我国高校档案信息化建设存在的问题及对策

薛斌++马欢++薛文

摘 要：随着我国科技日益发展，高校档案信息化成为国家信息化建设的重要内容和必然要求。本文通过分析高校档案信息化存在的问题，为充分共享、开发馆藏档案信息及办公自动化提出相关实施措施。

关键词：高校 档案 信息化建设

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2014）09（a）-0216-01

高校档案客观反映和记录着高校教学、科研、党政管理等各方面的改革发展过程，随着网络信息技术的广泛应用及飞速发展，高校档案信息化建设势在必行。采用什么样的改进措施，来推进高校档案信息化水平，为学校、教师及学生更好的服务，是档案信息化需要面对的重要课题。本文试以档案信息化建设相关的几个基本问题进行分析，并提出改进措施。

1 档案信息化建设存在的问题

1.1 资金投入不足，基础设施不够完善

档案信息化建设必须以高性能的软硬件基础设施来保证。目前网上的档案机构主要用于宣传档案法律法规，以扩大档案业务信息交流，网上档案业务还没有真正开展起来，档案网站存在许多技术上的缺陷和不足。在档案信息化建设过程中，需要投入大量的资金购置计算机、扫描仪、路由器、复印机、缩微器等设备，连接内外部网络，进行信息安全防护等，后期档案软硬件设备的维修、更换、升级也需大量资金的支持，资金投入不足已成为制约我国高校档案信息化建设的最大障碍。由于高校更看重教学及科研，无暇顾及档案软硬件的配置及更新，学校大量经费多数都用于科研项目的支出，有时经费还会被一些紧急的工作临时挪用，因此无法配置好的档案软硬件设备，这些都严重制约了档案信息化建设的速度。

1.2 信息化标准规范体系不够健全

档案信息化是一项系统工程，具有文件异构性、信息高度分散性等特征。高校档案馆接收的纸质及电子档案来自学校不同的学院及部门，相关资料也在各单位间共享，比如研究生部有学生处理文件，学生部也有学生处理文件，这样移交入馆时出现了重复的无差异化文件，档案馆面对巨大的信息量，需要迅速的筛选出有价值的信息，这就需要建立一套适合本校实际情况的信息花标准规范体系。目前虽然已有一些规章制度出台，但还不能满足档案信息化快速、有效的进行及发展。如电子档案与纸质档案共用的标准，电子档案具体操作规范亦处在起步阶段，针对各学校档案信息化建设的规范体系也需依据具体管理情况建设。

1.3 建设任务繁重，人员专业化程度不高

在档案信息化建设过程中，首先要对现存档案进行数据化处理，通过缩微、扫描等手段，将照片、音像、文书、书籍等转换成电子文件。然后根据档案管理规范，便于检索利用，对其归类，并根据电子信息技术的进步，更新软件，设置防火墙，进行数据备份、数据加密等防范措施。信息化时代需要档案管理人员具备较高的综合素质及专业能力，档案管理员需熟练使用计算机同时又精通档案业务知识。但在目前高校重视教学、科研的情况下，学校很少会把档案管理视为重点，去培育优秀的档案管理人员，人才的匮乏已成为制约高校档案信息化建设的瓶颈。

2 对策及措施

2.1 加快信息化建设规章制度的制定及推行

档案信息化建设能否正常发挥其功能离不开档案管理部门规章制度的建立。制定出符合档案信息化运行的具体措施和办法，明确档案信息化建设的任务和重点，指导高校档案管理规范的建设、运行、管理及维护工作，使高校档案信息化建设有规可守，有章可循，保障高校档案信息化建设朝着制度化、标准化和规范化的方向发展。档案信息化建设的制度一般包括：保密制度、查阅利用制度、网络安全管理制度、操作管理制度、以及具体工作人员的岗位目标责任制等。各项规章制度随着工作实践不断完善，以保证档案规章制度的权威性。

2.2 增加资金投入，加强软硬件基础设施

高校档案业务要正常运行需要配置计算机、网络软硬件、复印机及扫描仪等设备，这是一项投入大，累积长、见效晚的工作。争取领导重视和支持，加大资金投入力度，是实现、加速档案信息化建设的基本保证。首先，教育主管部门要依法增加高校教育经费投入，使高校有可靠的资金投入档案信息化建设中。其次，高校自身要多方筹措资金，加大档案信息化建设方面的投入力度，以此提高档案信息化软硬件设备。最后，档案管理部门自身也可以通过合理的渠道增加收入，坚持争取财政支持与积极自筹相结合，使高校数据库资源能够发挥其应有的作用。

2.3 加强档案信息源建设，完善档案管理应用系统

充分利用档案信息化管理软件，在档案管理应用系统中给与各部门权限，使全校各部门可根据自己的权限范围在应用系统中分类传阅相关文件，并注明处理意见，只需在年终归档时向档案馆移交一份归档清单，从而减少了档案馆数据录入工作。或者档案管理部门组织大量人力，以人工输入的方式录入档案数据，有重点、分步骤地将现有档案信息数字化，保证所有保存的电子文件的真实性、安全性和完整性。加强档案信息源建库入网工作，把档案数据库作为学校重要信息资源，构建全校档案文献数据库。同时充分利用并发挥网站的作用，使档案部门网站成为宣传档案工作、开展档案业务的服务窗口。

2.4 加强人才培养，提高队伍素质

档案管理部门要坚持以人为本，一方面充分调动管理人员学习的积极性，既要熟练掌握档案方面的专业知识，还要熟练操作计算机技术，包括档案数据的录入、校内外网络的连接、图像处理、数据库使用、网页制作等。另一方面，引进既具备档案业务能力又能熟练操作计算机的复合型人才，同时选送档案管理人员定期进行档案业务培训，通过继续教育、专题讲座等形式巩固管理人员的档案知识，使其不断更新、扩展档案业务知识，提高管理人员档案业务能力和水平。

参考文献

[1] 何玲.档案信息化建设相关问题的探讨[J].档案学通讯，2004（5）：37-40.

[2] 张锐.档案信息资源社会化共享的建设策略[J].黑龙江档案，2010（5）：12-13.endprint