图书资料管理在博物馆工作中的作用

■李萍

博物馆的图书资料管理工作是围绕博物馆的藏品进行搜集、陈列展览和考古科研工作而展开的图书、文献资料的收集、整理、典藏和流通进行的，是专业图书、情报、信息传播的重要阵地。博物馆的图书资料管理工作，是博物馆业务工作中的一项重要内容，但在实际工作中却往往把着眼点放在了陈列和保管两个层面上，对该项工作的重要性有所忽略，并且在博物馆学中亦很少论及，这不能不说是一个遗憾。另外，在图书馆学中又不能详尽论述博物馆图书资料管理工作中存在和需要解决的诸多问题，因此，充分认识图书资料管理工作的重要性，并对其工作内容加以研究和分析，对博物馆的日常管理和运作极其必要。

1.博物馆中图书资料管理工作的特点分析

博物馆具有三种属性，即文物标本的主要收藏机构、社会教育机构和科学研究机构，因此，博物馆的图书资料管理工作应该围绕这三种属性来进行。由于博物馆自身存在的独特属性，因此其中的图书资料管理工作与其他单位的图书资料管理工作相比较，有三点不同：首先是普通的图书资料部门服务面广，服务对象的文化水平高低不一；而博物馆的图书资料部门的服务面则相对比较集中，服务对象的文化水平都比较高；其次，博物馆的图书资料工作人员的素质比一般的图书资料工作人员要高。工作人员不仅要掌握一般图书馆学的知识和管理技能，而且要具备博物馆学所需要的专业知识。如历史学、考古、美学等等；其三，普通的图书资料部门基本提供的是间接服务；而博物馆的图书资料部门在许多方面提供的是直接服务。比如一些征集到的善本书籍或文献资料，可以作为展品直接陈列。博物馆的图书资料管理工作，可以隶属于主要业务部门，亦可相对独立运行，其工作对象以业务人员为主，面向全馆；工作范围为搜集整理与馆内有关文物的收藏、陈列展览以及其他社会科学方面的古今中外图书资料的印刷品和有价值的非印刷品等。

2.博物馆中图书资料与文物的关系分析

图书资料在博物馆科学研究中是不可或缺的部分，与文物同样重要，同时很多文献资料本身就是文物。古代的图书文献资料中具有历史、科学、艺术价值的，与青铜器、陶瓷器和书画一样都是文物。《中华人民共和国文物保护法》第二条第四款中规定“历史上各时代重要的文献资料以及具有历史、艺术、科学价值的手稿和图书资料等”受国家保护；第三条中规定“历史上各时代重要实物、艺术品、文献、手稿、图书资料、代表性实物等可移动文物，分为珍贵文物和一般文物。”从图书文献与文物的关系可以看出，博物馆加强图书资料的管理有着其特殊的意义。而图书资料管理工作对博物馆业务工作的开展，以及整体业务水平的提高，发挥着非常关键的作用。

3.博物馆中图书资料管理工作的内容分析

博物馆中的图书资料管理工作，大体上可以分为书籍的采购、保管和借阅等几部分。

3.1图书资料的采购与保管

由于博物馆的资金有限，在藏书上有针对性。采购时应重点考虑以下几个方面：定期和经常性地进行文献征集和搜集工作。一方面要根据博物馆馆藏要求的特点，有计划发函征集或组织人员外出定向征集；另一方面要与新华书店、出版社和古旧书店建立联系，委托其代购。并要通过多种手段获取相关资料，如珍贵书刊和罕缺资料。如果是本馆陈列或研究所必要的，可以通过抄录、复印、照相、复制等手段获得。根据本馆情况，如馆藏有多余的复本，还可以通过交换、协调等方式与有关单位互相调剂各自所缺。

收藏到博物馆来的图书资料，往往是带有永久性收藏价值的，可供长期参览之用。因此管理好、保护好馆藏图书资料十分重要，要制定严格的规章制度和保护条例，对采购进来的图书资料及时进行登记、编号、分类、著录、排架，其中的珍贵稀有图书及资料以不出借为原则，采取专库、专柜、专人保管，还必须定期清点，另外，要注意做到安全保护和有损保护。

3.2书籍资料的借阅服务

图书整理的最终目的是为业务工作服务，为读者服务。博物馆图书资料部门要创造一切条件，对外提供场地，积极主动地提供服务。具体做法有以下几点可以参考：(1)要根据馆内业务工作任务，提供有关参考资料及目录，及时了解各业务部门需求，制订相应的工作计划。(2)设立资料室、阅览室。资料室专供查阅业务资料、工具书使用；阅览室专供阅览报纸及非专业性杂志，为学习、研究者提供良好的学习环境。(3)借阅手续既要正规化，又要简便化，并且积极主动地介绍各种检索工具的使用方法。(4)加强与各兄弟博物馆及有关单位的联系，交流信息，互通情报。

4.博物馆中图书资料的开发和利用必要

管理和保护好图书资料最终的目的是为了更好地利用。我们可以从开架阅览、主动服务、积极开展网上服务等方面来提高图书资料的开发率和利用率。

4.1开架阅览

图书馆对外开放是许多西方国家博物馆中图书馆的重要特点，因为博物馆的专业性和独特性，许多重要文献甚至很多孤本善本都会收藏其中，如果这些重要的文献深锁闺中，则没有体现出其应有的价值。因此博物馆的图书资料可以考虑在固定的时间内对外开放，使观众可以通过浏览来获得相关资料和信息。

4.2主动服务

许多博物馆因为受到传统的“重采编、轻服务”和“藏大于用”等传统思想的影响，读者服务工作未能得到有效的开展。我们应该变被动服务为主动服务。比如主动提供为人找书（为需要的读者找书）和为书找人（为藏书找合适的读者）服务，通过服务的开展，使图书资料得到有效的利用。

4.3网上服务

网络环境下高质量的读者服务，是以现代化的设施为技术支撑的。一方面信息资源必须转换成屏幕可读形式，另一方面必须通过数据通讯网络来实现信息的存取与传递。因此，现代、先进、高效的现代化信息技术手段和设备，是提高图书资料管理工作服务效率和质量的动力。要实现图书工作读者服务现代化，应该配置现代化设备，如电脑、激光打印机、复印机、扫描仪等。采用先进的图书馆自动化集成系统，提高信息检索、传递的时效性与方便性。读者在网络环境下方便、快捷地阅读、检索、搜集所需信息，大大提高时效性。可见，利用一个好的自动化集成系统运作图书工作可以最大限度地提高我们的服务水平和效益。