论泰勒的管理思想在档案岗位管理中的运用

文/杭州市市政设施监管中心 屈利君

一、泰勒“科学管理”思想的主要观点

被后人誉为科学管理之父的美国管理学家弗雷得里克·W·泰勒(F.W.Taylor)，是在管理学界“紧要关头突然出来扭转局面的关键人物”。19世纪末，随着科学技术的进步，资本主义工商业得到了长足的发展，同时也促进了劳资矛盾的激化，甚至引发经济危机，失业人数猛增的同时美国还涌入大量无法适应大机器生产的外来移民。这些都迫切要求产生新的管理方法、管理体制来解决劳资纠纷，缓解资本主义社会的矛盾。泰勒的管理思想也因此应运而生：他在管理方面曾进行过“铁块搬运试验”、“铲具的试验”和“金属切削试验”，将管理从经验走向科学；1911年，由于在试图把他的这些原理应用到一个政府兵工厂中时导致了劳工问题，众议院组建了一个特别委员会来调查泰勒的工场管理制度。1947年，泰勒的《车间管理》、《科学管理原理》及其在听证会上提供给特别委员会的证词被收集在一起，编成并出版了《科学管理》（Scientific Management）一书。其管理思想的基本观点主要有：

1．科学管理的目的和中心在于提高劳动生产率。他说：“培训和挖掘企业中每一个工人的才干，使每个人尽他天赋之能，干出最高档的工作——以最快的速度达到最高的效率”。

2．在作业管理方面包括为作业挑选“第一流的工人”（指适合于其作业而又努力工作的人），并为了造就标准化的工人，对工人进行岗位培训，达不到厂方规定标准的工人，不能上岗；制定科学的工作方法对工人的操作方法、使用的工具、劳动和休息的时间进行合理的搭配，同时对机器安排和作业环境等进行改进，把最好的因素结合起来，将作业条件标准化；实行激励性的岗位标准制度和个别计件工资制度。

3.在组织管理方面有实行职能工长制、例外原则，把计划职能与执行职能分开，用科学的工作方法取代传统的凭经验工作的方法。计划职能归管理当局，执行的职能由工作现场的工人和工长从事。而在过去，几乎所有的工作和大部分的职责都推到了工人们身上。

4．宣扬科学管理是一场伟大的“心理革命”。工人和厂方的管理人员要友好合作和互相帮助来代替相互对立，以致增加工人工资和制造商的利润，这样将双方的注意力从被视为最重要的分配剩余的问题上移转向了共同使剩余额猛增。

二、泰勒的管理思想对档案部门岗位管理的意义

在我国社会主义市场经济体制逐步建立、完善的形势下，档案事业要展现活力就必须与时代接轨，树立全面科学的档案工作效益观，追求社会效益和经济效益最大化。也就是说，作为具有科学文化事业性质的机构，我们档案部门要发挥集体最优化，以有限的资源为需求者提供最大程度的服务，以此来扩大影响力，促进档案事业的发展。笔者认为其中最关键的是人的因素，运用到具体组织的管理层次则表现为良好的岗位管理。显然，这与泰勒管理思想的目的是相吻合的——通过高效的岗位管理来提高工作效益。

档案部门的岗位管理是以档案部门工作中的岗位为对象，科学地进行岗位设置、岗位分析、岗位描述、岗位影响、岗位监控、岗位评估等一系列活动的管理过程。岗位管理突出了岗位是工作、是任务，而不再是身份和资格。笔者将结合前述泰勒的管理思想对档案部门的岗位管理提出几点个人看法。

1．合理设置岗位即“作业标准化问题”。岗位管理的重要环节是岗位聘任制，而设置岗位又是岗位聘任制中的关键环节。首先，要根据档案部门在本省、本地的特点和发展方向，从实际出发，制定出本馆发展建设的总体规划。然后，切实认真做好设岗前的调研工作，具体包括职工情况、馆藏情况、读者情况、现有技术设备情况、现有管理工作状态、服务水平等与本馆工作有关的一切情况进行详细地调查，再对数据进行统计、综合分析，实事求是地根据总体规划，本着因事设岗、充分重视读者利益、确保档案安全、职责明晰等原则来设置岗位。最后，为了能以理服人，从而保障“按需设岗、按岗聘用”的有效实施，还应根据岗位职责、工作标准、专业知识、工作能力、文化程度、技术职称、工作经历、身体素质、政治素质等具体要求编制岗位说明书。此外，笔者认为，对于一些辅助服务、后勤服务，可以采取外包形式，集中人员有限的力量放在如何挖掘资源和如何提高利用率的问题上。由于档案的机密性问题，对外包服务人员也要进行上岗培训，同时档案部门也要采取保密措施。

2.努力创造任用“第一流的工人”。纵有再合理的岗位，没有人去实施也是无济于事。创造一流人员是指除根据需要从外部聘请高级人员外，还要根据机构已有人员的自身情况和工作业绩，将他们分配到最合理的岗位，然后进行岗位培训，达不到标准的坚决不能入岗。任用一流人员是指设立“首席岗位”即实行“职能工长制”，根据本馆实际公开、公正选拔首席咨询员、首席班组长、首席分编员等，这样既可促使拔尖人才脱颖而出，还可以引导职工安心基础工作，做到干一行爱一行，刻苦钻研业务。特别强调的是首席岗位不是终身制，可以一年一聘，这样在岗的人有压力，竞岗的人有动力，进而带动全部门职工整体业务素质的提高。

3.有效实施岗位考核，彻底贯彻落实激励性的制度措施。人员竞聘上岗后，其履行岗位职责如何、是否完成岗位目标服务本职工作、能否续聘，能否发挥激励性制度的力量都必须依据岗位说明书对上岗人员进行严格的、科学的考评。要通过健全由分管领导为组长的领导小组、下设考核办公室的组织机构，形成强有力的组织保障；贯穿目标业绩考核和工作业绩考核两条主线，建立全方位的评价考核体系；完善其他相应制度，例如档案人员特殊情况下的工资支付办法、请销假制度、专业技术人员科研量化目标考核办法、宣传稿件发稿量考核、计算机应用能力达标考核、导师带徒实施办法等一系列规章制度，来确保考核工作的顺利实施。考核过程可以采取年度和月度相结合的考核办法，考核分值以百分制为基数，在此基础上进行考核加（减）分，上不封顶，下不保底。在不突破兑现奖金总额的前提下，依据考核结果，确定绩效工资，并将考核情况予以公布，接受员工监督，最后将其作为员工评先选优和晋级、晋职的主要依据。最后，考核过程还要处理好科研与业务成绩的关系，根据单位的不同层次、不同优势、不同模式以及相应的档案人员群体结构，分别确定二者的比重，这样既可充分发挥档案部门的优势，又可充分调动所有人员兢兢业业从事档案工作的积极性。

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