试论流动人员档案管理方面的思考与建议

刘璟

[摘 要]随着社会的进步，经济的发展，现代化技术的应用，流动人员数量在不断攀升，导致其档案管理工作也出现了诸多新的难题，因此，加强新形势下的流动人员档案管理迫在眉睫，这是当前人事档案工作的重点，也是人才资源开发的主要工作，是政府人力资源和社会保障部门适应社会主义市场需求的重要组成部分，是推进人才合理流动与配置的主要工作。

[关键词]流动人员；档案管理；思考；建议

前言

档案管理是我国人力资源管理的重要组成部分，尤其是流动人员的档案管理，受到流动人员自身特征的影响，流动人员档案管理难度较大，而且随着信息技术的发展，流动人员数量迅速增加，导致档案管理难度在不断增大，下面就来分析一下当前形势下我国档案管理中存在的问题。

1.新形势下流动人员人事档案管理中存在的问题

1.1多头管理问题突出

受到客观因素的影响，当前我国诸多部门都有档案保管职能，不论是省市的人才交流机构还是各级职业介绍机构，乃至社保部门都有这一权限，同时社会中介组织、行业机构所办的人才交流机构、职业介绍都可以管理流动人员档案，多头管理，毫无秩序，无法实现统一管理。

1.2流动人员对档案管理不够重视

很多流动人员都将档案找到可以存放的单位后便置之不理，而一些民营企业更是不在乎流动人员的档案在何处。一些流动人员认为档案在其找工作或求职中不够重要，而且这种情形还受到年纪影响，越年轻越不够重视档案，同时也反映出档案管理在党政机关、事业单位和大型国有企业中的种种管理制度同其他各类非公企业和自主创业人员档案在用途上的差异较大。而从企业的角度来说。人事档案并无法准确判断人才的真实情况及准确客观背景，这都在一定程度上影响流动人员档案管理的标准化与正规化趋向。

1.3部分档案的管理职能无法有效发挥

在我国现有的体制中，对档案接收有一定限制，例如没有报到证或民办院校毕业生的档案接收问题等；其次是各省区彼此间转移档案时对转正定级的要求不同，由于当前我国个人托管的档案很多是在转递的时候才根据对方接收单位的要求办转正定级，那么现办、补办等问题各省区的处理标准不统一；最后是政策与收费方面，某些省份在毕业生毕业后的2年是免费的，但大多数省份仍然是收费的，是必须要支付一定的费用的。可以说人力资源和社会保障部门承担着合理配置人才资源的职能，通过加强流动人员档案管理来推动流动人才的管理，实现人才流动管理的规范化。

2.增强流动人员人事档案管理社会化服务水平的对策

为了适应社会主义市场经济和国家实施西部大开发战略的需求，要增强政府人力资源和社会保障部门公共服务水平，提高流动人员人事档案管理的社会化服务水平势在必行。

2.1建立共识，推动发展

要想强化流动人员的人事档案管理工作必须要强化对流动人员认识档案转递过程的控制，受到当前我国流动人员特征的影响，而且各省所采取的标准不一，导致档案在转递过程中调节问题较难。对此，国家人力资源及社会保障部门必须要发挥主动作用，规范全国各省区间的档案转递的标准，通过强化人事档案流转过程的管理实现对档案管理的标准化与规范化，引导人才流动，体现出人事档案的价值。

2.2增强档案材料的收集、归档与鉴别的规范化

要想提高人事档案管理的的质量，关键是要做好档案的一系列工作，包括从材料的收集到后期的补充与归档，这些都将影响到归档的质量，对所收集的档案材料必须要按照规范检验其手续是否完备，核实其内容是否准确，精炼，仔细鉴别，确保所归档的产品是符合规定的，而对不符合要求的材料要及时返回，限期修改，确定准确后方可归档，而对那些不在归档范围内的材料要及时退还给相关单位，避免丢失与积压。

2.3受到地域影响较大

受到地域特征的影响，各地流动人员数量不等，情形不同，尤其受到经济发展影响较大，因此我国在进行流动人员管理的过程中要考虑到各地的情况采取不同的管理方法，促进管理水平的提高。

2.4加强人口分类管理效率

人事档案管理必须要遵循我国的相关法律，不仅要按照《中华人民共和国档案法》、《流动人员人事档案管理暂行规定》进行管理，要遵循集中统一、归口管理的原则，所以流动人员人事档案管理机构为县以上党委组织部门和政府人事行政部门所属的人才流动服务机构，当前我国档案多头管理问题较为严重，档案服务水平差距较大，而且各地、各部门服务水平差距较大，无法实行统一的规范标准，要想改善流动人员的人事档案工作效率，就要改善人口档案管理的效率，做好分类管理工作。

2.5做好人事档案的保密工作

一直以来，我国的档案工作的都被定义为服务型的工作，但其实该项工作涉及面较广，牵涉到很多机要部门，因此其保密工作同样重要，与一般的服务工作不同，该项工作的保密性较强，一般我国档案工作是被归类为机要部门，是自然形成的，很多材料都是单一性的，不可复制的，一旦丢失那么将无法修补，因此，做好人事档案的安全工作十分重要。所以，要想增强流动人员人事档案管理工作的社会化水平就必须要在结构设置、人事安排、经费保障等环节做好相应的规范，从制度上、组织上对流动档案人事管理提供充分的保障。

2.6实现流动人员档案管理的法制化目标

一直以来，我国人事档案都是由组织人事部门进行统一管理，从工作特性来看，是组织人事部门为社会提供公共服务。流动人员人事档案仍然在政府人力资源与社会保障部门的服务范畴内。因此，要想提高流动人员人事档案的社会化服务水平就要以解决流动人员的切身利益为首要解决的问题，尤其是对流动人员的身份认证、档案工作调整等问题，同时要建议相关单位及时出台对流动人员档案的管理策略，并制定具有可操作性的程序，做好流动人员人事档案的材料收集与管理问题，实现流动人员人事档案管理的法制化目标。

3.结束语

综上所述，作为我国档案管理的重要组成部分，流动人员的档案管理工作不容小视，必须要引起相关部门及有关人员的重视，从多个角度采取措施加强管理，促进管理效率的提高，推进我国流动人口档案的管理效率，促进我国档案管理工作水平的提高。

参考文献：

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[2]仁才.全国流动人员人事档案管理工作取得长足发展[J].中国人才.2006（17）

[3]蔡秀萍.流动人员人事档案管理面对面[J].中国人才.2006（17）