浅析声像档案的保存与利用

宋艳萍

[摘 要]近年来在科学技术的快速发展带动下，档案的载体形式发生了较大的变化。档案的分类一直以来都较为复杂，其分类具有多角度和多层次性，并没有统一的意见。目前经常用到的声像图像档案就是按照记录信息的方式来进行划分的，其通过多种介质来实现对声音和图像的保存，并能够使其再现。文中对声像档案的保存和利用的具体措施进行了具体的阐述，以实现声像档案更好的为使用者提供更优质的服务。

[关键词]声像档案；接收；校验；保存；存储介质；读取方式

声像档案是以照片、影片、录音带、光盘及硬盘等不同载体来对声音和图像进行保存，并能够再现，同时也可以辅以文字的具有保存价值的历史记录。其种类较为丰富，在保存和利用过程中需要采取必要的措施确保其功能性，实现其实现更好的查询和检索能力。

一、确保录制质量和格式的规范性

对于声像档案的质量的保证，则需要从源头上进行干扰，这才能起到根本性的效果。所以作为档案部门，则需要有取主动干扰的措施，通过对音视频文件摄录标准、摄录器材和存储介质的选择、摄录人员的指导和培训等源头上来对音视频文件的录制质量和录制格式的规范化和标准化进行有效的控制，为声像档案的归档案保存和利用奠定良好的基础。

二、强化对归档声像文件的接收、校验和保存

（一）坚持归档声像文件入库格式的规范化、入库内容的选择性

（1）对拟归档声像文件的内容进行严格挑选

作为声像档案其一定要具有长期、持久保存的意义，所以对需要拟归档的声像文件的内容要进行评估，对其是否具有持久价值和档案价值进行鉴定，并在此基础上实现对拟归档文件进行挑选。

（2）把好对拟归档声像文件格式的校验关

对于需要长期和永久保存的声像档案，理论上需要按照未压缩或是无损压缩的格式来进行保存，但在实际声像档案形成过程中，存储格式和存储载体在满足国家相关参数要求下，则需要在保证视听质量的同时，确保做到存储空间的最小化。

（3）把好对拟归档声像文件所确定的密级、保存要求与保管期限的鉴定关

对拟归档的声像则需要根据同类内容的纸质档案管理规定对其密级和保存期限进行确定，但不管是需要长期还是永久保存的声像档案，其存储的介质即使在符合条件的要求下进行存储，但由于其自身物理和化学性质稳定性较差，所以想要长期安全存放具有一定的难度，对声像档案所记载的信息进行到更新或是迁移具有必要性。

（二）根据存储介质和读取方式的特殊性，对声像档案采取相应的安全措施

（1）做好提前备份工作

对于声像档案为了确保其安全性，则需要提前做好备份。利用耐久材质的备份介质，使用标准的软件和文件格式对数据进行存储，减少存储和利用过程中导致声像档案出现损坏的情况发生。对于备份的声像档案要减少数据迁移的频率，从而避免由于数据丢失而导致的损失发生。对于备份档案的保存以远距离异地存储为宜，这样不仅可以有效的避免由于污迹、霉变和介质层间开裂等原因所导致的声像档案无法读取的情况发生，同时在一些自然灾害和人为损坏发生时，避免声像档案的安全受到威胁。

（2）对归档的声像档案要定期检查

单位和保管部门每年均应对声像文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。由于声像档案一般都是脱机保存在唱片、磁带、光盘等存储介质上，设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性。如不兼容，必须保存原播放设备及播放软件，同时注意做好声像档案的载体转换工作。

（3）对存储介质要适时更新

通过将声像档案的内容信息从原存储载体转换到新的或稳定性更高的同类载体上，是避免因存储载体的老化或损坏造成档案内容信息损失的基本方法。尽可能保存母带、提高存储载体质量、加大更新的时间跨度、将模拟信号转换为数字信号等方式，都是提高更新质量、降低更新损失的有效方法。

（4）对存储信息要适时迁移

近年来，开盘录音、盒式录音等模拟录音方式逐渐被数字录音方式取代，磁带录音机的市场份额急剧下降，无论是生产厂家还是维修单位都迅速减少，适时采取数字录音方式按照最新的技术标准转录备份，并实现规模化集中储存和备份，可以为将来的进一步转换升级创造更加便利的条件。

三、确保读取方式的最优选择与最佳效果

（一）提高读取方式的安全性

提高录音录像档案读取方式的安全性，就是要提高录音录像档案存储信息的安全性、阅读工具的安全性和存储介质的安全性。确保录音录像档案存储信息的安全，主要是防止录音录像档案存储内容被改动，归档后的声像文件应当被设置成禁止写操作的状态。确保录音录像档案阅读工具的安全，主要是指防止遭受计算机病毒的侵害。确保录音录像档案存储介质的安全，主要是指防止存储介质在借阅过程中被损坏，供查阅使用的电子文件在利用时应使用拷贝件。

（二）提高内容检索的便捷性

尽管目前并不要求建立与音频、视频声像档案所录制的语言信息相对应的文字文本，然而随着录音录像档案中语言类音频、视频文件总数的不断增加，从海量的库存中快速检索特定语言信息的难度越来越大。如果建立声像档案信息检索系统，将与特定录音录像档案相对应的，对于克服录音录像档案不能像电子文本那样进行海量搜索的缺点，提高对关键信息的查找能力是非常有价值的。

四、结束语

近年来，随着科学技术的快速发展，语音识别和人像识别技术开始在声像档案信息检索中开始应用，这不仅有利于提高声像档案信息查询的准确性和便捷性，而且也是对声像档案内容快速检索能力得以实现的重要突破，必将推动声像档案得到健康的发展。

参考文献：

[1]胡水旺.浅析高校档案管理质量保障体系建设[J].太原城市职业技术学院学报.2013（8）.

[2]郭利丹.新时期档案管理工作有效开展的路径探讨[J].中华居.2012（7）.