信息化新时代对于城建档案电子化的思考

2014-12-04上海市城市建设设计研究总院赖宇凌

办公室业务 2014年23期

文/上海市城市建设设计研究总院赖宇凌

城建档案是整个城市进行区域规划、建设过程中各类工程的真实资料记录，不仅对于档案管理部门而言是宝贵资源，对于公共服务和社会管理而言亦是不可多得的重要信息参考之一。

先进优越的现代化城建档案管理，不仅可以确保建设行政主管部门依法进行市场监管、行政管理、行政许可等工作，以保障城市生活有序进行，促进城乡一体化的建设，同时也是社会和谐的重要体现。

一、城建档案的重要性

城建档案对城市建设的重要性首先体现在它是城市规划最重要的资料依据。城市经济的健康发展离不开城市规划，而城市规划首先需要全面、科学、综合的评估总结城市的特点和现状。如何正确利用现有要素、条件，完成正确、合理的城市规划？唯有依靠城建档案的建设和管理，另外，在城市设施工程具体建设过程及以后的日常管理、运营维护、整改扩建中，详实、丰富、完善的城建档案为工程提供了真实资料，也是保障各项工程保质保量完成的重要支撑力量。

城建档案的管理不仅在应对城市突发事件，维护整个城市安全中起到举足轻重的作用，而且对于构建和谐社会同样意义重大。城建档案中包含的购房登记、旧物改造、土地产权、红线图定等资料文档是与人民群众的生活密不可分，城建档案资料的开发利用，可以说是实实在在的造福于民。

随着国家发展和社会进步，城市规模不断扩大，城建档案的信息量与管理工作中的压力与日俱增，随之而凸显的问题在于以下几点：

首先，城建档案内容缺乏清晰界定。城建档案管理不但内容与日俱增，而且广度和深度也在不断延生。传统的文字资料、图表档案资料，发展到今天的计算机文档、照片、视频等电子资料，城建档案的形式在不断丰富，但由于各地域经济、人文环境的差异，城建档案管理存在很大差异。

其次，城建档案管理缺乏统一标准规范。城建档案管理工作包含资料收集、整理、鉴定、保管及利用，但由于各单位实际情况不同，工作者个人的认识和理解也各有高低，因此在缺乏统一标准和规范的情况，城建档案管理呈现混乱的局面。

再次，城建档案管理专业工作者相对缺乏。作为保障城建档案管理成功运转的核心支持，当前城建档案在接收、管理及利用等方面的工作量不断增加，急需档案管理的专业人才，以满足信息化建设工作的需求。

最后，各单位对于城建档案工作重视程度不一。城建档案工作涉及工程建设的各个单位必须相互协调，才能做好档案资料的整理。但目前有不少单位对于档案管理工作重视不够，档案管理意识薄弱，未能及时进行资料收集和整理。

进入计算机信息技术高度发达的21世纪后，各行各业的传统操作模式和理念受到颠覆性冲击。在文档数字化、交流网络化的新时代，充分利用计算机与网络技术，全面启动城建档案电子化工程，在城建档案工作中建设完善的电子文档及齐备的电子资料管理制度，正是势在必行的首要任务。

二、档案信息电子化的含义

所谓档案信息电子化，就是以馆室藏档案资料纸质或机读形式为主要物质对象，用计算机对档案文献展开收集、删选和各种形式的加工处理，，使之成为以计算机软件姿态呈现，以便工作者可以更顺利应用的整个过程。

（一）城建档案电子化之后的优点

1.城建电子档案无法直读，保密性更强。城建电子档案资料，是用数字化的形式记录的内容，可以进行压缩编码或加密等技术处理，人们无法直观的看到，因而保密性大幅提高。而且，与传统纸质档案相比，城建档案的电子化之后，可以只提供查阅者所需的单份文件，而无需展示整卷档案内容，这也保证了文件的保密性。

2.记录方法灵活多变，增加补充快捷方便。传统的城建档案管理，人们通常凭借手工方式来完成，在传统的归档方案制约下，搜索、查看、阅读、记录都相对繁琐，因而较难快速发挥作用。城建档案电子化之后，信息承载介质改变，通过计算机可以快速方便的将档案存储归档，更可以随时补漏增缺，轻松解决文件收集不齐或漏交归档问题。

3.城建电子档案的开卷、归档、查询、搜索都可通过计算机进行，大幅减轻档案管理工作者工作负担，更提升了工作质量及与工作效率。

4.城建档案巨大的文件资料对馆舍库房面积形成的巨大压力，城建档案电子化之后，必能有效减少储存面积。

5.档案信息电子化紧跟国家信息化高速公路建设的步伐，实现了与世界最新技术接轨。

（二）城建档案电子化的目标和任务

第一，城建档案电子化是长期工作，必须从全盘考虑，结合自身实际，制定切实可行的中长远建设目标。首要任务是坚决坚定的开展基础信息建设的工作，迅速提高传统档案向电子档案转化的工作效率，开发出档案管理工作的信息系统。

