试析档案管理的改革创新

李柏新

[摘 要]档案管理者的职责就是开发和利用档案信息资源，不断创新档案服务机制，采取计算机网络为使用者提供服务，并加强各项事务管理，形成档案管理的现代化。

[关键词]档案；管理；改革

一、改革创新服务方法

1、建立档案管理网站，开展网上使用服务。随着档案管理内部局域网的成立，档案管理部门将充分利用企事业单位的网站制作自己的网页，积极收集电子数据和信息，使档案管理服务系统链接企事业单位网站，达到档案信息的网上检索，为使用者提供更好的便捷。

2、建立“电子信息数据管理中心”。档案管理者与企事业单位信息管理部门可加强密切配合，建立“电子信息数据管理站”。管理站设在企事业单位档案管理办公室，是企事业单位信息资源库的重要成分。

3、电子信息的自动上传管理。目前在单机上形成的电子信息的收集工作，已成为档案管理部门不容疏忽的。与传统纸质档案信息收集有着很大的差异，许多电子信息文件的形成通过下载和上传就可以完成，因此，档案管理者可以改变传统工作模式，在网站上建立电子信息文件自动上传的工作窗口，在最佳时机将其收集到，并在档案网站的服务器上归档。

4、展开在线服务功能。传统的档案使用方式，是到档案室利用档案、进行档案展览、阅读档案纸质文件，特别是到档案部门使用档案原件的方式，在电子信息化里肯定要发生变化。

5、档案管理部门可以在网站上通过汇编相应的专题、提供电子数据库查询、电子信箱等服务方法，让使用者与档案管理办公室通过电子邮件在网上进行快速通联，进行信息沟通，回答使用者对档案材料真实性与保存性的咨询，提供查询和咨询服务功能。

6、开通现行文件阅览服务功能。随着电子时代的到来，到档案办公室查阅党政机关及有关部门制定的电子文件的人员会越来越多。尤其是我国加入世界贸易组织后，民众出于维护自身合法权益、投资兴业等需求，要求能迅速地了解到有关政策信息。为适应时代的要求，必须尽快转变工作职能，加强工作效率，密切党和政府与人民群众的关系，维护广大人民群众的根本利益。

二、电子信息服务领域上的扩展

1、实现电子信息服务现代化。从主要为企事业单位内的人员服务转变为为社会各方位服务，已成为档案管理者的共识。主要是因为档案部门既要面对党政机关、企事业单位等一切社会活动中使用或可能使用档案信息的团体和个人，又要针对性地为特殊使用者提供特例的服务。信息化社会中，人们对各类信息的需求日益急迫。随着电子技术的发展，人们从事的科学活动和生产活动、行政管理活动变得越来越复杂，必然离不开信息化服务。

2、兴办电子信息服务实体，发展电子档案管理产业。在当今信息化数字时代，从信息资源开发的角度看，档案管理人员不再单纯是档案文件的保管员，还应是档案信息数据的拥有者和提供者；档案管理办公室也不再是单纯的收藏部门，还是档案信息的收集中心、交流中心和信息技术的使用者。电子知识档案的改革创新方向就是走信息化产业道路，在为社会提供电子信息服务的前提下，发展电子档案信息服务产业，成立以档案信息搜集、加工、贮存、检索、服务为主要的经济实体。对于电子档案信息产业化的开发，档案管理者应当具备服务意识和产业意识，主动占领经济建设的主战场。

3、必须加强横向联合，达到电子信息资源共享。随着信息时代的到来，人类的数据和信息总量在急剧膨胀，面对浩瀚繁杂的数据，文献管理者达不到将所有知识和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。所以，必须改革档案、图书、情报等部门各自为政的局面，建立一个统一的社会电子信息系统，实现电子信息一体化管理，充分发挥整体优势。必须建立联合目录，实行信息资源共享，这就是建立电子信息系统的前提和核心。

4、使用统一的着录格式和编排，联合收藏两个或两个以上的档案目录。达到资源共享，可以使档案、图书、情报等文献部门相互分享各自的资源，使用者可以很方便地获得更多的信息、数据。如果建立联合目录，就可以实现资源共享，各文献部门可以充分挖掘信息资源，实现文献资源互补，加强馆藏资源使用率，避免重复和浪费，可以有效地缓解存储空间拥挤等矛盾，并有利于各级各类档案馆、图书馆馆藏朝着有侧重、有特色、专业化、系统化的方向发展，更好地满足社会多方面的需求。

三、改革电子档案服务的主要任务

1、加强电子档案资源建设在档案服务改革中的基础地位，把电子档案收好、管好、用好。用是根本，管是手段，收是基础。立馆的基础是电子档案的资源建设。电子档案资源建设在档案服务创新工作中具有基础性的地位，必然决定了要进一步深化电子档案资源建设抓源头的理念，收集重大活动、重大事件、重要会议、重点建设项目、重大科研课题、重要工作和重要人物等方面不同载体的电子档案，全面管理常规归档与即时归档的有机结合，全面开展人物、资料和社会媒体对工作报道等方面的收集管理工作。

2、馆藏电子档案数字化是电子档案服务改革的基础工作。馆藏电子档案数字化的主要目的是方便使用和保护档案。馆藏电子档案数字化是一个成熟的理论问题，是档案服务改革的一项重要的基础性任务。

3、档案服务改革的根本保障是培养造就一支素质较高的人才队伍。档案管理部门目前还是是一个弱势群体，也是一个弱势部门。关键在于缺乏人才，一定要有忧患意识，加强人才技术培训，更新改革创新观念，努力探索电子档案服务改革创新的道路。不能得过且过，浅尝辄止。只有重视人才培养，才能实现改革创新；必须要有一支过硬的档案服务改革团队，档案改革创新工作才能成功。

参考文献：

[1]王运红.[人事档案丢失案的法律思考].兰台世界.2007.19

[2]王云庆.[现代档案管理学].青岛出版社.2002.220

[3]傅华.[聚焦人事档案].中国档案.2003.4