新时期如何做好社会养老保险业务档案管理工作探讨

周仕芹

[摘 要]针对新时期如何做好社会养老保险业务档案管理工作探讨问题，即少了新时期社会养老保险业务档案管理的现状，提出了在新时期社会养老保险业务档案管理的问题，如新时期社会养老保险业务与档案管理制度问题、新时期社会保险与档案管理软硬件设施问题和保险业务与档案管理人员问题，提出了社会养老保险档案管理的对策，如健全制度标准与档案管理规范化、夯实基础建设与推进档案集中管理和提升档案管理人员素质，做好新时期的社会养老保险业务档案管理工作。

[关键词]新时期；社会养老；保险业务；档案管理；工作探讨

改革开放以来，随着社会的发展和进步，近些年来，社会养老保险问题已经受到我国人民的关注，已经越来越受到国家和人民群众的重视。社会养老保险业务档案管理工作，是重要的档案信息，它全面系统记录参保单位和参保人员的档案信息，这些档案信息，是养老保险参与人履行缴费义务的凭证，也是养老保险参与人享受社会保险权益的原始凭证，这些档案中的原始凭证，是社会保险经办管理和服务工作的客观记载，它是社会保险经办机构落实对参保人员的基本信息，这是社会保险经办机构档案中“记录一生、跟踪一生、服务一生、保障一生”的前提，是研究社会保险事业运行和发展规律的珍贵史料。

一、新时期社会养老保险业务档案管理的现状

在新时期要规范社会养老保险业务的档案管理工作，要保证养老保险业务档案的真实、完整和安全，为参保个人及社会有关方面提供优质高效服务，对开展社会保险、完善社会保障体系，提高养老保险保障性的功能，这对于社会养老保险业务的发展，具有重要意义。近年来的实践表明，在档案服务工作趋于信息化、网络化的今天，原有的社会养老保险档案管理工作已经不适应当前的需要，显然，社会保险事业档案管理的发展是客观形势的要求。因此，在新形势下，社会养老保险对档案管理工作有着更高标准，推动社会养老保险业务档案管理工作适应社会保险事业发展，已势在必行。

二、新时期社会养老保险业务档案管理的问题

新时期社会养老保险业务档案管理问题，要利用计算机和网络使档案管理提高到一个高的档次，在具体的实施中，要注意以下几个方面的问题。

1.新时期社会养老保险业务与档案管理制度问题

尽管国家已出台一些档案管理的法律、法规，但由于对养老保险业务档案规范化管理尚处于“初级阶段”，使得养老保险业务档案管理的制度不够完善。档案分类不清，导致重要档案遗失或者归纳错误的发生；格式欠规范，档案材料纸张形式各异，装订不规范，给档案归类与查阅带来许多麻烦；保存或调阅无硬性规定，不仅严重影响社会保险工作正常开展，也增大了舞弊和错误疏漏发生的可能。

2.新时期社会保险与档案管理软硬件设施问题

社会保险业务与档案管理软硬件设施投入不足。一些单位不能配备专门的社会养老保险档案室，且设备配置简陋，缺乏应有的防潮、防蛀、防盗、保密、存储、检索设备，导致档案在管理方面存在安全隐患，更谈不上档案管理的现代化、信息化。据调查，目前大多数的社会养老保险业务档案仍未完全实现电子信息化管理，使得档案的查阅很不方便，再加上目前社会保险业务量的日益庞大，传统的社会保险业务档案管理方式已经无法满足参保单位和参保人员的查阅、核对需求，使参保单位和参保人员，对社会保险业务办理的效率和质量产生质疑，影响社会养老保险机构形象。

3.新时期社会养老保险业务与档案管理人员问题

社会养老保险业务与档案管理人员专业素质有待提高。不少负责养老保险档案管理工作的人员往往是兼职人员，很少有时间参加专业知识的培训，更没有时间学习、补充和更新养老保险档案专业知识和其他相关技能，对档案的重要性、归档要求，档案材料的收集、整理、编目、装订等业务缺乏了解。这种现象的恶性循环，势必会导致档案管理人员不能专注于档案管理工作，服务质量也就难以令人满意。

