提高企业文书工作者素质刍议

文/河北秦皇岛港股份有限公司杂货港务分公司 张晶

一、文书工作者在企业中发挥着重要的作用，客观上要求提高文书工作者素质

企业文书工作是企业办公室工作的一部分，是直接为企业和企业领导工作服务的，也是企业正常运转和企业领导层顺利开展工作的重要保证。文书工作者在企业的发展进程中发挥着举足轻重的作用：一是桥梁和纽带的作用。文书工作中占很大比重的就是公文处理工作，它包括将上级的文件向下进行传阅分发，或将下级的请示报告传递给上级单位，还有就是企业与企业之间、部门与部门之间的横向沟通和联系都是通过文书对公文的处理工作来完成的。二是助手的作用。在日常工作中，企业文书工作者除了要对公文进行处理，还要对印章和介绍信进行管理。印章是企业合法存在的标志和职权的象征，具有标志作用、凭证作用和权威作用；介绍信是企业对外联系工作的凭证。企业在实施有效管理的过程中必然要使用到印章和介绍信，而这些都是通过文书工作者来办理的。期间，文书工作者要对用印或用信进行严格的把关，协助管理者做好企业的管理工作和对外联系工作。三是对档案管理的影响作用。企业档案是生产经营、管理政务和各种活动的真实记录，是企业持续发展必不可少的信息财富。作为与企业档案密切相关的文书工作者，需要及时收集整理需要归档的文件，并根据文件内容的重要性确定保管年限，分门别类地做好文件的立卷归档工作，确保日后企业档案有据可查。可以说，文书工作的质量直接影响企业档案质量，是企业档案工作的基础。

二、企业文书工作者应该具备的素质

（一）要具备较高的政治素质和道德修养

文书工作是一项政治性、思想性很强的工作。工作中，企业通过文书往来对党的路线、方针和政策以及企业的大政方案进行宣传，向所属单位部署工作、提出要求等。这就要求文书工作者必须具备坚定正确的政治方向，在复杂的国际、国内形势面前保持清醒的头脑，忠于职守，严谨精细，严守秘密，保持上级精神和文件指示在企业中顺畅地传达。与此同时，文书工作者还应具备较高的道德修养，自觉养成全心全意为人民服务的思想作风和工作作风，以集体利益为重，为企业和职工提供高质量的服务。

（二）要具备良好的文化基础

文书工作者经常和各类公文打交道，包括对公文的处理、印章的使用和信件的开具，有时还要起草文件，所以文书工作者不仅需要掌握基本的文学文字上的功夫，还要通晓一些政治、经济、法律、企业管理等方面的知识，做一名“杂家”，才能为熟练地做好本职工作奠定良好基础。

（三）要练就过硬的业务本领

办公室是企业的“窗口”，作为办公室一员的文书工作者也少不了与外界进行沟通，因此，文书需要具备良好的沟通能力；办公自动化使计算机成为了现代办公的主角，要求文书工作者必须熟练掌握和灵活运用计算机、多媒体、网络等现代技术；办公室工作具有综合性、多样性，为了更好地发挥助手作用，文书工作者还应具备较高的应变能力。

三、提高企业文书工作者素质的途径和方法

（一）转变思想观念，提升政治素质和道德修养

作为一名文书工作者，要充分认识到文书工作的重要性，转变文书工作技术含量低、在单位不受重视、不思进取的观念，必须对自己的工作重新认识，彻底改变工作被动、消极的状态，以积极、主动、创新的工作姿态投入到工作中去。要不断地学习政治理论，定期学习国家最新的法律法规，把握政策的动向，并及时掌握所在单位的新政策，深入了解单位的核心价值观和精神理念，并以此为精神指导为企业服务。

（二）开展系统培训，提高专业知识和业务本领

一方面要进行专业知识的培训，包括公文写作知识、保密知识、档案管理知识以及公文处理程序等；另一方面还要进行业务本领的培训，比如：得体的语言表达能力、恰当的工作方法和对突发临时性工作的解决能力，为顺利完成文书工作任务奠定良好基础。

（三）树立创新意识，创新工作方式和工作方法

新时期的文书工作者必须要树立创新意识。实际上，无论从事什么工作都需要不断地创新，发掘出高效快捷的方法，才能提高处理工作的质与量，才能更好地为企业服务。例如，在电脑、网络没有被普遍利用之前，文书处理公文都是纸质传阅，文件归档靠用手抄写，OA文件处理系统被引进后，文件的起草、签发、传阅、归档等流程都改为网上完成，这样大大提高了工作效率。由此及彼，文书工作者可以尝试将电子管理模式引入印信管理、招待费管理工作程序中，尽可能地运用新的办公手段替换老式办公方法，推动文书工作向现代化模式发展。

[1] 张信薇,沈亮.高校文书档案管理工作的操作路径[J].新上海档案,2005,07.

[2] 张卫华.校办文书档案工作之我见[J].郑州牧业工程高等专科学校学报,2000,03.