对创建电子文件归档管理科学化机制的探讨

王志辉++肖腾飞

摘 要：随着国家经济建设的迅猛发展，科学技术水平也在不断获得提高。全球经济一体化的实现，使得现代社会的信息技术也有了突飞猛进的发展，可以说，国家的发展离不开信息技术的普及应用，在当前，电子文件的归档管理已经逐成为国家的一项战略任务，并越来越受到相关部门的高度重视。实现档案的信息化管理的核心环节就是电子文件归档管理的科学化，因此，本文将通过分析电子文件管理的特点，对创建电子文件归档管理科学化机制做初步探讨，以期为促进电子文件归档管理的科学化提供一些参考。

关键词：电子文件；档案管理；归档；科学化

全球的经济化建设，有力地促进着电子信息的发展，我国迎来了新的科技革命的时代。在现代化的发展进程中，信息技术的应用已经全面普及，深入到企业与千家万户。企业通过现代化的办公自动化，在管理与工作效率上都有了质的飞跃，传统的纸质文件都改为电子文件，实现了无纸化办公，因此电子文件归档管理已经成为现代企业中的信息管理主要手段。电子文件归档管理实质上是一项复杂的系统工程，在科技革命日新月异的今天，更科学地做好电子文件归档管理工作，是一个值得研究的课题。

1 电子文件归档管理的特点

电子文件，定义为以信息设备为媒介，以数码的形式在硬盘、光盘、磁盘、磁带等硬件载体中实现存储，通过运用计算机技术对信息进行阅读和处理，使信息能够在网络上实现查询统计或者传送的文件[1]。其优势体现于极大提高了档案管理的工作效率。

就电子文件来看，其特点是信息数据需要依附于载体并通过计算机技术才能进行数据信息的读取、鉴定、归档等工作，要随着信息技术的发展对硬件或者软件等载体进行相应的更新换代，并且具有高密度的性质，可随时传输或修改，灵活性强，最主要的特点是可以将信息数据中的图表、影音和文字等进行有机结合[2]。电子文件的特点决定了电子文件归档管理的特点。

首先，摆脱了传统的人工操作模式，为电子文件的归档管理工作带来了更多的便捷，实现了更多的信息处理方式和手段，减轻了工作人员的工作强度，极大提高了工作效率。

其次，对于电子文件的修改、编辑等操作的流程实现了简化，也就使得信息数据的准确性难以保证，从这点看来，似乎不及传统的人力纸质档案模式的办公。

最后，与传统的纸质档案相比较，对于凭证价值的鉴定也有着很大的不同。传统的鉴定只需要根据文件的内容来判断文件的价值；而电子文件的鉴定就需要多方面来衡量，比如计算机的系统是否安全、文件信息是否完整，来源是否合法等等。

2 当前电子文件归档管理的现状问题

从电子文件的特点可以看出，其为人们带来更多便利的同时，也存在着一定的不足之处。在查阅相关文献后，结合自身经验可总结出当前电子文件归档管理工作也存在着一定的问题。

2.1 缺乏有效的电子文件归档管理制度

在当前的档案管理工作中，存在制度跟不上发展的情况。尽管国家档案局一再发文明确制度条款，但相关部门还是会受到人员或者技术上的限制，致使诸多基层单位的制度落实存在一定困难。

2.2 电子文件归档管理经费短缺

电子档案在当前已经与纸质档案齐头并进、共同发展，这就造成原有的经费跟不上发展建设的需要，对于技术方面缺乏足够的投资，导致优化电子文件的管理工作受到影响。

2.3 电子文件格式冗杂

信息技术的不断发展，也给电子文件的格式带来了多样化的特点，信息数据之间保存的格式不尽相同，也给档案管理的工作造成了诸多的不便。

2.4 电子文件管理部门人员建设不到位

纵观当前各档案管理部门人员，均呈中老年发展趋势，缺乏年轻的专业人才。对于年龄偏大的工作人员来说，很难适应现代化的发展需要，而且工作态度上相对懒散懈怠，也不能有效地执行相关制度。因此，保证电子文件归档管理的科学性就无从谈起。

2.5 对电子文件归档管理科学性的认识不到位

这也是当前普遍存在的一个重要现象，组织对于电子文件归档管理科学性的认识不够，就使得单位忽视相关工作，不能保证工作的科学性。

3 创建电子文件归档管理科学化机制的措施

要保证电子文件归档管理的科学化，就要合理利用现代化的信息技术管理手段，并加大监管力度，才能使得档案管理工作更加高效、准确，保证科学性。

3.1 加强制度建设

1.加强制度建设有利于规范电子文件的管理，为相关工作提供有力的组织保障，并且通过内部各个部门之间的相互配合与沟通，来及时发现问题并解决问题。

2.加强电子档案的管理，制度的建设不能存在于一纸空文，要通过有效的监管，来促进规范化的管理，并对电子文件的管理职能予以强化。从根本上保证档案管理的科学性。

3.为电子文件归档建立永久的异地、异质的备份，这也是一项电子文件管理制度中的基本制度，做好科学技术上的防范措施，能够有效规避风险、减小损失。

3.2 加强机制建设

为使电子文件归档管理工作获得有效保障，就要加强机制的建设，主要包括协调机制和动力机制。协调机制起到激励、约束和保障作用；动力机制为维持内在的运行规律。二者相辅相成，才能确保电子文件归档管理工作的科学性[3]。

3.3 加强对电子文件的监管力度

首先要加强电子文件管理的前端监管力度。在前期设计阶段，就要对系统的功能、背景、元数据和电子文件的生命周期等进行合理把控，对归档流程要予以合理规划，将所有期望实现的管理功能一并纳入到系统设计中，为保障电子文件归档管理的科学性打下良好的基础。

其次就是要坚持对工作流程的管理。要保证归档管理中的任何一个环节都要有着相应的记录。电子文件由于其便捷性，工作人员往往为了追求工作效率，将归档工作一次完成，加强监管力度，就是要保证信息归档时，要保留原文件，出现问题，做到有据可查，这样才能保证电子文件的科学性。

4 结论

综上所述，电子文件归档管理是现代化的信息工具，为相关部门的工作提供了便利的同时，也存在着相应的问题，只有加强相关人员对电子档案归档管理的重视，并加强制度建设和监管力度，才能有效保证电子文件归档管理的科学性。

参考文献

[1] 冯惠玲.电子文件与纸质文件管理的共存与互动[J].中国档案，2013（03）：45-47.

[2] 李学广.电子文件归档管理难点分析和对策[J].中国档案，2012（09）：63-64.

[3] 葛翠玲.网络环境与档案管理工作的创新[J].西安文理学院学报（社会科学版），2013（04）：19-21.endprint