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棚户区改造档案刍议

2014-11-24王宏霞

黑龙江史志 2014年3期
关键词:棚户区改造

王宏霞

[摘 要]对棚户区改造后档案的建立涉及到党和政府的惠民政策,文中介绍了棚户区改造档案的建立,主要包括建立完善的工作机制和规范收集的档案内容,探讨了相关平房档案的销毁措施,主要包括平房档案要认真对照甄别、平房档案要认真复核抽取和平房档案要认真集中销毁案,对相关措施进行了阐述,并对平房档案的销毁提出一些建议。

[关键词]棚户区改造;档案建立;惠民政策

引言

城市的棚户区改造是我国政府为改造城镇危旧住房、改善困难家庭住房条件而推出的一项民心工程,而有关棚户区改造方面的档案是对这项工程的一个历史记录,它保存了国家的历史记忆,棚户区改造档案的建立,对于提高棚户区改造的工作效率、维护住房的公平分配、对促进社会和谐、传承文明都具有重要意义。

一、棚户区改造档案的建立

棚户区改造档案的建立,涉及到党和政府政策的落实,涉及到住房分配的公平透明,因此,棚户区改造档案的建立是一项政策很强的工作,来不得半点马虎。

(一)建立完善的工作机制

在棚户区改造中,动迁、安置等建设单位是负责棚户区和危旧房改造的主体,也是履行档案管理法律义务的主体。有关单位应指定分管负责人,统一领导档案工作,指定专职、兼职人员负责本单位档案的集中管理。健全规章制度,建立责任体系,形成约束机制。将档案工作纳入项目法人负责制、招投标制、工程监理制和合同管理制之中,做到“三个同时”,即:下达项目计划时同时提出档案工作要求,检查项目工作时同时检查档案资料,验收项目时同时验收档案工作。加强必要的投入,配备工作需要的装具、保管和办公设备,满足基本的工作条件。另外,鉴于棚户区档案的特殊性,工作人员还应事先进行摸底调查,随时跟踪指导,上门服务,特别是关于动迁户的房照原件,因为涉及政府补偿金,更要慎而重之。

(二)规范收集的档案内容

棚户区和危旧房改造档案分为文书档案、项目档案、动迁户档案、声像档案、电子档案、会计档案六大类。其归档范围按照《棚户区和危旧房改造档案归档范围》执行,档案的整理工作应按有关业务标准规范进行。文书档案按照《归档文件整理规则》的规定执行;项目档案按照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》的规定执行;动迁户档案按照货币安置、产权调换、比照合法房和违建房等类别,以户为单位进行收集整理;声像档案、电子档案的整理,按国家相关法规或地方出台的暂行条例进行;会计档案的整理,按照《会计档案管理办法》的规定执行。一般来说,棚户区改造住户拆迁档案包括下列内容:棚户区改造项目入户调查表、棚户区改造项目征求意见表、棚户区改造项目协商记录表、评估结果报告、土地和房屋权属证明材料、解决廉租房和经济适用住房等住房保障和优抚、低保、社保等社会保障的相关材料、补偿安置协议、行政裁决、强制拆迁资料以及其他资料。其中,动迁户档案尤为重要,房屋拆迁协议书、验收单,煤、水、电、暖气、房费收据,土地使用证、产权证等要件,是棚户区改造档案中不可或缺的部分。

二、相关平房档案的销毁措施

棚户区改造完成后,相关的平房档案已退出历史舞台,丧失了原有的作用,所以,对它们进行销毁,对于节约库房空间、降低保管成本,都是必要的。

(一)平房档案要认真对照甄别

在相关平房档案销毁时,要认真甄别平房档案的名单,是选择要保存的、还是选择要销毁的,这是一个非常值得注意的问题。正常情况下甄别时应该以要销毁的档案为主,这样即使有漏下的,也不至于有什么严重的后果;反之,若是选择要保存的档案,余下来的档案全部销毁,那么万一有漏掉的,则会给工作带来巨大的损失。在这个环节的工作中,大致有这么三种方法:一是每个人负责几个居民委,所有人依次把全部档案都审核一遍;二是大家全线出击,每人分一部分档案,将所要销毁的房户从所在的委中剔出;三是用汉王软件,将原有的档案卷内目录输入微机,再运用检索功能,按委索户进行查找即可。总体来说,第一、第二种方法各有利弊,第三种方法效率最高,所以对于现代化程度比较高的城建档案馆而言,本人推荐第三种方法。

(二)平房档案要认真复核抽取

在复核档案时,为了防止出现失误,最好的办法是按人名和档号进行交叉复核。一个人负责几个委,最后进行名单汇总,但在此过程中,要特别注意同名同姓的档案,因为这种情况是最容易引起分歧的;所有人负责所有委的,则要把相同委的房户名单集中到一起,接下来用excel制成表格,把人名和档案号录入,最后打印出来。在此基础上,最好再进行一次复核,这一次则要采用按档号复核的方式,以区别于上次采用人名复核的方式,这样交叉复核之后,最大限度地保证所要销毁的平房档案的准确性。复核之后是抽取工作,抽取的时候也有两种方法,一是按人名抽取,一是按档号抽取,鉴于前面最初复核时是按人名复核的,所以这次抽取最好也是采用按人名抽取的方式。

(三)平房档案要认真集中销毁案

要派专人专车把要销毁的档案运到造纸厂,在档案工作人员监督下实行即时即地销毁。鉴于销毁平房档案这项工作的长期性和繁琐性,本人有以下两点建议:第一,对于尚未销毁的平房档案,我们是不是可以用现代化的手段对卷内目录进行一下处理,使之规范化、数字化,为将来的销毁工作奠定基础。第二,在平房动迁的时候,我们是不是可以主动先到现场去进行摸底工作,更好地掌握第一手资料,待新楼落成时再进行跟踪调研,这样就更加有利于将来的销毁工作。最后需要说明的是,我认为平房档案销毁名册是要永久保存的,不仅以备将来的查考之需,而且它还是城市发展轨迹的最好见证。

三、结语

以上是依据有关法规,结合实际情况,在棚户区改造档案工作中,对进一步加强棚户区和危旧房改造的档案管理提出的建议。

参考文献:

[1]霍然.浅谈棚户区改造工程档案管理[J].黑龙江史志.2013-09-08

[2]肖慧平.确保棚户区改造工程档案归档齐全完整的有效途径[J].黑龙江档案.2013-04-15

[3]于勃.棚户区改造后的平房档案销毁工作初探[J].黑龙江科技信息.2012-03-05

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