第二，以计算机及网络技术作为主体，同时辅以传统工作方法，建立以城建档案信息咨询服务体系，在工作中不断发展和完善其规模和功能，在城建档案信息资源得以充分开发利用的基础上，提升社会经济效益、

第三，数据库是信息化网络不可或缺的核心，有数据库才能真正实现现代化和网络化管理，因而城建档案电子化必须进行专业、完善资源数据库的建设。这里包括目录数据、目录中心、全文数据库以及多媒体数据库等建设工作。

第四，档案管理工作中，接收、归档、采用等流程，必须拥有完善统一的管理标准和技术规则，因而一个科学、标准、规范基础业务体系建设必不可少。

（三）做好城建档案电子化建设的建议

1.前期彻底调查全面规划。前期的规划是城建档案电子化建设的重要环节。大量的纸质档案，全部转化成电子文档，不仅需要巨大的工作量，而且在进行数字化工作时必须自身所在的档案馆的馆藏有深入了解，工作人员需要彻底调查档案的类型，严格按照相关规定做好规划，才能为城建档案电子化建设奠定良好的基础。

2.完善体制，加强标准规范建设。完善的体制是城建电子档案实现资源共享的前提。因此，必须建立起健全完备的电子档案制度体系，该体系应包括信息化标准规范体系和数字化档案管理规范以及科学、合理、统一的电子文件归档管理标准。

（1）信息化标准规范体系是指对信息采集和整理、档案信息的安全保障、数字档案的格式标准以及网站建立和管理等的指导说明。

（2）数字化档案管理的规范主要是指接收标准和管理细则这两方面构成。加强标准规范建设为城建档案数字化建设工作的操作提供合理有效的依据。

（3）建设科学、规范、标准的电子文件是归档管理制度的重点。电子档案文件具有可复制性及可编辑性，主要体现在：电子档案文件中的字体、印章、签名等信息可以通过计算机上的复制黏贴、转换格式等方式存储于不同的载体。因此，相关档案单位在接收电子档案文件的同时，必须对归档电子文件信息内容进行真实性及原始性的鉴定，同时，工作者必须充分利用计算机所提供的功能对电子文件资料采取修改为只读模式或设置访问密码等保护措施，以严格限制城建电子档案的可转换性。

（四）加强实施信息系统安全建设

城建档案的电子化管理主要是依靠计算机网络，创建出一个档案信息体系。这不仅需要合理的硬件设备以及与之对应的软件，更重要是的必须要注意信息系统的安全性。无论是查询者还是工作者，在访问信息时必须开展安全认证和身份认证，彻底杜绝信息被盗或者毁坏等情况的发生，充分保障信息系统和档案信息的安全。

（五）重视档案数据的更替及存储介质的保存

此外，有鉴于计算机本身的环境特征，以及操作系统中信息具有的相对独立性质，各类信息的增加、删除、修改非常容易，此类操作之后可以通过储存之后形成的全新文件，常规情况下无法看出编辑改动的记录。因此，在此类情况，若数据的备份工作未能进行，一旦有计算机病毒入侵或人为刻意修改，将造成原始文档荡然无存、无迹可寻的局面。因此，城建电子档案必须做到：

1.重视内容更替记录日志及加强病毒防范。

2.因此城建电子档案的管理，必须特别注意存储介质的保存环境，避免以避免存储介质物理损坏之后造成数据永久性丢失的重大损失。

针对以上两点问题，还有一个关键的保护措施是对档案做好备份。必须定时将城建电子档案文件和电子资料及时备份存档。

（六）在城建电子档案建立之后，严格开展控制与管理工作

1.增强城建电子档案使用中的安全。系统的使用者必须设置权限范围。对于使用权限的审核，应当根据各类工作人员的级别，做好权限的认领。有关文件拷贝的提供，必须根据使用者的权限进行确认之后进行。文件拷贝的进行过程中应采用合理的技术方法，限制资料拷贝的次数。

2.城建电子档案内容应针对保密级别进行管理分类。为方便以后查询及作为工作参考依据，系统对于电子档案文件被利用的整个过程，应当可以进行有效的监测跟踪，并自动生成使用记录。

（七）不断优化组织结构，培养新时代的档案管理高水平人员，组成专业队伍

在城建档案电子化势在必行客观形势下，迅速培养起一批计算机技术精湛同时又精通档案管理工作的人员的工作迫在眉睫。此项工作可以通过以下步骤进行：

1.通过多种途径引进专业的技术和管理人员，充分思想觉悟高、个人素质上佳、责任心强的人员做文档的工作。

2.对现有的档案工作人员进行专业培训，培训重点应是现代科技知识和电子技术。

3.城建档案电子化工作的进行，对传统档案工作者的专业素质形成了全新的挑战。信息化、网络化的档案管理工作，必须要求工作者在原有的知识水平基础上，进行快速充电，全面更新的学习。因此，有关档案管理单位，必须对于保管型人员为主、结构单一的人员队伍进行重组，重新建立起一支结构合理、个人综合素质与信息时代城建电子档案管理工作需求相匹配的结新时代档案管理工作队伍。