论新时期高校二级学院办公室队伍建设

文/华侨大学工商管理学院 骆峤嵘

学院办公室既是一个综合管理部门，又是一个具体的办事机构，在整个学院的运作中，起着承上启下、协调左右、沟通内外的桥梁和枢纽作用。随着我国教育事业的不断发展，尤其是高等教育事业的蓬勃发展以及高校改革的不断深入，高校二级学院办公室工作从职能、内容、地位及工作重点都发生了新的变化。在这种新形势下，对办公室工作提出了更新、更高的要求，这就要求办公室队伍建设要紧跟时代发展的需要，努力建设一支积极进取，有创新精神，踏实苦干，团结协作，精悍高效的高素质管理干部队伍。

一、提高人员素质是搞好学院办公室队伍建设的基本前提

建设高素质的办公室队伍，既是不断发展的新形势和新任务的客观要求，也是办公室队伍自身建设的迫切需要，没有高素质的办公室工作人员，也就没有高素质的办公室服务工作。因此，为适应新时期办公室工作的需要，作为办公室人员，应具备以下三个方面的素质要求：

（一）政治思想素质

政治素质是办公室人员工作的精神动力，是理解党和国家办学方针、政策，提高工作水平的保障，也是对办公室人员的根本要求。只有具备了较高的政治素质，才能促使办公室人员提供工作的积极性，才能发挥其才能，为学院教师和学生服务，促进学院的建设与发展。因此，作为办公室人员，必须树立正确的世界观、人生观和价值观。要进一步加强政治思想学习，努力掌握党的教育方针和各项政策，要有坚定的理想信念和较高的理论与政策水平；要有全心全意为人民服务的思想和无私奉献精神；要有任劳任怨、极端负责、精益求精的工作态度；更要具有崇高的道德修养和爱岗敬业精神。

（二）文化专业素质

文化专业素质，一方面指文化程度，另一方面是指实际工作能力。在大学办学目标和任务逐渐转变的新形势下，对办公室工作任务等提出了新的要求。首先，办公室人员应具有更高的文化素质，这不仅要具有哲学、经济学、社会学等方面的知识，还要多懂一些历史知识、科学知识和社会知识，学好文字学、语言修辞学、逻辑学和相关法律。其次，要了解或熟悉有关专业知识，如经济管理、行政管理、科技管理、领导科学和思想工作等方面的内容。在目前学院办公室规模不断扩大的情况下，学院的组织结构需要不断的变化，办公室人员的分工将会更加细化。因此，要求学院办公室人员要掌握一定的专业知识，精通业务范围内的工作，以适应新形势下办公室工作的要求。

（三）综合素质

办公室人员工作的多样性、复杂性，决定了办公室人员需要具有较高的综合素质，从事办公室工作的人员，不仅要具有文化专业知识，而且还要有综合素质。在实际工作中，要求办公室人员不仅能说、能写、能学、能干外，还要有思考问题、分析问题、解决问题及随机应变的能力。这就要求办公室人员要不断学习，通过各种途径如岗位培训，在职学习、业余进修或脱产培训等形式，不断充电、更新知识，全面提高综合素质。办公室人员不光是忠实的执行者，还应要是参谋者和决策者，要求要有自己的思想、理念，要有分析问题、解决问题的能力。因此，需要不断地提高自身综合素质，为出色完成新时期的办公室工作提供必备的支撑条件。

二、制度管理是开展办公室队伍建设的基本保证

由于办公室特殊的地位和工作任务，要实行规范化管理，建设一支办事高效、服务优质的管理队伍，就必须要有一套比较科学的管理制度。制度管理是办公室队伍建设的重要手段之一。当前，办公室制度建设着重要抓以下几个方面：

（一）制定和完善管理制度

根据办公室工作的特点和性质，制定和完善符合办公室工作要求的管理制度，使办公室人员有制度的规范和约束，办事有章可循，如办公室收发登记，签发制度、传阅制度，文书管理制度、信息反馈制度、检查督办制度等。

（二）建立岗位责任制

办公室人员在办公室工作中都有自己的管理岗位，强化责任意识，建立岗位责任制，把办公室工作内容纳入制度管理轨道，是做好办公室工作的基本保证。如我院制定的办公室主任岗位职责、教学秘书岗位职责、科研秘书岗位职责、研究生秘书岗位职责、学院行政干事岗位职责及教务员岗位职责等，使办公室人员能够责任明确、各负其责。

（三）制度管理要与时俱进

管理制度的订立并非一成不变，随着我国高等教育在不断改革和发展，学校的办学目标和任务也在不断地发展变化之中，办公室的职责也在不断变化。因此，管理制度也要结合实际情况作相应的改变，以适应高等教育发展的需要。

