注意，文件的收集，忽视技术文件归档。档案的价值，包括两个方面，一是证明效应，二是使用价值。在使用的技术参考价值应该是最基本的作用的科学和技术档案，档案管理和档案工作会更加重视传统文献的作用，以一味满足归档要求，导致一些使用，参考值不符合档案文件没有文件的条件，大大削弱档案资料档案，利用价值折扣的内在质量，使高质量的影响，效率高，为科研管理机构提供真实的服务是不明显的，没有直接的价值体现。

2.对档案资源的系统整合管理缺乏。档案信息系统，完整，准确和档案资源开发利用的基础上，完整的技术文件主要实现了档案的收集过程，但是，由于档案管理人员与知识管理科学与工程技术，缺乏背景知识，全面的认识和归档项目缺乏，经常把它归档不是很好的掌握该档案的系统性和完整性，尤其是专业技术文献研究项目反映了项目的需求和事件顺序的项目阶段的形成是非常强大的，导致在一个技术文件关键的遗漏，最终LED的存档文件不能反映过程的技术的全景图，研究项目进展。

（二）加强档案管理工作的主观意识不强烈

1.服务方式被动化。科技档案管理工作一直停留在“你要我查”的被动服务状态，缺乏主动参与意识。“坐等上门”的服务方式使得档案管理工作不能在公路科研院的科研管理工作中发挥出应有的利用价值和借鉴意义，档案管理的效能和水平一直处于相对低下的水平。

2.领导重视程度不够，缺乏档案意识，对档案机构重要性认识不充分，对档案机构的不可替代性作用不认同是造成档案管理工作弱化的重要原因；此外，由于科研机构主业是科技研发，在激励机制上存在重科研、轻管理的现象；在晋级、职称评定工作上，档案工作管理人员不占优势等都是现阶段我单位科技档案管理工作中存在的几大问题。

二、加强科技档案管理工作的几点建议

对云南省公路科学技术研究院来说，科技档案是我单位最具特色的信息资源，既是各个科研项目主要的知识积累，也是我单位发展到今天，取得成绩的宝贵财富，作为单位的科技档案管理部门，有责任、有义务不断做好科技档案的管理工作。为此，我们应重点从以下方面做好工作。

（一）做好基础工作的关键是提高科技档案管理工作

加强科技档案的管理，必须从科技档案建设，也是从收集材料，整理和保管等基础工作。一个是材料科学与技术的集合。研究人员对过程性能的研究工作遵循科学规律，对研究中心。这个过程，展现的理念，体现的风格，表现出的轨迹。在工艺研究，对学科的实验研究准备经验，总结鉴定，报告的激励机制，推广和应用阶段。每个阶段的主要材料应一一收集。二是装修材料。我单位的技术资料的整理工作，主要是指在物质组成的科研档案形成的鉴定。记录是一个组合的一组有机联系的研究资料，文件内科研究材料的数量要适中，内科材料保存文件的研究价值和类型应一致，该记录应力求整齐美观。我单位的研究项目，因为长的时间跨度，是残破和整理档案材料必须与科学研究材料的形成规律和保持有机联系和易于使用的搜索原理，根据材料，研究内容的价值，数量，分类和载体形式等，通过整理学科分类组织文件的程序。三是材料的存储。科研档案在收集，整理，保管期进入。保留和分类每个研究项目是不同的，应负责的问题和档案管理人员根据项目的具体情况，提出具体意见，送交档案室货架保存。对公路技术档案课题的研究不仅要满足科研档案的研究单位的需要，满足社会和媒体访问，对科研档案利用需求，与相关项目档案材料的处理采取项目完整的保存。

（二）在科技档案归档时，应将档案的利用价值与凭证作用结合起来

在科学技术档案管理工作，首先，按照归档的要求，保证了原有的要求。其次，在实际工作中，应适当降低复制文件的阈值，在原来没有收集到的情况下，应考虑通过一份字迹清晰可取代，和原件的收集和归档具有很高的参考价值，被收集后再更换，完整性和保证档案文件的程度值，反映科学研究和生产活动的过程和结果。

（三）保证科技档案文件的系统性和完整性，充分展示其档案价值

在科技文件归档过程中，应让课题项目人员适当参与，协助档案管理人员了解课题、项目的技术方案、技术路线，懂得课题、项目各种技术文件的内在联系与因果关系，切实做好科技档案文件的归档工作。使归档文件材料能完整地反映科研人员的研究思路和实现意图，能够客观地描述该科研项目的开展过程，客观、全面地反映科研项目的主要内容。

（四）创新服务方式，使档案服务向主动服务方向转变

要改变档案工作“你要我查”工作状态，就必须将档案工作重点转移到主动开发、主动利用上来，而不是一味地重复收集、整理、保管的过程。要充分发挥档案信息资料的作用，主动为我单位的科研工作服务。要主动到下属研究所了解科研需求，利用内部网络等平台做到资料的现代化管理和资源共享。同时，除了做好日常查询利用档案工作，还可以围绕我单位发展目标，从多年科研工作中形成的亮点和技术优势出发，从档案材料中挑选参考利用价值高的资料进行汇编，汇编成册后发放到领导、下属研究所手中，以供决策参考之用。使档案服务由“被动型”向“主动型”、“管理型”转变。

（五）加强多元化档案人才队伍建设

在科研单位，在科技档案工作做好，档案管理人员构成不只是像专业的档案管理，应该有相关的科学与工程或工程技术专业背景的员工，我单位，特别是专业工程技术方面应在路面，桥梁，检测等。同时，在现有的档案管理人员做好培训工作，特别是加强公路行业科技知识培训，有正确的观点和方法，使档案工作者，完善知识结构，有敏锐的眼光，完整的文件管理技能。同时，在激励机制中，应重视对档案管理人员的需求，尤其是在职称评定，引入激励政策，鼓励更多的人员进入档案管理为了在科技档案工作做好，以提高的我单位的科研实力水平。

科技档案资源的最终目的是开发利用，这也是档案工作者的重要责任，作为科研单位，应予以高度重视，要在实践中不断尝试，积极探索，尽快使科研档案管理从经验管理向科学管理迈进，从“被动”向“主动”转变，使得科研档案资源能充分反映云南省公路科学技术研究院的知识积累、技术水平和科研生产能力，并为我单位的科研水平不断提升发挥重要推动作用。