新时期人事档案管理的几点思考

2014-11-26苏兰英

办公室业务 2014年19期

新时期人事档案管理的几点思考

在我国经济政治改革不断深化的背景下，单位人事档案管理出现了一系列问题，直接导致人事档案资料无法为单位发展服务。因此，目前单位人事档案管理应该如何顺应社会发展，更好的为单位发展服务，本文笔者结合这几年人事档案管理的实践经验，就单位人事档案管理工作谈谈自己的认识。

人事档案；管理

一、人事档案的定义

人事档案是单位人事部门严格按照国家政策在培养、任用和提升干部等工作中形成的个人资料，其中主要包括干部人员个人经历、工作能力、品德作风等内容。人事档案通过档案管理人员整理后组成，是提升干部的重要依据。

二、人事档案管理存在的问题

（一）人事档案制度滞后，缺乏创新性

自20世纪50年代制定人事档案制度以来，这项常规性的公共管理工作对国家单位科学用人，更好的向前发展作出了重要的贡献。但是随着社会经济快速发展，政治改革逐渐深入，传统的人事档案管理制度已经无法满足现代社会的需要。大部分单位人事档案管理制度之后，缺乏创新性，增加了单位管理人员利用人事档案资料的难度。

（二）人事档案内容失真，档案资料的准确性较低

目前，一些单位的人事档案管理内容失真，档案资料的准确性较低。其中主要表现在以下几个方面：其一，有的单位人事档案中材料内容立卷不规范，各类档案卷宗质量较低；其二，有些人事档案材料的内容在填写的过程中存在乱填的现象。年龄、工作时间、入党时间、学历等方面的内容登记多样。有的单位干部利用职权，在登记档案资料的时候将年龄越填越大，虚加参加工作的时间，文化学历程度虚高。如：在时间方面出现农历、阳历不规范的填写，并没有表明。改名字之后便不写曾用名，这些都给人事档案管理增加了工作量；其三，单位有些人事档案归档不合理，重要的零散资料没有及时进行归档管理；其四，人事档案材料短缺。在单位的发展过程中，很多表彰和处罚个人的零散材料出现丢失的现象严重，甚至还有些干部的个人履历表上面缺乏人事管理部门的公章。人事档案管理部门没有认真做好本职工作，没有对各类档案资料归档进行严格把关。正是这些现象在一定程度上导致了单位人事档案内容失真，严重降低了档案资料的准确性。

（三）人事档案内容不全，归档时间不及时

在当前单位人事档案管理的过程中，很多档案资料内容不全面，如：履历表、年度考核表、学历和职称等内容。造成这种现象的重要原因包括两个方面：其一是单位工作人员对人事档案资料的重要性认识不到位，有的人在填写档案资料表格的时候，对于有些内容不愿意花时间去填写，履历表中的学习简历基本上从高中填到大学，家庭成员之间的关系没有填写清楚。甚至还有一些人将学历、培训、职称等方面的内容始终保存在自己的身边，从而导致档案资料不齐全；其二是单位人事档案管理人员没有及时收集相关资料。一些单位档案管理人员并不是专业的档案管理人员，往往是业务工作。于是在档案资料的管理过程中只是将档案资料作为保存资料来进行管理，而并没有及时进行分类整理，从而导致单位人事档案内容不齐全，甚至还出现单位工作人员调任时没有将档案资料放入其中，长时间则造成人事档案出现缺失的现象。

（四）目录整理方法有待改进，及时调整档案管理方法

档案目录采用打印方式，严谨、美观，但是纸张浪费严重，工作量大。设想，如果打印档案目录时在每个大项后多留些空行，以备添加材料打印，就会避免每添加一项内容，后面所有的内容都必须调整，致使整个档案目录重新打印，造成纸张浪费的情况。另外，档案目录可每年或者两年甚至更长时间打印一次，添加的材料先手写在目录上，年末统一打印，工作就能得到合理的统筹安排，也节约纸张。

（五）信息化程度不高，档案资料管理效率低

目前，大多数人事档案管理停留在原始的管理方式上，靠手工检索、人工管理，工作量大，效率低，与科学化、现代化要求差距甚大，人事档案管理科技含量低，从而严重制约了档案管理工作的发展。首先要对陈旧的操作设备进行更新换代，加快对干部人事档案软件系统的升级更新，利用先进的科技手段，加大干部人事担纲做信息化建设的力度。作为人事档案管理者，本身也应珍惜继续学习的机会，为自己、为工作、为档案事业积极“充电”，不断提高自身素质，改变自己的知识结构，以适应信息社会的发展，跟上时代前进的步伐，以适应人事档案现代化管理的需要。

三、做好人事档案管理工作的对策

（一）提高档案管理人员素质，积极探索新的档案管理模式

人事档案管理工作水平的高低，与档案管理工作人员的综合素质具有非常密切的关系。因此，作为单位人事档案管理工作人员，在日常工作中应该不断提高自身的专业素质和思想素质。人事档案管理工作人员通过提高自身的综合素质，增强档案管理责任感，坚持把人事档案管理工作作为一项重要的政治工作。不管人事档案管理工作内容多么繁杂琐碎，都应该时刻保持高度的责任心，最大限度的减少日常工作中出现错误。同时，还应该不断学习，努力掌握科学合理的管理方法，切实提高人事档案管理的质量。不断探索新的档案管理模式，确保人事档案管理工作更加科学合理，以便人事档案资料更好的为单位发展服务。

（二）完善人事档案管理制度，确保人事档案管理工作顺利进行

在人事档案的管理过程中，工作人员是基础，人事档案管理制度是保障。人事档案管理的性质直接决定了人事档案管理工作是一项责任重大的工作，必须严格按照单位人事档案管理工作的各项规章制度来办事，切实避免人事档案管理过程中出现错误。因此，在单位的管理过程中，应该建立健全的单位人事档案管理制度，让档案管理工作有章可循，有法可依。遵循《收集制度》。在人事档案管理过程中，建立科学合理的人事档案收集网络，充分明确档案资料收集的范围和各项要求，从而促使单位人事档案资料内容更加充实，全面反映单位的人事信息；遵循《鉴别归档制度》。通过明确人事档案资料的归档要求，应该对各类材料进行科学合理的分析，尽量查找人事档案资料中存在的不足点；遵循《查阅制度》。明确人事档案资料应用的过程和方法，从而保障人事档案资料的安全性和准确性。

在单位人事档案的管理过程中，作为档案管理人员应该着重抓管理质量，以制度来维护人事档案管理的有效性，切切实实的做好单位人事档案管理工作，确保人事档案管理工作更加科学合理化。因此，在当前单位人事档案的管理过程中，应该紧跟单位干部人员的要求，准确实现人事档案管理工作的规范化。坚持从收集档案资料，到整理档案资料都应该有明确的方向，其中对于不符合要求的档案资料应该及时采取措施。对于不属于归档范围的档案材料，则应该及时返还给单位，有效确保人事档案资料不散失、不积压。

（三）采用信息化管理手段，有效提高人事档案资料利用效率

在现代信息水平快速提高的背景下，应该不断改进人事档案的检索和查阅方法，坚持实现人事档案信息化管理，有效提高单位人事档案资料的利用效率。其中对于单位工作人员人事档案的查阅，可以按照英文字母的顺序认真进行编排，这样有利于其他工作人员查找相关档案管理信息。同时，为了有效提高单位人事档案管理水平，还可以构建计算机信息人事档案管理系统，主要包括检索系统和利用系统。让需要人事档案资料的人员充分利用计算机来快速查找信息，这样不仅有利于提高档案资料的利用速度，而且能够确保单位人事档案资料的安全性。