刍议人事档案的分类审核整理

丁敏

摘 要：分类审核整理人事档案工作其实就是将杂乱无章的个人资料收集起来，经过系统性排列、分类、整理、编目等，使其成为一个有序整体。作为人事组织工作的关键组成部分，人事档案被称为人事管理工作的重要环节与基础。所以，在分类、审核、整理人事档案时，一定要做到细致、完整、精准、真实。

关键词：人事档案 审核 分类 整理

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2014）09（c）-0217-01

精准、完整、齐全的人事档案能够系统、全面的记载个人品德作风、最高学历、工资待遇、技术水平、任职经历及工作表现等进行记录，是企业选贤任能、知人善任的重要工具[1]。由于我国现阶段进一步深化改革用人制度，所以更要充分发挥人事档案工作的重要作用，认真分类、审核、整理人事档案，对人事档案真实、完整、安全及精准性进行有效维护，使认识档案作用得以充分发挥。

1 整理人事档案时所存在的主要问题

档案建设以整理人事档案工作为其基础性工作，整理人事档案，就是将个人材料收集起来，并对其实施分类、鉴别、编目、排序、加工成卷。人事档案的人类审核整理工作能够有效解决人才市场中信息不准、缺少材料、整理不规范等诸多问题，确保人事档案分类整理质量得到有效提高。但是在具体实践中，也要看清整理人事档案中所存在的弊端。

（1）档案整理主要为手工操作，使很多现代化技术得不到应有的开发。通常人事档案管理员由组织部门或者人事部管辖，且其人事档案管理措施也对以往操作方法进行了延续，他们基本上都是手工操作人事档案排序、分类、裁剪、编号及装订等各道工序。因为人事档案相关配备人员缺乏、单位领导重视度不够等因素，使得各单位很少有精力去科研怎样通过计算机对人事档案进行分类、审核与整理，怎样通过数据库对人才结构进行分析，怎样构建电子档案以不断与科技发展现代化需求相适应[2]。

（2）当前资料与以往资料装订规格不相符。《人事档案整理细则》中明确指出，干部人事档案材料和目录采用国际标准A4纸型（297 mm×210 mm）。材料左边应留有2.5 cm的装订边。A4纸型的干部人事档案材料和目录按照靠左下对齐的方式打3孔装订，中间孔距上、下孔（从孔中心算起）8.3 cm，下孔距材料底边5.4 cm，孔中心距左边沿1.2 cm，孔直径为0.5 cm。干部人事档案材料转递单统一采用国际标准A4纸型。以前档案材料都是规格为16开的办公用纸载体，档案左边需要预留2.5 cm左右的装订边。而目前的档案材料规格大多为A4，比如学历材料、职称评审材料等。档案中原有小于或等于A4纸型且已按照要求装订的档案材料，不需要重新打孔和裱糊，但是A4和16开的纸张放在一起整齐度无法得到有效保证，而如果对16开的材料进行重新打孔和裱糊，则又会浪费大量的人力，提高时间成本，且影响美观。

（3）人事档案整卷装订，不易长期保存，且具有较差保密性。虽然档案整卷装订较为美观、整齐，但是，在对档案进行查阅时，通常要全卷查阅，对个人隐私的保护极为不利，在材料添加或者复印时，必须全部拆开材料，由此反复拆卸，极易破坏材料，对长期保存极为不利。

2 人事档案的科学、合理分类、审核及整理

（1）审核人事档案时要做到认准、审细、补全及整好。必须对档案材料完整、齐全与否、手续真实客观与否、档案混装或者错装与否等具体情况予以全面审核，同时还要对资料整理规范是否符合要求进行审核，并对干部“三龄一历”予以确定，补充与不断完善档案中手续不全、材料缺失等情况，归档整理与鉴别收集补充材料。

（2）收集人事档案时要做到完整、齐全。由于人事档案是对个人经历、成长轨迹与德才表现进行反映与记录的材料，同时也是对一个人予以了解与考察的重要方式，若个人档案材料不完整，会导致认识组织部门判断失误或片面。所以，一定要归档不完整的档案材料[3]。同步进行材料收集、信息反馈及档案审核。并对材料要求与内容等进行明确补充，对相关干部的任免审批表、学历学位、工资审批表、季度考核表、个人履历表、公务员登记表及党团组织等一般资料进行收集，统一收集、布置人代会、党代会、政协会等阶段性材料，保证所收集材料的全面完整性。

（3）必须全面、准确、真实的鉴别档案材料。在鉴别人事档案材料的过程中，必须有效维护人事档案的真实性、完整性，这是人事档案分类、审核与整理的重要环节。所以人事档案管理者必须认真、严肃的整理每份档案，并认真审查每一份归档材料，精准鉴别，以做到“舍之有理，取之有据，去粗存精，去伪存真”。认真鉴定档案材料真实性，避免出现人事档案弄虚作假的情况。对人事档案资料进行实事求是的鉴别，保证人事档案的真实性与准确性。档案分类整理时应该做到档案重复不归档、手续不足不归档、档案填写不规范不归档等，确保人事档案的真实性与准确性[4]。

（4）在对人事档案进行整理时应该做到分类准确、审核无误。在对人事档案进行分类审核整理时，为保证所整理的档案资料与规定要求相符合，一方面应该注意对档案资料及其内容进行收集与鉴别，另一方面在加工整理每一份人事档案时，要保证档案的完整性与精美性。首先，确保人事档案能够准确分类。建议对档案资料的类型分为十类：a.履历材料；b.自传材料；c.考察、考核、鉴定材料；审计材料；d.学历学位材料；职业（任职）资格和评（聘）专业技术职务职称）材料；反映科研学术水平的材料；培训材料。e.政审材料；f.党、团组织建设工作中形成的材料；g.表彰奖励材料；h.涉法违纪材料；i.工资、待遇材料；招录、聘用材料；任免、调动、授衔、军人转业（复员）安置、退（离）休材料；辞职、辞退、罢免材料；出国（境）材料；党代会、人代会、政协会议，人民团体和群众团体代表会议，民主党派代表会议形成的材料；j.健康检查和处理工伤事故材料等其他材料。依照人事档案材料的这些具体分类要求，对材料排列、分类合理与否进行分析，避免材料出现颠倒混淆、错装等情况。

3 结语

作为人事组织工作的关键组成部分，人事档案被称为人事管理工作的重要环节与基础。所以，在分类、审核、整理人事档案时，一定要做到细致、完整、精准、真实。作为人事档案管理人员，在其具体工作中应该将档案审核融入档案鉴别与收集、资料整理全过程。认真完成人事档案的分类审核整理工作对人事档案的有效利用具有重要意义。

参考文献

[1] 李剑晨.浅议档案工作者对档案利用活动的影响[J].黑龙江史志，2011（8）：63-64.

[2] 吕晶.档案工作要为档案利用活动引领“行为趋向”[J].黑龙江史志，2014（1）：111.

[3] 姚金利.面向公众的档案利用理论与实践研究[D].苏州大学，2012.endprint