三、新时期提高社会养老保险档案管理的对策

提高社会养老保险业务档案管理水平的对策，设计做好社会养老保险业务档案管理的基础，因此，社会养老保险业务的档案管理工作，要以人为本，负起责任，因此在新时期要积极对社会养老保险档案管理，利用高科技手段创新，提高社会养老保险档案管理的对策，要从下面几方面做起。

1.健全制度标准与档案管理规范化

健全制度标准，扎实推进档案管理规范化。建立覆盖全部环节的档案管理制度，在判定文件材料的来源形式和查考价值的基础上，制定相应的档案管理办法、档案业务流程、档案分类方案。依据国家颁发的《中华人民共和国档案法》《社会保险业务档案管理规定（试行）》《归档文件整理规则》等有关档案的法律法规，从社保处养老保险工作实际出发，建立健全《档案立卷归档制度》《档案库房管理制度》《档案保密制度》《档案统计制度》《档案鉴定、销毁制度》《档案移交制度》等一整套档案管理制度，做到有章可循、规范管理，从而使社会养老保险业务各门类档案资料实现集中、统一管理，做到从立卷归档到保管统计，从档案利用到鉴定销毁，从档案移交到奖惩处罚等每个环节都有据可依，为规范有序、科学高效地开展养老保险档案管理工作奠定良好的基础。

2.夯实基础建设与推进档案集中管理

夯实基础建设，全面推进档案集中安全管理。积极争取单位领导对社保档案工作的重视与支持，加大资金及人力投入，切实解决养老保险档案管理工作中存在的人员匮乏、资金短缺、设备不足等实际问题。加大经费投入，提供物质保障，实行档案室、阅档室、办公室三分开，购置金属密集架、防磁柜、计算机、扫描仪，配备吸尘器、灭火器和温湿度计等应有设备，确保达到“八防”标准。实行档案集中管理原则，确保保管利用过程中档案实体和数据的安全。积极发挥计算机管理的优势，推进档案信息化建设，购置档案管理软件，按要求建立详细的检索查询系统，努力提升档案服务效率。

3.加强队伍建设与提升档案管理人员素质

加强队伍建设，不断提升档案管理人员素质。只有具备高素质档案人员，才能更好地适应新形势下档案管理工作。在明确档案工作分管领导的基础上，将档案工作与业务经办工作同时部署，纳入每年的年初计划，纳入工作考核范围，制定岗位责任和工作标准，要求专职档案员和兼职档案员必须具备较高的政治素质、高尚的职业道德、大胆的创新精神、严谨的工作作风和过硬的业务技能。加强对养老保险档案管理人员的岗位培训和继续教育，拓展档案人员的思维、知识面，不断提高养老保险档案业务水平。此外，还要认真做好养老保险档案工作人员计算机应用的理论和技能培训，提高社保处养老保险档案管理现代化水平，加快推进档案信息化建设，充分利用档案资源信息为领导决策提供依据，为参保单位和参保个人提供优质便捷的服务。

四、结语

新时期如何做好社会养老保险业务档案管理工作，是市场发展，对养老工作开展的需要，也是社会养老保险事业的中心工作，因此，在社会养老服务工作中要以人为本，开拓思想，力争做好社会养老保险业务档案管理，为养老保险业务的发展，为小康社会的建设，贡献自己的力量。

参考文献：

[1]沈加琴.浅谈新形势下如何做好社会养老保险业务档案管理工作[J].档案与建设2013-08-15

[2]孙艳梅.浅析如何做好社会保险业务档案管理工作[J].办公室业务2013-06-05

[3]肖杰.浅析如何做好社会保险业务档案管理工作[J].经济师2008-11-05