（四）建立完善的制度监管和绩效管理机制

制度的建立是学院办公室队伍建设的基础性工作，在制度的实施中，如果没有一套监管的办法加以监督，有的制度就形同虚设，得不到很好的贯彻实施，因而也就难以达到管理的效果。因此，必须要有比较完善的监管措施加以制约，如制定考核指标，实行定期抽查制度，采取实际调查和民意测验，通过检查评比等。通过检查评比，可以反映出各院系办公室制度的落实情况，同时也促进了办公室业务制度建设的不断完善，有利于办公室工作朝着制度化、规范化和科学化的方向发展。

三、奖惩并用的激励制度是加强学院办公室队伍建设的重要手段

目前学院办公室人员的办事作风、办事效率备受学院师生的关注，由于学院办公室工作的重要性和复杂性，各级单位对学院办公室的要求和期望较大，在针对办公室人员而提出的要求，这些要求隐含着高校师生、在对学院办公室工作的期望，要想使这种期望变为现实，需要一定的投入。目前形势下，办公室人员的待遇与其对办公室工作所做的贡献还不太相对称，各学校学院办公室人员待遇基本上处于最低级。为加强学院办公室队伍建设，鼓励办公室人员提高服务质量和办事效率，需要建立与之相一致的激励制度，对工作效率高、服务态度好、贡献大的同志给予奖励，以更好的发挥其作用，同时也起到示范效应，激励和鞭策他人努力工作。同时，对工作态度不认真、工作马虎、服务质量差、教职工意见大的办公室人员要给予惩罚、以警效尤。惩罚分明以防止吃大锅饭在学院办公室队伍中存在，同时也可以提高学院办公室人员的激励效果。在当前形势下，对学院办公室人员的奖励可以采取评聘职称、绩效工资发放、二次分配等形式，而惩罚则可以采取扣发奖金、不予聘用、转岗、末位淘汰等手段，奖惩的评判标准可以建立相应的考核标准，有领导、师生打分的方式，当然，无论采取什么样的奖惩办法，公平、公开、公正则是前提条件。

四、目标管理是实施学院办公室队伍建设的根本要求

当前，随着社会主义市场经济体系的建立和不断完善以及高校改革的进一步深入，由体制改革引发的机制转换使各方面工作面临着一种新的局面、新的形势。新时期下，要求办公室队伍建设要紧跟时代的步伐，对办公室工作提出更新、更高的要求，需要办公室提供优质、高效的服务。办公室人员只有进一步增强使命感、责任感和紧迫感，与时俱进、更新观念，才能更好地把握时机，迎接挑战，以新的思想观念、新的精神面貌、新的工作作风以及新的工作方法做好各项工作。针对办公室的工作特点，本人认为在当前新形势下，办公室队伍建设的目标管理应突出在以下三大方面，即树立一个目标；搞好二个服务；实行三个转变。

（一）树立一个目标

要把办公室队伍建设成为一个政治坚定、纪律严明、协调高效、廉法奉公的办事机构，更好地为学院的建设和发展做贡献。

（二）搞好二个服务

一是为领导服务。办公室工作从属于领导机关，服务领导是每个办公室人员的职责，不仅要做到优化领导意图，而且还要做好深化服务。由于领导有行政和教学双重任务，负担较重，因此不可能对每项工作都事必躬亲，考虑得那么周到，办公室人员作为领导的助手，就应该领会领导意图，还要搞好超前服务。所谓超前服务，指的是办公室人员要站在全面的角度，在自身工作职责的范围内，想领导所想和来不及想的问题，把工作做在领导所想和未想之前。为了使工作做得主动积极，超前服务必须把握两个方面的工作：一方面是超前获取领导活动的信息，在工作上早准备、早部署、力争主动；另一方面要超前调研，向领导提供建议当好谋略。二是为教学、科研和师生服务。办公室人员必须把自己的全部工作看作是为师生服务的过程。在这一过程中，办公室人员只有尽义务的责任，想师生之所想、急师生之所急，把困难留给自己，把方便让给别人，这本身也是每个办公室人员应有的职业道德素养。

（三）实行三个转变

一是随形势的发展，办公室工作已经从过去偏重办文办事转变为既办文办事又出谋献策，由原来被动办理事务向主动参与政务、管理事务的转变；二是由依赖传统的经验式管理向规范化、现代化转变；三是由过去满足搞好对内的被动服务转变为增强开放意识、内政外联有创新思维的主动服务。

五、总结

综上所述，在新时期，加强办公室队伍建设，必须要从办公室人员的素质入手，通过各种途径的培养和学习，不断提高办公室人员的综合素质，并在管理方面，加强制度化建设，采取必要的激励手段，实现队伍的目标化管理。只有建设一支高素质的、团结高效的办公室队伍，才能适应新形势下高校发展的需要；才能适应学院制下办公室职能转变的需要；才能使学院在竞争中立于不败之地。同时，在对办公室人员要求其履行职责的同时，也要给予其相应的权力和适度的奖励，为办公室作用的发挥提供条件，学校及学院也要重视办公室人员的作用，把学院办公室管理和队伍建设作为战略的高度来抓。