浅析电子档案管理的原则及管理中应该注意的问题

张伟

[摘 要]近年来，随着办公自动化的普及，电子档案的数量不断增加，这就对电子档案的管理工作提出了更高的要求。目前我国电子档案管理的基本原则充分的结合了我国档案工作的基本原则和纸质档案管理的业务原则，而且随着电子档案发展的速度不断加快，应该将电子档案纳入到我国现行的档案管理体系中，从而实现电子档案的集中管理。文中分析了电子档案管理的原则，并进一步对电子档案管理中应该注意的问题进行了具体的阐述。

[关键词]电子档案；管理原则；集中管理；双套归档；一体化

随着计算机技术的快速发展，越来越多的电子文件得以在社会活动中形成，电子文件存储具有特殊性，而且便于进行使用，将电子文件进行归档后即形成了电子档案。电子档案中信息是以数字代码形式进行存储的，利用时需要借助计算机对其进行转换，由于电子档案在日常工作中还被称为“机读档案”或是“数字式档案”，其在管理活动中需要严格遵循相关的管理原则。

一、电子档案管理原则

（一）完整性原则

电子文件在形成过程中，不仅各部门可以完成，而且个人也可以独立形成电子文件，这就导致电子文件处于分散式的分布状态。而且电子文件中的信息不是固定在特定的物理位置上，具有非实体化的特征，这就导致其无法像纸质文件那样直观的体现出来，所以为了确保电子档案的完整性，则需要在电子档案管理的各个环节采取相应的措施确保信息的完整性，而且在归档时需要确保信息、程序、软件及纸质文件的完整性。

（二）可读性原则

电子文件生成过程中由于其所使用的计算机硬件和软件的不同，则其存储的格式也会有所不同，再加之目前计算机技术的快速发展，硬件和软件不断的更新换代，在这种情况下，一些新的设备和旧设备之间存在着不兼容性，这样存储的电子文件脱离了所支持的硬件和软件系统后，则不具有可读性。所以在电子档案管理工作中需要在进行档案收集时，将其记录的支持软件归入到收集工作中来，使所收集的档案符合信息格式的要求，对其可读性进行技术分析，确保日后能够更好的进行利用，使其具有长期的可读性。

（三）可靠性原则

电子档案的存在离不开可靠性。由于电子文件可以不留痕迹的对其进行修改，无论是文件的签署和对网络信息进行控制都需要具有专门的技术，这样就导致电子档案的可靠性受到人们的质疑。所以需要采取各种切实可行的技术措施、制定科学合理的制度规范，从而实现对电子文件可靠性的保障。同时在对电子档案管理工作中，还要把好收集关，确保进馆的档案具有真实可靠性，同时还要对各个环节的操作规程进行严格遵守，做好备份，避免信息丢失，确保信息的真实性和可靠性。

二、电子档案管理中应该注意的问题

（一）集中统一管理

近年来，随着办公自动化（F0A）和计算机辅助设计（CAD）、计算机辅助制造（CAM）技术的普及，使用计算机制作文件的机关越来越多，大部分机关将电子文件转换成纸质文件，经正式签署后归档保存，原电子文件保存在各形成部门；也就是说，大部分电子文件没有归档，处于分散保存状态。从档案工作的发展看，各机关档案室应当积极创造条件将具有保存价值的电子文件归档，实行对电子档案的集中统一管理。档案馆也需要对接收电子档案的问题开展调查研究、前期论证和创造软硬件技术环境。电子档案的统一管理有利于对这部分数字化信息的检索、利用和共享，有利于各机关、各地区对于电子档案管理进行全面的统筹规划，有利于加速档案工作的现代化进程。

（二）纸质文件和电子文件双套归档

目前大部分机关将电子文件转换成纸质文件归档保存，是因为在电子文件的证据性、管理制度、管理技术与方法、管理设备、通讯设备等方面仍存在这样那样的问题。在这些问题没有得到有效地解决之前，这种纸质文件和电子文件“同时服役”的状况有存在的合理性和必要性：一方面，在没有充分的技术保障和科学的管理制度的条件下，档案人员不能轻易用电子文件取代纸质文件归档保存。另一方面，电子文件的归档也有其积极的意义。这样就形成了双套归档的局面。这是文件介质转换时期不可避免的一种现象，不应看作不必要的重复。可以预见，纸质文件和电子文件双套归档的局面将持续相当一个时期。随着技术的成熟和各方面条件的具备，会有越来越多的电子文件独立地转化为档案，但多种介质档案并存的状况将长期存在。双套归档带来的直接影响是需要分别建立两个管理系统，二者既有联系，又各有特点，这给各级档案管理部门提出了许多新的课题。电子档案的管理原则上应纳入现行的档案管理体系，能够并轨的就实行并轨。

（三）实行文件、档案一体化管理

目前计算机信息系统中，文件与档案之间的界限是无法分清的，大量电子文件的产生也加快了档案一体化管理的进程，而且在电子文件的形成过程中，及电子文件的运转阶段，电子文件管理都需要以文件和档案一体化的模式出现，这已是其必然的选择。文件、档案一体化管理并不是两项管理工作的简单累加，而是需要在合程管理和前端控制原则指导下重构整个管理流程。

三、结束语

近年来，在信息技术快速发展下，电子档案的数量不断的增加，这给电子档案的管理工作带来了严竣的挑战。所以为了更好的满足信息时代发展的需求，需要对电子档案管理目标进行进一步深入，优化电子档案应用方案，采取切实可行的措施做好电子档案管理工作，有效的提升电子档案管理工作的综合运行效益，实现对档案管理的有效控制。当然强化电子档案的管理工作并不是一朝一夕就能完成的，这是一个循序渐进的过程，需要各个模式之间的协调发展，只有这样，才能确保电子档案管理水平的提升，积极推动档案行业的健康、有序发展。

参考文献：

[1]李伟.档案工作的管理体制[J].科技档案.2006.（03）.

[2]李章书.档案信息电子化的理性思考.兰台世界[J].2006年第7期.

[3]王莉.谈档案管理的几点思考[J].云南档案.2010.（03）.